Tartu linna siseauditi juhi aastaaruanne
Ülevaade sisekontrollisüsteemist
Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (KOKS) § 481 lg 1 sätestab, et volikogu tagab sisekontrollisüsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise kohalikus omavalitsuses. Selleks näeb seadus muuhulgas ette võimaluse moodustada siseaudiitori kutsetegevuse alaste ülesannete täitmiseks vastav ametikoht või luua vastav struktuuriüksus.
Hinnangu andmist linna ametiasutuste, linna ametiasutuste hallatavate asutuste sisekontrolli, aruandluse ja tegevuse ning ressursside kasutamise seaduslikkuse, säästlikkuse ja tõhususe osas korraldas kuni 31.10.2022. a sisekontrolli osakond ja alates 01.11.2022. a korraldab siseauditi osakond.
Tartu linna siseauditi põhimääruse § 2 kohaselt juhindub siseauditi osakond oma tegevuses kehtivatest seadustest ja Tartu linna õigusaktidest ning Rahvusvahelise Siseaudiitorite Ühingu poolt välja töötatud siseauditeerimise definitsioonist, eetikakoodeksist, standarditest ja tegevusjuhistest.
Siseauditi osakonna ametnike arv aruandeaasta lõpu seisuga oli viis.
Sisekontrollisüsteem hõlmab kehtivaid protseduure jt meetmeid, mis annavad mõistliku kindlustunde, et:
- üksuste tegevus on seaduspärane;
- üksuste varad on kaitstud raiskamise, ebasihipärase kasutamise, pettuste ja ebakompetentsest juhtimisest jms tingitud kahju eest;
- üksuste tegevus on säästlik, tõhus ja mõjus ning on tagatud teenuste kõrge kvaliteet;
- üksuste tegevust kajastav juhtimis- ja finantsinformatsioon on usaldusväärne, tõene ja õigeaegne.
Tõhusat sisekontrollisüsteemi iseloomustavad asutusesiseste protseduurireeglite olemasolu ja nende täitmine ning täitmise jälgimine, organisatsioonikultuuri arendamine, töötajate professionaalsus, kohustuste lahusus asutuse funktsioonide täitmisel, tehingute dokumenteerimine ja autoriseerimine ning järelevalve toimimine.
Sisekontrollisüsteemi tõhususe tagavad:
- struktuuriüksuste põhilised tegevused on reglementeeritud, toimub pidev regulatsioonide ajakohasuse jälgimine, vajadusel muutmine ning täiendamine;
- olemasoleva ühtse raamatupidamise- ja dokumendihalduse tarkvarasüsteemi toimimine ja arendamine;
- juurdepääs infosüsteemidele on selleks volitatud ametnikel. Määratud on teenistujad, kellel on ligipääs andmefailidele ja serveritele;
- teostatud on raamatupidamise sisekorra eeskirjade kohased inventuurid, kinnitatud on korrad, mis reguleerivad vara võõrandamist, kasutusse andmist, üleandmist, kõlbmatuks tunnistamist, mahakandmist ja hävitamist;
- raamatupidamisandmete täpsus ja täielikkus - finantstulemuste pidev võrdlemine eelarvestatud summadega, pidev rahavoogude analüüs, esitatakse igakuiseid eelarve täitmise aruanded juhtkonnale ja volikogule. Andmed avaldatakse lisaks linna kodulehel. Eelarve täimisest esitatakse perioodiliselt ülevaade volikogu revisjonikomisjonile. Toimub funktsionaalselt sõltumatu raamatupidamise algdokumentide kinnitamine ja kontrollimine;
- toimub tegevuse kontrollimine asutusesiseselt ja asutuseväliselt;
- arvemenetluses oli kasutusel e-arve menetluskeskkond. Toimub raamatupidamistarkvara kannete monitooring.
Tegevusaruanne
Osakonna 2022. a tööplaan kinnitati 18.03.2022. a. Tööplaaniga kinnitatud tööde osas on koostatud ülevaated, mille lühikokkuvõtte esitame juhi tegevusaruande koosseisus. Tööd on täies mahus lisatud käesolevale aruandele.
Eestkostetavate varaga tehtavad toimingud
Töö teostati eesmärgiga saada ülevaade eestkostetavate kinnisvaraga tehtavate toimingute korraldusest sotsiaal- ja tervishoiuosakonnas. Ülevaate koostamisel hinnati, kuidas täidab linn täisealiste eestkostjana oma rolli ja kas eestkostetavate huvidega on kinnisvaraga tehtavate toimingute puhul parimal moel arvestatud.
Tartu Linnavalitsus oli aastavahetuse seisuga eestkostjaks 210 täisealisele piiratud teovõimega isikule. Ülevaate ettepanekud tuginevad kinnistusraamatust tehtud väljavõtetele, dokumendihaldussüsteemist GoPro eestkostetavaga seotud materjalidele, sotsiaal- ja tervishoiuosakonna poolt sisekontrolli osakonnale (ülevaate kinnitamise ajal siseauditi osakond) esitatud informatsioonile ja hoolekandeteenistuses eestkoste spetsialistidega toimunud intervjuudele.
