EELNÕU
| TARTU LINNAVOLIKOGU |
| INFORMATSIOON |
|
Tartu
|
27. mai 2014. a. nr LVK-I-0051 |
| Informatsioon linnavolikogu revisjonikomisjonile rahandusosakonna järelevalvest raamatupidamistoimingute üle ja lootusetutest nõuetest |
Tartu linna ühine raamatupidamisteenistus alustas rahandusosakonna koosseisus tööd 01.01.2013. aastal. Teenistuse töö on korraldatud lõigupõhiselt, mis tagab tehingute kontrolli mitme töötaja poolt.
- Raamatupidamisteenistuse struktuur:
- Pearaamatupidaja
- Pearaamatupidaja asetäitja
- Peaspetsialistid
- Vanemraamatupidajad asutuste grupp, projektigrupp, linnakassa
- Raamatupidajad ostugrupp, palgagrupp, müügigrupp.
Tehingute kontroll:
- Ostuarved
Kõik ostuarved liiguvad alates 2012. aasta oktoobrikuust raamatupidamisse dokumendihaldusprogrammist GoPro. GoPros registreeritakse, märgistatakse eelarve tunnustega ja kinnitatakse algdokumendid osakonna/allasutuse (edaspidi asutuse) poolt. Kinnitatud arved jõuavad elektroonselt finantsarvestusprogrammi Microsoft Dynamic AX2009 (edaspidi AX), kus ostugrupi raamatupidaja need kontrollib ja sisestab. Ebakõlade korral saadetakse arve raamatupidaja märkustega allasutusele tagasi GoPro kaudu, kus tagasilükatud arve peab saama parandatud ning läbima uuesti kooskõlastusringi. Selline arvete menetlemine kindlustab arve ja sellele märgitud tunnuste ning selgituste säilimise ja juurdepääsu kõigile asjaomastele töötajatele (arve omanik, raamatupidamine, sisekontroll, väliskontroll, jne).
Ostugrupi raamatupidaja vormistab vastavalt maksetähtajale maksekorralduse faili ning edastab selle võrgukettal linnakassale, kes teostab ülekanded pangas.
- Töötasu
Alates 2013. aasta veebruarist liiguvad kõik asutuste töötasu arvestuse alusdokumendid (tööajatabelid, avaldused) raamatupidamisele GoPro kaudu, selleks loodud asja liik Raamatupidamise alusdokumendid TÖÖTASU. Asutuse juhi poolt kooskõlastatud tööajatabeli alusel teeb raamatupidaja töötasu arvestused ning paneb palgalehe taas GoPro´sse, kus see kinnitatakse asutuste grupi vanemraamatupidaja poolt. Palgaarvestuse alusdokumendid koos palgalehega säilitatakse GoPro’s , kus need on kättesaadavad kõigile asjaomastele töötajatele. Raamatupidaja vormistab väljamaksmisele kuuluvate summade kohta maksefaili ning edastab selle võrgukettal linnakassale ülekandmiseks.
- Projektiarvestust peetakse projektigrupi vanemraamatupidajate poolt projektide lõikes. Projektide ostu-, töötasu- ja müügikanded teostab projektigrupi vanemraamatupidaja. Algdokumendid esitatakse eelkirjeldatud korra kohaselt.
- Linnakassa
Kõik pangatehingud toimuvad linnavalitsuses vaid linnakassa vahendusel. Nii on kontroll kõigi linna pangakontode üle.
Maksmisele kuuluvad maksekorraldused edastatakse ja kinnitatakse linnakassa vanemraamatupidajate poolt pankades. Teise kinnituse maksekorraldustele lisab rahandusosakonna eelarveteenistus. Pangaväljavõtete failid imporditakse AX’sse järgneval pangapäeval ning maksekorraldused saavad programmis kinnitatud staatuse. Asutuste grupi vanemraamatupidaja kontrollib töölehed kannetega üle ning sisestab kanded. Sellise tööprotsessi tulemusel on kõik linna poolt tasutavad summad kontrollitud raamatupidaja, linnakassa ja vanemraamatupidaja ning rahandusosakonna eelarve töötaja poolt.
