Tartu linna siseauditi 2024. a tegevusplaan
Linna juhtkonna poolt 2022 ja 2023 antud riskihinnangute põhjal on koostatud Tartu linna siseauditi tegevusplaan 2024. aastaks. Tegevusplaanis on välja toodud olulisemad teemad ja valdkonnad, mille osas on eeldatavalt vajalik sõltumatu hinnangu andmine ja siseauditi osakonna osalus selles. Asjakohasel juhul võib tegevusplaanis nimetatud tööde tegemise osta sisse pädevalt audiitorbüroolt siseauditi osakonna eelarves selleks kavandatud vahendite arvel.
1. Arhitektuuri ja ehituse osakonna loa- ja teatise menetlused. Kuidas on korraldatud, et ehitusprojektid vastaks planeeringutele ning õigeaegselt oleks kaasatud kõik vajalikud osapooled. Mis on töötajate pädevuse ulatus. Mitte alati ei anta ehitusloa või teatise taotlejale selgeid suuniseid, mida linn nõuab. Taotlused käivad korduvalt edasi-tagasi ning see kulutab aega. Kõiki märkusi ei edastata taotlejale korraga. Projektide kooskõlastamisel esitatud nõuete põhjendatus.
2. Välisprojektid. Välisprojektide realiseerimisega lisanduvad uued teenused. Lõppenud projektide jätkuv mõju linna eelarvele. Praegu ei ole välja toodud projektide pikaajalist võimalikku kulu linnale. Rakenduste ülalpidamine ja jätkusuutlikus. Sisend linnavara eeskirja muutmiseks (projektides osalemise otsustamise põhimõtted). Auditisse on kaasatud valimi alusel välisprojektid aastatel 2021 - 2023.
3. Tartu linna tellitud uuringud. Linna uuringud on avalikustatud linna kodulehel, samas puudub analüüs, kas uuringute teemad kattuvad, kui palju infot ning soovitusi on uuringutest arvesse võetud. Mis on tellitud uuringute maksumus. Puudub analüüs, kas uuringutest saab vastused algselt tellitud küsimustele/eesmärkidele. Millistest põhimõtetest lähtutakse uuringute tellimisel. Auditisse ulatusse on valimi alusel kaasatud uuringud aastatest 2019-2023.
4. Haridusasutuste palgakorraldus. Saada ülevaade, kas seadustes nõutav dokumentatsioon on olemas ning mis seisus see on? Kas dokumentatsioon vajab aja- ja asjakohastamist. Selgitada välja, kas on võimalus optimeerida palga- ja personaliarvestust. Selgitada välja, kas on võimalik ja mida on vaja teha, et tsentraliseerida personaliarvestus. Kaardistada palgaskeemid.
5. Tartu Spordi tegevus. Asutust ei ole seni veel kordagi auditeeritud. Standardite kohaselt peab siseaudit perioodiliselt katma kõik valdkonnad. Kas tegevustes lähtutakse põhikirjalistest eesmärkidest. Kontrollida, kas on tagatud isikuandmete kaitse. Tartu Sport on tegutseb linnavarade osakonna haldusalas, tegevus samas on seotud kultuuriosakonna valdkonnaga, kuidas toimib koostöö. Kuidas tekib investeeringute ja spordirajatiste arendamise kava. Hinnakujunduse vastavus kuludele, turuolukorrale ja investeeringute kavale.
6. IT juhtimine linna hallatavates asutustes. Luua ülevaade, mis ülesandeid täidab hallatavate asutuste IT? Kuidas optimeerida inimressursi kasutust? Milline on osakondade roll hallatavate asutuste IT korraldamises ning pakkuda lahendusi, milline võiks olla hallatavate asutuste IT korraldus ja osakondade vastutus. Saada ülevaade, kuidas on korraldatud seadmete soetus, haldus ja arvutiabi ning kas ja kuidas muuta protsessi paremaks? Saada ülevaade, kuidas on tagatud arvutivõrgu ja e-posti turvalisus, kuidas monitooritakse. Kuidas tekib hallatavate asutuste IT eelarve ja kas eelarve täidab eesmärke?
Reservis olevad teemad
1. Ülevaade hallatavate asutuste kriisiplaanidest.
