Dokumendiregister sisaldab andmeid linnavalitsuse, linnavolikogu kantselei ja linnavalitsuse hallatavate asutuste kirjavahetuse ja muude dokumentide kohta. Tartu linnas on linnavalitsusel, linnavolikogu kantseleil ja linnavalitsuse hallatavatel asutustel ühine dokumendiregister ja kõigile neile kehtivad ühtsed asjaajamispõhimõtted.

Avalikus dokumendiregistris on võimalik tutvuda juurdepääsupiiranguta dokumentide andmete ja täistekstidega. Juurdepääsupiiranguga dokumentide täistekstidele juurdepääs puudub ning nende kohta on avalikustatud ainult registreerimisandmed, kusjuures füüsilistelt isikutelt saabunud ja neile saadetud dokumentide puhul asendatakse isikute eraelu puutumatuse kaitseks isiku nimi initsiaalidega. Selliste dokumentide kohta võib meile esitada teabenõude, millele vastamise käigus vaatame teabevaldajana piirangu rakendamise või aegumise konkreetse dokumendi kohta üle.

Juurdepääsupiiranguga dokumentide piirangute alused ja tähtajad on leitavad dokumentide loetelust dokumendi sarjatunnuse ehk indeksi järgi.

Kuidas otsida dokumente?

Esmalt tuleb valida Teid huvitav dokumendi liik ning seejärel saab otsida dokumente erinevate andmeväljade järgi sõltuvalt valitud liigist.

Õigusaktide hulgast saab otsida linnavalitsuse määruseid ja korraldusi ning linnavolikogu määruseid ja otsuseid väljaandja, juurdepääsu, pealkirja, numbri, märksõnade ja perioodi järgi.

Lubade, ettekirjutuste ja muude otsuste hulgast saab otsida linnavalitsuse osakondade ja komisjonide ning linna valimiskomisjoni poolt vastu võetud akte (sh ehitusjärelevalve ettekirjutused, eriveoload, raieload, sulgemisloa otsused jne) väljaandja, juurdepääsu, pealkirja, numbri, märksõnade ja perioodi järgi.

Päevakordade hulgast on võimalik otsida linnavalitsuse ja linnavolikogu istungite päevakordi istungi pidaja, juurdepääsu, märksõnade ja perioodi järgi.

Protokollide hulgast saab otsida linnavalitsuse ja linnavolikogu istungite ning komisjonide protokolle pidaja, juurdepääsu, numbri, märksõnade ja perioodi järgi.

Lepingute hulgast on võimalik otsida linnavolikogu, linnavalitsuse ja selle osakondade ning hallatavate asutuste poolt sõlmitud lepinguid lepingu partneri, pealkirja, numbri, märksõnade, perioodi ja juurdepääsu järgi.

Sissetulevate ja väljaminevate kirjade hulgast on võimalik otsida linnavolikogu, linnavalitsuse ja selle osakondade ning hallatavate asutuste kirjavahetuse dokumente kirja saaja/saatja, pealkirja, numbri/saatja dokumendinumbri, märksõnade, perioodi ja juurdepääsu järgi.


Ehitamisega seotud dokumentide hulgast saab otsida dokumente, mille liigiks on alla 20m2 ehitise taotlus, ehitusloa taotlus, ehitusprojekti muudatustaotlus, ehitusteatis, eskiisprojekti kooskõlastamine, hoonete projekteerimistingimused, kasutusluba, linnaehituslikud nõuded, rajatise kasutusluba, rajatiste projekteerimistingimused ja tee ehitusloa taotlus. Võimalik on vaadata, mis seisundis konkreetne taotlus on.
Iga andmevälja juures on küsimärgiga ikoon, mille peale hiirekursorit viies kuvatakse abistav info.

Otsingu tulemused kuvatakse tabelina. Enne tabelit näidatakse otsingutingimustele vastavate dokumentide koguarv (maksimaalne 1000) ning esimesel lehel kuvatavate dokumentide arv (100). Tulemused on tabelis ajalises järjestuses (uuemad ees). Tulemuste kitsendamiseks on soovitatav otsingutingimusi täpsustada.

Täiendavat infot dokumendi kohta saab, kui klõpsata tabelis selle lingitavatel andmetel. Dokumendi andmete detailvaade avatakse veebilehitseja uuel vahelehel.

Päevakordade detailvaadetel on võimalik tutvuda kõigi päevakorras olevate eelnõudega. Samuti on võimalik eelnõudega tutvuda protokollidelt ja õigusaktidelt.

Kirjavahetuse dokumentide ning lubade, ettekirjutuste ja muude otsuste detailvaadetel on näidatud seotud dokumendid (Asja sisukord), mille avamisel kuvatakse asja sisukord ning võimalik on tutvuda kõigi asja alla registreeritud dokumentidega. Asjaks nimetatakse dokumentide virtuaalseid kaasi, mille alla koondatakse kõik konkreetse teemaga seotud dokumendid.