Ülevaate tulemusena tegi siseauditi osakond ettepaneku korrastada eestkostetavate kinnisvara müügiga tehtavate tehingute korraldust ja võtta kasutusele parimad ja eestkostetavate huvidele paremini vastavad praktikad. Jälgida kohtutele esitatavate aruannete puhul aruannete esitamise tähtaegu.
Ülevaate koostamise järgselt vaadati üle osakonnasisene töökorraldus ja muudeti seda, arvestades tehtud ettepanekuid.
Linnavalitsuse hallatavate asutuste veebilehtede haldus
Töö eesmärgiks oli saada terviklik ülevaade linnavalitsuse hallatavate asutuste kodulehtede turvalisusest ja haldusest ning sisu vastavusest avaliku teabe seaduse nõuetele. Kodulehed võivad olla üheks turvariski allikaks. Hooldamata koduleht kogub järjest turvaauke kuni võib lasta läbi ründe.
Ülevaate koostamise käigus oli vaatluse all 61 linnavalitsuse hallatava asutuse kodulehte.
Siseauditi osakond tegi töö tulemusel peamise ettepaneku tõsta kodulehtede turvalisust ja tagada regulaarsete uuenduste tegemine. Selleks tuleks kavandada eelarves vajalikud vahendid.
Kontrollitud ulatuses on vaja rohkem tähelepanu pöörata avaliku teabe seaduse nõuete täimisele ning avaldatud dokumentide ja info kaasaegsena hoidmisele.
Linnavalitsuse hallatavate asutuste töötervishoiu korraldus
Ülevaate eesmärgiks oli hinnata, kas Tartu Linnavalitsuse hallatavate asutuste töötervishoiuteenus on korraldatud kooskõlas töötervishoiu ja tööohutuse seadusega. Ülevaate saamiseks viidi läbi asjakohane küsitlus kõigile hallatavate asutuste juhtidele, analüüsiti asutuste töötervishoiu kulusid ning kaardistati tervishoiuteenuse osutajaga sõlmitud lepingud.
Vaatluse all oli 66 linna hallatavat asutust.
Positiivsena võib välja tuua, et esmaabi andmise üle on üldjuhul asutustes hoolt kantud, soetatud esmaabivahendid ning korraldatud esmaabiandjatele koolitusi või täiendkoolitusi. Töötajaid juhendatakse enne tööle asumist. Enim tehakse seda tehtava töö ja kasutatava töövahendi ohutusnõuete osas ning elektri- ja tuleohutusnõuete osas. Nõuetekohaselt töökeskkonna riskianalüüsid esitasid 66 asutusest 65.
Ülevaate peamiste tulemustena saab välja tuua, et mitte alati ei ole määratud töökeskkonna spetsialiste, töötajaid ei saadeta lähtuvalt töökeskonna riskisanalüüsist töötervishoiuarsti juurde. Puudusid ühtsed juhised tervisekontrolli andmete kogumiseks ja säilitamiseks. Kahe viimase aasta jooksul ei olnud viis asutust teinud kulutusi töötaja tervisekontrollile.
Hallatavate asutuste tegevust korraldatavate osakondade juhtidele tehti ettepanek korraldada teabepäev, et tutvustada seaduse nõudeid ja korrastada asutuste töötervishoiu dokumentatsioon.
Raamatupidamise masstoimingud
Ülevaate koostamisel võeti vaatluse alla raamatupidamises tehtavad toimingud. Ülevaade oli sisendiks raamatupidamise korraldamise parima lahenduse leidmiseks nii töötajate arvu kui ka tööprotsesside osas. Töö käigus koostati raamatupidamislike toimingute kirjeldused, millega kaardistati teenistuse tööd puudutavad aspektid.
Kokkuvõtte tegemisega paralleelselt käis raamatupidamise üleminek Microsoft Dynamics AX (Axapta) tarkvaralt Dynamics 365-le. Uue tarkvaraga tekib juurde ka rida uusi tehnilisi võimalusi, mis muudab ka raamatupidamise tööprotsesse ning tööjõu vajadust.
Töö tulemusena nähti võimalusi parendada personaliarvestuse protsesse läbi automatiseerimise.
Ülevaate koostamise järgselt on kasutusele võetud Dynamics 365 ning käivitatud töötaja iseteenindusportaal. Täielik üleminek on kavandatud 2023. aastal.
Ülevaade pikaajalistest hankelepingutest tuleneva järelevalve korraldusest
Töö eesmärk oli saada ülevaade pikaajalistest teenuste tellimise hankelepingutest tuleneva järelevalve korraldusest. Töö tulemina koostati ülevaade pikaajaliste hankelepingute täitmise kontrolli ehk järelevalve tegevustest: meetoditest, sagedusest, ülesannete jaotusest ning kasutatavatest (digi)abivahenditest.
