TARTU LINNA AMETIASUTUSTE JA AMETIASUTUSTE HALLATAVATE ASUTUSTE DOKUMENTIDE LOETELU

TähisSariAllsariSäilitustähtaegJuurdepääsupiirangu alusHindamisotsus
Tähis 1Funktsioon: LINNAVOLIKOGU TEGEVUS
1-1Linnavolikogu istungite protokollid, stenogrammid ja õigusaktid (määrused, otsused) koos algdokumentidega     Alatine AV 09.02.2012 nr 14
1-2Linnavolikogu eestseisuse koosolekute protokollid           Alatine AV 09.02.2012 nr 14
1-3Linnavolikogu alatiste komisjonide protokollid Alatine AV 09.02.2012 nr 14
1-4Linnavolikogu ajutiste komisjonide protokollid   Alatine AV 09.02.2012 nr 14
1-5Arupärimised ja vastused arupärimistele           5 aastat
Tähis 2Funktsioon: LINNAVALITSUSE TEGEVUS
2-2Linnavalitsuse istungite protokollid ja õigusaktid      
2-2.1 Linnavalitsuse istungite protokollidAlatine AV 09.02.2012 nr 14
2-2.2 Linnavalitsuse määrusedAlatine AV 09.02.2012 nr 14
2-2.3 Linnavalitsuse korraldusedAlatine AV 09.02.2012 nr 14
2-3Linnavalitsuse istungite algdokumendid sh eelnõud          Alatine
2-4Linnavalitsuse ja linnavalitsuse struktuuriüksuste poolt moodustatud komisjonide dokumendid       
2-4.1 Komisjonide protokollid ja otsusedAlatine AV 09.02.2012 nr 14
2-4.3 Komisjonide otsuste eelnõud5 aastat
2-5Linnavalitsuse struktuuriüksuste ja ametnike haldusaktid      
2-5.1Haldusaktid (mitterahalised ja lühiajalise mõjuga ühekordsed otsused)5 aastat**alates akti vastuvõtmisest
2-5.2Haldusaktid (ühekordsed otsused toetuste jm rahaliste väljamaksete tegemiseks)7 aastat**alates akti vastuvõtmisest
2-5.3Haldusaktid (kõik otsused, mille mõjuaeg on pikaajaline)AlatineAV 09.02.2012 nr 14
2-6Linnavalitsuse struktuuriüksuste haldusaktide eelnõud ja alusdokumendid         5 aastat
2-7Õigusaktide, haldusaktide ja linnavalitsuse komisjonide tööga seotud kirjavahetus
2-7.1
Õigusaktide, haldusaktide ja linnavalitsuse komisjonide tööga seotud kirjavahetus füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
2-7.2 Õigusaktide, haldusaktide ja linnavalitsuse komisjonide tööga seotud kirjavahetus juriidiliste isikutega 5 aastat
2-8Linna kui kaasatud haldusorgani arvamused ja kooskõlastused 10 aastatGoPros: KOK
Tähis 3Funktsioon: RAHVASTIKU - JA PEREKONNASEISUTOIMINGUD
3-1
Rahvastiku arvestus
3-1.1
 Elukohateated
10 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12 
RRS § 76 lg 1
3-1.2
Teated ja alusdokumendid rahvastikuregistrisse andmete kandmiseks ja andmete muutmiseks
5 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-1.3
Taotlused isikukoodi saamiseks
1 aasta
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-1.4
Avaldused rahvastikuregistri või elukohatõendi väljavõtte saamiseks
1 aasta
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-2
Perekonnasündmuste avaldused koos alusdokumentidega
säilitustähtaeg on kehtestatud paberdokumentidele
3-2.1
Sünni registreerimise avaldused koos alusdokumentidega
3 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-2.2
Isaduse omaksvõtu avaldused pärast sünni registreerimist
3 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-2.3
Soo andmete muutmise avaldused koos alusdokumentidega
3 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-2.4
Surma registreerimise avaldused koos alusdokumentidega
1 aasta