2. Maa müük. Kulutused müüdud maadele.
3. Hangete järelevalve.
4. Linna eelarvest toetuste andmine.
Muud kavandatud tegevused
- Siseauditi osakonna 2023. a tegevusaruanne - linna tegevusaruande koosseisu kuulub hinnang sisekontrollisüsteemi kohta, samuti aruanne osakonna poolt 2023. a läbiviidud auditite ja nõuandvate tööde ülevaade.
- Ühekordsed kiireloomulised nõuandvad tööd – tegeliku olukorra selgitamine, puuduste väljatoomine, hinnangu andmine, ettepanekute tegemine. Ülesannete paljususe korral võivad ühekordsed ülesanded mõjutada kogu tööplaani ajakavast kinnipidamist.
- Osakonna tegevuskorralduse täpsustamine – osakonna töökorralduse üle vaatamine arvestades siseauditi põhimäärust.
- Korruptsiooniriskide ennetamine - korruptsiooni ennetamise ja rikkumisest teavitamise juhise rakendamine. Linna teenistujatele korruptsioonimooduli läbimise korraldamine, täitjate küsimustele vastamine ja tulemuste vahendamine juhtkonnale. Tartu Linnavolikogu liikmetele ja hallatavatele asutustele moodulile juurdepääsu võimaldamise korraldamine ning sihtgrupi esmane juhendamine. Korruptsiooniennetuse töötoa korraldamine.
- Teavitaja kaitse süsteemi kujundamine ja vihjete menetlemine – analüüsitakse, kas rakendatud veebilahendus on optimaalne täitmaks teavitaja kaitse seadusest tulenevaid kohustusi. Vihjeliini kaudu saabunud vihjete menetlemise korraldamine.
- Korruptsioonivastases seaduses sätestatud tegevus- ja toimingupiirangute järgimise jooksev kontroll. Tartu Linnavolikogu liikmete ja teenistujate nõustamine.
- Isikut tõendavate dokumentide andmekogust tehtavate päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse kontroll - Politsei- ja Piirivalveamet ja Tartu Linnavalitsus sõlmisid 22.12.2009 andmevahetuslepingu, millega Tartu Linnavalitsusele võimaldati isikuandmete päringute tegemist isikut tõendavate dokumentide andmekogust. Lepinguga pandi andmesaajale kohustus teostada regulaarset järelevalvet vähemalt kord poole aasta jooksul teenuse kasutajate tegevuse üle teenuse kasutamisel ja andmete töötlemisel, eelkõige päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse üle.
- Tegevuste seire – linna andmebaaside abil struktuuriüksuste tegevuste seire.
- Juhiste väljatöötamine – osalemine erinevates, juhiseid välja töötavates, töögruppides.
- Teenistujate nõustamine – osakond koondab paremaid praktikaid ja nõustab töötajaid.
- Huvide deklareerimine – huvide deklaratsioonide esitamise kohustusega volikogu ja linnavalitsuse liikmete üle arvestuse pidamine. Deklaratsioonide esitamise kohustuse täitmise kontrollimine.
- Seotud osapooled, tehingud ja tehingute seire – seotud osapoolte kindlakstegemine, tehingute eristamine ja info koondamine välisaudiitorile edastamiseks ja majandusaasta aruandesse lisamiseks.
- Nõukogu liikmed - seadustes ja Tartu linnavara eeskirjas nimetatud eraõigusliku isiku juhtorgani liikme kohta sätestatud nõuetest kinnipidamise kontroll.
- Järelkontrollid – siseauditi osakonna poolt tehtud ettepanekute ja tähelepanekute arvestamine üksuste töös.
- 2025. a tööplaani koostamine – tööplaani koostamiseks vajaliku eelneva riskihindamise läbiviimine. Jätkata tippjuhtkonnaga läbiviidavate intervjuude vormis, vaadata üle varasem riskianalüüs, mille käigus küsida üksustelt eraldi uut sisendinfot.
- Koostöö revisjonikomisjoniga – lähtuvalt komisjoni tööplaanist komisjoni istungitele esitatavate materjalidega tutvumine ja vajadusel hinnangute andmine. Komisjoni istungitel osalemine ja vajadusel täiendavate selgituste andmine.
- Koostöö välisaudiitoriga – välisaudiitorile soovitud informatsiooni andmine osakonna ja linnavalitsuse tegevusest. Välisaudiitori aruande ja tähelepanekutega tutvumine. Vajadusel täiendavate tegevuste korraldamises osalemine.
|