Ülevaate lõplik variant on tegevusaruande esitamise ajal koostamisel.
Siseauditi osakonna poolt aruandeaastal täidetud ülesanded, sealhulgas nõuandvad ja muud tegevused
2022. aastal on siseauditi osakond võrreldes varasemaga teinud oluliselt rohkem erinevaid kiireloomulisi uurivaid ja nõuandvaid tegevusi lisaks tavapärastele tööplaanivälistele korduvatele ülesannetele.
Kuna selliseid kiireloomulisi ja juhtkonnale vajalikke tegevusi ei ole objektiivselt võimalik aegsasti ette planeerida, ei ole nende kohta koostatud ka tavapärast tööplaani ja sellega seoses on siseauditi osakonna igapäevases töös viimasel perioodil pigem püütud rakendada agiilse siseauditi põhimõtteid.
Olulisematest korduvatest tööplaanivälistest tegevustest saab välja tuua:
1) Teavitaja kaitse süsteemi kujundamine ja vihjete menetlemine – vihjeliini kaudu saabunud vihjete menetlemise korraldamine. Vihjeliini väliselt saabunud informatsiooni kontrollimine;
2) Isikut tõendavate dokumentide andmekogust tehtavate päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse kontroll - Politsei- ja Piirivalveamet ja Tartu Linnavalitsus sõlmisid 22.12.2009 andmevahetuslepingu, millega Tartu Linnavalitsusele võimaldati isikuandmete päringute tegemist isikut tõendavate dokumentide andmekogust. Lepinguga pandi andmesaajale kohustus teostada regulaarset järelevalvet vähemalt kord poole aasta jooksul teenuse kasutajate tegevuse üle teenuse kasutamisel ja andmete töötlemisel, eelkõige päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse üle;
3) Tegevuste jooksev seire – linna infosüsteemide (GoPro, Axapta, Lotus Notes jms) abil struktuuriüksuste tegevuste jooksev seire;
4) Juhiste väljatöötamine – osalemine erinevates juhiseid välja töötavates töögruppides (asutuse juhi ABC koostamine, töötaja käsiraamatusse ettepanekute tegemine);
5) Teenistujate nõustamine – osakond koondas paremaid praktikaid ja nõustas töötajaid;
6) Huvide deklareerimine – huvide deklaratsioonide esitamise kohustusega volikogu ja linnavalitsuse liikmete üle arvestuse pidamine. Deklaratsioonide esitamise kohustuse täitmise kontrollimine;
7) Järelkontrollid – tehtud ettepanekute ja tähelepanekute arvestamine üksuste töös;
8) 2023. a tegevusplaani koostamine – tegevusplaani koostamiseks vajaliku eelneva riskihindamise läbiviimine;
9) Koostöö revisjonikomisjoniga – lähtuvalt komisjoni tööplaanist komisjoni istungitele esitatavate materjalidega tutvumine ja vajadusel hinnangute andmine. Komisjoni istungitel osalemine ja vajadusel täiendavate selgituste andmine;
10) Koostöö välisaudiitoriga – välisaudiitorile soovitud informatsiooni andmine osakonna ja linnavalitsuse tegevusest. Välisaudiitori aruande ja tähelepanekutega tutvumine. Vajadusel täiendavate tegevuste korraldamises osalemine;
11) Muud siseauditi osakonna nõuandvad tööd - laekunud informatsiooni kontrollimine ja andmete koondamine (sh vihjeliiniväliselt). Näiteks erinevad tegevused, mis olid seotud asutuste juhtimiskorralduse ja osakondade töökorraldusega (nt linnavarade osakond, ruumiloome osakond, linnaasutused – Hooldekodu, Tartu Maarja kool, jne);
Välisprojektidest saadud töötasude ülevaade ja välisprojektide kulude ülevaade;
Sisend Tartu LV süsiniku jalajälje (kliimaeesmärgi) hindamisse (sõidukite kilometraaž);
Isiklike ja ametisõidukite kasutuse ja sõidupäevikute deklareerimise ülevaade;
Dokumendiregistri leidudest lähtuv operatiivne reageerimine;
Ettepanekud tasuta parkimislubade väljastamise põhimõtete osas;
Prügiveo lepingu jm dokumentatsiooni analüüs ja info edastamine.
Korruptsiooni ennetamine ja rikkumistest teavitamine, seotud osapooled
Linnavalitsuse teenistujad läbisid korruptsiooniennetuse koolituse mooduli. 2022. a jooksul võeti täielikult kasutusse uus korruptsiooniennetuse moodul. Uutel töötajatel on kohustus tööleasumise järgselt läbida moodul.
Siseauditi osakond peab arvestust seotud osapoolte üle ja jälgib seotud osapooltega tehtavaid tehinguid. Informatsioon seotud osapoolte ja tehingute kohta edastatakse linna välisaudiitorile ja info kajastatakse majandusaasta aruande juures.
|