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-2.5
Abiellumisavaldused koos alusdokumentidega
3 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-2.6
Abielulahutuse registreerimise avaldused koos alusdokumentidega
3 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-2.7
Avaldused uue ees-, perekonna- või isikunime andmiseks koos alusdokumentidega
3 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-2.8
Avaldused andmete parandamiseks ja muutmiseks koos alusdokumentidega
1 aasta
AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-3
Perekonnasündmuste dokumentide väljastamise avaldused
säilitustähtaeg on kehtestatud paberdokumentidele
3-3.1
 Avaldused perekonnaseisudokumendi saamiseks
1 aasta
AvTS § 35 lg 1 p 12
3-3.2
Avaldused abieluvõimetõendi saamiseks
1 aasta
AvTS § 35 lg 1 p 12
3-3.3
Riigilõivu või teenustasu tagastamise taotlused
3 aastat
AvTS § 35 lg 1 p 12
3-7
Kirjavahetus rahvastiku- ja perekonnaseisutoimingute küsimustes
3-7.1
 Kirjavahetus rahvastiku- ja perekonnaseisutoimingute küsimustes füüsiliste isikutega
5 aastat
 AvTS § 35 lg 1 p 12 
3-7.2
 Kirjavahetus rahvastiku- ja perekonnaseisutoimingute küsimustes juriidiliste isikutega
5 aastat
 AvTS § 35 lg 1 p 12 
Tähis 4Funktsioon: LINNAVARA OMANDAMINE, VALITSEMINE, KASUTAMINE JA KÄSUTAMINE
4-1Linnavara omandamise dokumendid            Alatine
4-2Linnavara valitsemisega seotud dokumendid       10 aastat
4-3Linnavara kasutusse andmise dokumendid, sh korterikaardid          10 aastat 
4-4Linnavaraga seotud piiratud asjaõigustega koormamise dokumendid          10 aastat
4-5Linnavara käsutamise dokumendid            10 aastat
4-6Riigihangete dokumendid sh kirjavahetus            10 aastat
4-7Kirjavahetus linnavara omandamise, valitsemise, kasutamise ja käsutamise küsimustes     
4-7.1 Kirjavahetus linnavara omandamise, valitsemise, kasutamise ja käsutamise küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
4-7.2 Kirjavahetus linnavara omandamise, valitsemise, kasutamise ja käsutamise küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
Tähis 6Funktsioon: FINANTSTEGEVUS
6-1Linna eelarve koostamise ja kasutamise dokumendid           
6-1.1 Raha taotlused eelarvest ja reservfondist ning aruandlus; eelarve muutmise õiendid7 aastat
6-1.2 Limiiditaotlused7 aastat
6-2 Linna eelarve täitmise ja raamatupidamise jooksev aruandlus; linnavara nimekiri      7 aastat
6-3Palgaarvestuse dokumendid             H 05.11.2007 nr 633 
6-3.1 Isikukontokaardid             50 aastatTLS § 28 lg 2 p 13 
6-3.2 Palgalehed, tööaja arvestuse tabelid, ajutise töövõimetuse, täiendava lapsepuhkuse ja puhkuste ajakavaga seotud dokumendid      7 aastatTLS § 28 lg 2 p 13 
6-4Raamatupidamise registrid            
6-4.1 Pearaamat, käibeandmikud jm raamatupidamisregistrid7 aastat
6-5Raamatupidamisdokumendid raamatupidamiskirjenditega             H 05.11.2007 nr 633
6-5.1 Pangadokumendid             7 aastat
6-5.2 Kassadokumendid             7 aastat
6-5.3 Ostuarved             7 aastat
6-5.4 Müügiarved ja nende algdokumendid           7 aastat
6-5.5 Põhivara ja kinnisvara investeeringu arvelevõtmise, mahakandmise, ümberhindamise dokumendid      7 aastat
6-5.6 Varude arvestamise dokumendid lasteasutustes        7 aastat