- Müügiarved
Alates 2014. aastast liiguvad kõik linnavalitsuse hallatavate asutuste müügidokumendid raamatupidamisele GoPro kaudu, kus on loodud asja liik Raamatupidamise alusdokumendid MÜÜK. Sellega kindlustatakse müügiarvete alusdokumentide säilimine, muudatuste jälgimine ja juurdepääs kõigile asjaomastele töötajatele. ( LV osakondade müügialusdokumentide GoPro kaudu liikumisele üleminek toimub 2014. aasta jooksul.) Asutuse juhi poolt kooskõlastatud dokumendi alusel väljastab raamatupidaja müügiarved. Laekumised impordib AX-sse linnakassa poolt koostatud pangafailist raamatupidaja.
Kliendisaldod esitab raamatupidaja asutusele igakuiselt aruandena. Lisaks sellele on kõigil asutustel võimalik jälgida klientide saldosid veebipõhises aruandluskeskkonnas, kuhu imporditakse andmed AX’st igal ööl. Aruandluskeskkonnas on andmed seega mõnepäevase nihkega. Võla sissenõudmisega tegeleb asutus.
- Aruandlus
AX’st saadav asutuste põhine aruandlus kontrollitakse asutuste grupi vanemraamatupidajate poolt ning vajadusel korrigeeritakse kandeid. Vanemraamatupidajate ülesandeks on ka asutustepõhine eelarvetäitmise aruande kontroll statistikaaruandlus ning asutustevahelised kanded.
Linna koondaruandluse koostavad peaspetsialistid. Linn esitab tekkepõhist aruandlust igakuiselt Rahandusministeeriumile saldoandmikuna. Saldoandmikus kuuluvad igakuiselt omavahelisele võrdlusele kõik riigi avaliku sektori saldod. Võrdluse, vahede korrigeerimise ja vajalike paranduste tegemisega tegelevad teenistuse peaspetsialistid.
Nõuete menetlemine:
Raamatupidamisarvestusest saadud andmete põhjal otsustab nõuet omava asutuse juht nõude allahindamise. Nõuded hinnatakse bilansis alla, kui nõude laekumine on ebatõenäoline.
Alla 2000 eurone võlanõue tunnistatakse lootusetuks nõuet omava asutuse juhi käskkirjaga. Alates 2000 eurosest nõudest kureeriva struktuuriüksuse juhi käskkirjaga. Käskkiri koos juurde kuuluva nõuete nimekirjalise lisaga on raamatupidamisele aluseks lootusetute nõuete bilansist välja kirjendamiseks. Piirmäär kehtib asutuse bilansis ühe kliendi vastu olevatele nõuetele kokku. Käskkirja lisaks jääb mahakantavate nõuete nimekiri koos põhjalike selgitustega iga nõude mahakandmise vajaduse kohta.
Nõude võib lootusetuks tunnistada kui: sissenõudmise kulud ületavad nõude summa; võlgnik on pankrotis või likvideeritud; nõue on aegunud.
2013. aastal kanti linnavalitsuse haldusalas ebatõenäoliseks nõudeid 21 468 euro väärtuses.
Varem ebatõenäoliseks kantud nõuetest laekus 1 685 eurot.
Lootusetuks kanti 108 kliendi nõuded summas 18 293 eurot.
Ebatõenäolisi nõudeid seisuga 31.12.2013 oli linnal 21 323 eurot.
Nõuete jaotus asutuste ja sisu järgi:
Raamatupidamisteenistuse lõigupõhine struktuur kindlustab kompetentsuse kõigil tasemetel ning tehingud vaadatakse kindlasti üle mitme töötaja poolt. See omakorda aitab tagada linnale raamatupidamise õigsuse ja kontrolli rahaliste vahendite liikumise üle.
Tõhusa sisemise kontrolli tunnistuseks on ka tõik, et meie tegevusega on rahule jäänud nii välisaudiitorid, Rahandusministeerium kui ka Riigikontroll.