6-5.7 Isikliku sõiduauto kasutamise dokumendid (sõidupäevikud)        7 aastat
6-5.8 Välisprojektidega seotud raamatupidamisdokumendidvähemalt 5 aastat pärast viimase makse tegemist
6-6Inventuuride ja kontrollimiste dokumendid           H 05.11.2007 nr 633 
6-6.1 Põhivara, kinnisvara investeeringute ja kuluinventari inventuuriandmikud      7 aastat
6-6.3 Varude inventuuriandmikud            7 aastat
6-6.4 Nõuete, ettemaksete ja kohustuste inventuuriandmikud saldoteatistega        7 aastat
6-7Õppelaenu dokumendid             
6-7.1 Riikliku õppelaenu kustutamise dokumendid          3 aastat alates lepingu
lõppemisest		 H 05.11.2007 nr 633
6-8Kohalike maksudega seotud dokumendid           H 05.11.2007 nr 633
6-8.1 Parkimistasudega seotud dokumendid7 aastat
6-8.2 Reklaamimaksuga seotud dokumendid            7 aastat
6-8.3 Teede- ja tänavate sulgemismaksuga seotud dokumendid        7 aastat
6-9Linna osalusega äriühingute tegevuse dokumendid          7 aastat
6-11 Museaalide arvestuse ja säilimise tagamise dokumendid
6-11.1 Digihoidla (sh konserveerimispassid)AlatineMuIS (Kult Min)
6-11.2Seire-ja tõrjetööde aruanded, temperatuuri register5 aastat
6-11.3Kogude kasutamise korraldamine10 aastat
6-12Kirjavahetus finantstegevusega seotud küsimustes          H 05.11.2007 nr 633
6-12.1 Kirjavahetus finantstegevusega seotud küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
6-12.2 Kirjavahetus finantstegevusega seotud küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
Tähis 7Funktsioon: EHITUSALANE TEGEVUS
7-1Ehitustegevuse alased dokumendid, mida menetletakse riiklikus ehitusregistris Alatine
7-3 Muinsuskaitse eritingimused
7-3.1Muinsuskaitse eritingimused füüsiliste isikutegaAlatine  AvTS § 35 lg 1 p 12 
7-3.2Muinsuskaitse eritingimused juriidiliste isikutegaAlatine
7-12Projekteerimistingimused (sh arhitektuursed ja ehituslikud juhised nii ehitistele kui rajatistele) füüsiliste isikutega
7-12.1 Projekteerimistingimused (sh arhitektuursed ja ehituslikud juhised nii ehitistele kui rajatistele) füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 GoPros: PTH või AEJ
7-12.2 Projekteerimistingimused (sh arhitektuursed ja ehituslikud juhised nii ehitistele kui rajatistele) juriidiliste isikutega5 aastat
7-14Kirjavahetus ehituse, ehitusjärelevalve, ehitiste projekteerimise, muinsuskaitse ja linnakujunduse küsimustes            
7-14.1 Kirjavahetus ehituse, ehitusjärelevalve, ehitiste projekteerimise, muinsuskaitse ja linnakujunduse küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
7-14.2 Kirjavahetus ehituse, ehitusjärelevalve, ehitiste projekteerimise, muinsuskaitse ja linnakujunduse küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
Tähis 8Funktsioon: LINNAMAJANDUS
8-1Taksoveolubade ja sõidukikaartide väljastamise taotlused            5 aastat
8-3Jäätmekäitluse korraldamise algdokumendid ja koondaruanded           5 aastat
8-4Keskkonnamõju hindamise ja keskkonnakaitse dokumendid ning auditid         Alatine AV 09.02.2012 nr 14
8-5Kalmistute plaanid             Alatine AV 09.02.2012 nr 14
8-6Matmiste register             Alatine AvTS § 35 lg 1 p 12 AV 09.02.2012 nr 14
8-7Dokumendid omasteta surnute matmise kohta       Alatine
8-8Hauaplatside register             Alatine
8-9Teede ja tänavate ehituse ning remonditööde projektid ja tehnilised dokumendid 30 aastat
8-10Teede ja tänavate ehituse ning remonditööde teostusdokumendid sh teetööde aktid ja teehoiutööde päevikud                      30 aastat
8-11Kaevamislubade register             Alatine
8-12Kaevamisload              5 aastat
8-13Kirjavahetus linnamajanduse küsimustes        
8-13.1 Kirjavahetus linnamajanduse küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
8-13.2 Kirjavahetus linnamajanduse küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
8-14Valgustuse elektritööde projektid ja tehnilised dokumendid 30 aastat
8-15Valgustuse elektritööde teostusdokumendid 30 aastat
8-16Matmisplatsitunnistus Alatine
Tähis 9Funktsioon: PLANEERIMINE, TEHNILINE INFRASTRUKTUUR JA MAAKORRALDUS
9-1Linnaplaneerimist käsitlevad alusuuringud            Alatine AV 09.02.2012 nr 14
9-2Üldplaneeringute menetlemise dokumendid Alatine AV 09.02.2012 nr 14
9-3Kirjavahetus üld- ja detailplaneeringute küsimustes sh algatamise ettepanekud ja lähteseisukohad       
9-3.1 Kirjavahetus üld- ja detailplaneeringute küsimustes sh algatamise ettepanekud ja lähteseisukohad füüsiliste isikutega10 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
9-3.2 Kirjavahetus üld- ja detailplaneeringute küsimustes sh algatamise ettepanekud ja lähteseisukohad juriidiliste isikutega10 aastat
9-4Tehnilise infrastruktuuri projektid ja nende menetlemisega seotud dokumendid          Alatine
9-5Linnaarengu ja strateegilise planeerimise dokumendid sh elanike arvamusuuringud Alatine AV 09.02.2012 nr 14
9-6Kirjavahetus linnaarengu, tehnilise infrastruktuuri, geodeesia ja maakorralduse küsimustes        
9-6.1 Kirjavahetus linnaarengu, tehnilise infrastruktuuri, geodeesia ja maakorralduse küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
9-6.2 Kirjavahetus linnaarengu, tehnilise infrastruktuuri, geodeesia ja maakorralduse küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
Tähis 12Funktsioon: SOTSIAALHOOLEKANNE
12-1Sotsiaaltoetuste maksmise dokumendid             AvTS § 35 lg 1 p 12 
12-1.1 Riikliku sotsiaaltoetuse taotlemisel sotsiaalregistrisse kantavate andmete alusdokumendid       5 aastat 
12-1.2 Linna eelarvest sotsiaaltoetuste taotlemisel sotsiaalregistrisse kantavate andmete alusdokumendid      5 aastat 
12-2Eluasemeteenuse osutamise dokumendid 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
12-3Sotsiaalmajutusteenuse osutamise dokumendid 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
12-4Turvakodude, varjupaikade, päevakeskuste ja hooldekodude klientidega seotud dokumendid  AvTS § 35 lg 1 p 12 
12-4.1 Klientide registreerimisraamat            5 aastat
12-4.2 Klientide toimikud5 aastat
12-4.3 Päevaraamat             5 aastat
12-6Kirjavahetus sotsiaalhoolekande ja tervishoiu küsimustes   AvTS § 35 lg 1 p 12 
12-6.1 Kirjavahetus sotsiaalhoolekande ja tervishoiu küsimustes füüsiliste isikutega  5 aastat
12-6.2 Kirjavahetus sotsiaalhoolekande ja tervishoiu küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
Tähis 13Funktsioon: HARIDUS
13-1Õigusaktidega kehtestatud alaliste ja ajutiste organite ning komisjonide protokollid 
13-1.1Alaliste organite (õppenõukogu, pedagoogilise nõukogu, õppekoja, hoolekogu, juhtkonna, kooli nõukogu, nõunike kogu, õpilasesindusorgani jms) ja komisjonide koosolekute protokollid Alatine AV 22.06.2012 nr 90
13-1.2Ajutiste organite ja komisjonide koosolekute protokollid 7 aastat
13-1.3Põhikooli ja gümnaasiumi lastevanemate üldkoosolekute protokollid Alatine AV 22.06.2012 nr 90
13-1.4 Koolieelsete lasteasutuste lastevanemate koosolekute protokollid 3 aastat
13-3Päevikud (pikapäevarühma-, õpilaskodurühma-, klassi-, huviringi-, õppe- ja kasvatustegevuse-, õppetöö-, praktika-, asendustundide- jms)       5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
13-4Laste ja õpilastega seonduvad dokumendid
13-4.1 Õpilasraamat (õppijate ja õpitulemuste register)AlatineAvTS § 35 lg 1 p 12 AV 22.06.2012 nr 90
13-4.2 Käskkirjad laste ja õpilaste kohta         7 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
13-4.3 Koolivalmiduse kaart5 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
13-4.4 Õpilase tervisekaart 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
13-4.7Kirjavahetus laste ja õpilaste liikumise ning koolikohustuse täitmise küsimustes       AvTS § 35 lg 1 p 12 
13-4.7.1 Kirjavahetus laste ja õpilaste liikumise ning koolikohustuse täitmise küsimustes füüsiliste isikutega5 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
13-4.7.2 Kirjavahetus laste ja õpilaste liikumise ning koolikohustuse täitmise küsimustes juriidiliste isikutega5 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
13-5Riigi-, lõpu- ja üleminekueksamite (sh loovtööd) ning täienduskursuste dokumendid       
13-5.1 Eksamite protokollid            3 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
13-5.2 Eksamitööd3 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
13-5.10Kutsehariduse täiendõppe ja riikliku koolitustellimuse kohustuslikuks peetavad dokumendid (s.h Euroopa struktuurifondide vahenditest rahastatavate kursuste dokumendid)10 aastat
13-6Tegevusaruanded üldtööplaani, arengukava, õppekava ja muude kooli tegevusvaldkondade kohta (analüüsid, aruanded, kokkuvõtted)       Alatine AV 22.06.2012 nr 90
13-7Kirjavahetus eelkoolieelsete lasteasutuste, põhikoolide, gümnaasiumide, kutseõppeasutuste ja huvikoolide tegevuskorralduslikes küsimustes     
13-7.1 Kirjavahetus eelkoolieelsete lasteasutuste, üldhariduskoolide, kutseõppeasutuste ja huvikoolide tegevuskorralduslikes küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12  
13-7.2 Kirjavahetus eelkoolieelsete lasteasutuste, üldhariduskoolide, kutseõppeasutuste ja huvikoolide tegevuskorralduslikes küsimustes juriidiliste isikutega  5 aastat
13-8Kirjavahetus lastekaitse, laste järelevalvetuse ja õigusrikkumiste küsimustes       
13-8.1 Kirjavahetus lastekaitse, laste järelvalvetuse ja õigusrikkumiste küsimustes füüsiliste isikutega5 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
13-8.2 Kirjavahetus lastekaitse, laste järelvalvetuse ja õigusrikkumiste küsimustes juriidiliste isikutega5 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
Tähis 14Funktsioon: KULTUUR, SPORT JA NOORSOOTÖÖ NING MUUSEUMID JA RAAMATUKOGUD
14-1Raamatukogu tööplaanid ja aastaaruanded 10 aastat
14-2Museaalide kogumise, näituste ja ekspositsioonide korraldamise, muuseumipedagoogika ja teadusliku töö dokumendid             Alatine
14-3Kirjavahetus kultuuri, spordi ja noorsootöö küsimustes           
14-3.1 Kirjavahetus kultuuri, spordi ja noorsootöö küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
14-3.2 Kirjavahetus kultuuri, spordi ja noorsootöö küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
14-4Noortevolikogu dokumendid
14-4.1Noortevolikogu istungi protokollid ja otsused ning komisjonide ja töörühmade dokumendid2 aastat
14-4.2Noortevolikogusse kandideerimise ja valimiskomisjoni dokumendid
14-4.3Noortevolikogu kirjavahetus2 aastat
14-4.3.1Noortevolikogu kirjavahetus füüsiliste isikutega2 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12 
14-4.3.2Noortevolikogu kirjavahetus juriidiliste isikutega2 aastat
Tähis 16Funktsioon: AVALIK KORD, PÄÄSTETEENISTUS, KODANIKUKAITSE
16-1Avaliku ürituse teated           5 aastat
16-2Kirjavahetus avaliku korra, päästeteenistuse ja kodanikukaitse küsimustes        
16-2.1 Kirjavahetus avaliku korra, päästeteenistuse ja kodanikukaitse küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
16-2.2Kirjavahetus avaliku korra, päästeteenistuse ja kodanikukaitse küsimustes juriidiliste isikutega 5 aastat
16-3Linna kriisimeeskonna dokumendidAlatine AvTS § 35 lg 1 p 9
Tähis 17Funktsioon: ETTEVÕTLUS
17-1Ettevõtluse dokumendid
17-1.1 Tartu linna ettevõtete, asutuste ja organisatsioonide register ja toimikud     Alatine AV 12.03.2013 nr 15
17-1.3 Ilutulestike korraldamise ja hasartmängukoha avamise nõusoleku taotlemise alusdokumendid       10 aastat
17-1.5 Ettevõtluse arengu dokumendid           10 aastat
17-1.6 Müügikoha hooajaliseks laienduseks kooskõlastuse andmise ja hooajalise müügikoha paigaldamiseks loa andmise alusdokumendid  10 aastat
17-3Kirjavahetus ettevõtluse ja majandustegevuse registritoimingute küsimustes          
17-3.1 Kirjavahetus ettevõtluse ja majandustegevuse registritoimingute küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
17-3.2 Kirjavahetus ettevõtluse ja majandustegevuse registritoimingute küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
Tähis 18Funktsioon: VÄÄRTEOASJAD
18-1Väärteoasjade dokumendid            
18-1.2 Väärteotoimik        5 aastat
18-2Järelevalve dokumendid             5 aastat
18-3Kirjavahetus väärteoasjade, järelevalve ja sunnivahendi rakendamise küsimustes       
18-3.1 Kirjavahetus väärteoasjade, järelevalve ja sunnivahendi rakendamise küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
18-3.2 Kirjavahetus väärteoasjade, järelevalve ja sunnivahendi rakendamise küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat 
Tähis 19Funktsioon: KOOSTÖÖ EUROOPA LIIDU STRUKTUURIDE JA SÕPRUSLINNADEGA NING TEISTE KOHALIKE OMAVALITSUSTEGA
19-1Kirjavahetus Euroopa Liidu struktuuride, sõpruslinnade ja teiste kohalike omavalitsustega          
19-1.1 Kirjavahetus rahvusvahelise koostöö küsimustesAlatine AV 09.02.2012 nr 14
19-1.2 Siseriiklik kirjavahetus koostöö küsimustes5 aastat
19-2Välisprojektidega seotud dokumendid (s.h. projektitaotlused- ja muudatused, väljamaksetaotlused, aruanded, hankedokumendid ja kirjavahetus)      vähemalt 5 aastat* *pärast viimase makse tegemist, kui õigusaktides ei ole sätestatud pikemat tähtaega
Tähis 20Funktsioon: VALIMISTE JA RAHVAHÄÄLETUSTE KORRALDAMINE
20-1Kohaliku omavalitsuse volikogu valimise dokumendid          AV 10.12.2012 nr 175
20-1.1 Kandidaatide registreerimise dokumendidAlatine AvTS § 35 lg 1 p 12 
20-1.2 Valijate nimekirjad            Alatine AvTS § 35 lg 1 p 12 
20-1.3 Hääletamistulemuste protokollid            Alatine
20-1.4 Valimistulemuste protokoll            Alatine
20-2Rahvahääletuse ja rahvaküsitluse korraldamise dokumendid            AV 10.12.2012 nr 175
20-2.1 Rahvahääletuse ja rahvaküsitluse korraldamise protokollid ja otsused        Alatine
20-3Linna valimiskomisjoni ja jaoskonnakomisjonide dokumendid            AV 10.12.2012 nr 175
20-3.1 Linna valimiskomisjoni koosolekute protokollid ja otsused      Alatine
20-3.2 Jaoskonnakomisjonide koosolekute protokollid, otsused ja aktid        Alatine
20-4Kirjavahetus valimiste, rahvahääletuste ja rahvaküsitluse küsimustes                        AV 10.12.2012 nr 175
20-4.1 Kirjavahetus valimiste, rahvahääletuste ja rahvaküsitluse küsimustes füüsiliste isikutegaAlatine AvTS § 35 lg 1 p 12 
20-4.2 Kirjavahetus valimiste, rahvahääletuste ja rahvaküsitluse küsimustes juriidiliste isikutegaAlatine
Tähis 21Funktsioon: AMETIASUTUSTE JA AMETIASUTUSTE HALLATAVATE ASUTUSTE TEGEVUSE KORRALDAMINE
Tähis 21.1Allfunktsioon: Personalitöö
21.1-1.1 Käskkirjad teenistusse ja tööle võtmiseks, teisele ametikohale viimiseks ja ametikohalt vabastamiseks50 aastat
21.1-1.2 Käskkirjad puhkusele lubamiseks7 aastat
21.1-1.3 Käskkirjad teenistus- ja töölähetusse saatmiseks      7 aastat
21.1-1.4 Käskkirjad ergutamiseks ja karistamiseks    7 aastat
21.1-1.5 Käskkirjad töötasu määramiseks ja ühekordsete lisatasude, hüvitiste ning toetuste maksmiseks7 aastat
21.1-2Ametiisikute vahetumisel (omavalitsuse ümberkorraldamisel) koostatud vara ja asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise aktid  Alatine AV 05.11.2007 nr 633
21.1-4.7 Teenistujate ja töötajate isiklikud toimikud (s.h. töölepingud)  10 aastat pärast toimiku lõpetamist AvTS § 35 lg 1 p 12 hiljemalt 31.12.1990 suletud toimikutel AV (10.01.2014 nr 2)
21.1-4.9 Isiklike toimikute nimekiri     Alatine
21.1-5.3 Konkursikomisjoni protokollid ja otsused25 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.1-5.4 Atesteerimiskomisjoni protokollid ja otsused25 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.1-5.5 Konkursi- ja atesteerimisalased käskkirjad          25 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.1-7Teenistujate ja töötajate avaldused           1 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 H 05.11.2007 nr 633
21.1-8.1 Kirjavahetus personali küsimustes füüsiliste isikutega1 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.1-8.2Kirjavahetus personali (s.h. personali taustauuringute) küsimustes juriidiliste isikutega 5 aastat  AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.1-8.3 Kirjavahetus personali värbamise küsimustes1 aasta AvTS § 35 lg 1 p 12 
Tähis 21.2Allfunktsioon: Tegevuskorraldus
21.2-1.1 Põhitegevuse käskkirjadAlatine AV 05.11.2007 nr 633; 22.06.2012 nr 90 
21.2-1.2 Riigihangete käskkirjad10 aastat
21.2-2.1 Töökeskkonna tegevuskavad            10 aastat
21.2-2.2 Töötervishoiu – ja tööohutusalase väljaõppe ja täiendõppe juhendid, päevikud, registrid jm dokumendid  10 aastat
21.2-2.3 Tervisekontrollile kuuluvate isikute nimekirjad ja aktid tervisekontrolli tulemustest      10 aastat AvTS § 35 lg 1 p 11 
21.2-2.4 Töökeskkonna riskianalüüsid            10 aastat
21.2-2.5 Tööõnnetuste ja kutsehaiguste uurimise toimikud (seletuskirjad, õnnetuse kirjeldused, protokollid, raportid jm)   55 aastat AvTS § 35 lg 1 p 11 
21.2-2.6 Tervisekaitse- ja tööinspektsiooni aktid ning ettekirjutused        5 aastat
21.2-2.7.1 Kirjavahetus töötervishoiu- ja tööohutuse küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.2-2.7.2 Kirjavahetus töötervishoiu- ja tööohutuse küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
21.2-3.2 Tuletõrje ettekirjutused ja aktid          5 aastat
21.2-4.1 Auditid        Alatine AV 05.11.2007 nr 633
21.2-4.2.1 Kirjavahetus sisekontrolli küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.2-4.2.2 Kirjavahetus sisekontrolli küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
21.2-6.1 Andmekogude asutamise ja muutmise dokumendid7 aastat
21.2-6.2 Registrite ja andmekogude loetelu          Alatine
21.2-6.4Turvaintsidendid ja andmekaitse rikkumistega seotud dokumendid (sh kaebused)5 aastatAvTS § 35 lg 1 p 12
21.2-7.1 Dokumendid korraldatud ürituste kohta          10 aastat
21.2-7.3 Külaliste- ja kroonikaraamatud (s.h. koolide rekordiraamatud)              Alatine AV 05.11.2007 nr 633
21.2-7.5 Pressiteated ja muu teave meediale         10 aastat H 05.11.2007 nr 633
21.2-7.6 Dokumendid linna aukodanikega seotud küsimustes         Alatine
21.2-7.7.1 Kirjavahetus suhtekorralduse ja avalikkuse informeerimise küsimustes füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.2-7.7.2 Kirjavahetus suhtekorralduse ja avalikkuse informeerimise küsimustes juriidiliste isikutega5 aastat
21.2-8.2.1 Järelevalve dokumendid (aktid, õiendid ja ettekirjutused ja aruanded)     10 aastat
21.2-9Statistilised ja muud aruanded 5 aastat/7 aastat H 05.11.2007 nr 633
Tähis 21.3Allfunktsioon: Asjaajamine
21.3-1Üldkirjavahetus (s.h. garantiikirjad, volikirjad, tõendid, õiendid)  H 05.11.2007 nr 633
21.3-1.1 Üldkirjavahetus (s.h. garantiikirjad, volikirjad, tõendid, õiendid) füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.3-1.2 Üldkirjavahetus (s.h. garantiikirjad, volikirjad, tõendid, õiendid) juriidiliste isikutega5 aastat
21.3-2Kirjavahetus kohtu- ja uurimisorganitega           10 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 H 05.11.2007 nr 633
21.3-4.1 Arhiivinimistu jm arhiivi kirjeldused ning asjaajamisest väljunud dokumentide ja arhivaalide loetelud Asutuse tegevuse
lõpuni
21.3-4.2 Dokumentide hävitamisaktid, avalikku arhiivi ning hoidlatesse üleandmise-vastuvõtmise aktid 10 aastat
21.3-4.3.1 Kirjavahetus arhiiviga seotud küsimustes (s.h. arhiivipäringud) füüsiliste isikutega5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 
21.3-4.3.2 Kirjavahetus arhiiviga seotud küsimustes (s.h. arhiivipäringud) juriidiliste isikutega5 aastat
21.3-5Linna nimel sõlmitud lepingud       10 aastat peale lepingu lõppemist H 05.11.2007 nr 633 
21.3-14Välissuhetega seotud sõprus- ja koostöölepingud Alatine AV 09.02.2012 nr 14