Tartu linna siseauditi 2024. a tegevusplaan
Linna juhtkonna poolt 2022 ja 2023 antud riskihinnangute põhjal on koostatud Tartu linna siseauditi tegevusplaan 2024. aastaks. Tegevusplaanis on välja toodud olulisemad teemad ja valdkonnad, mille osas on eeldatavalt vajalik sõltumatu hinnangu andmine ja siseauditi osakonna osalus selles. Asjakohasel juhul võib tegevusplaanis nimetatud tööde tegemise osta sisse pädevalt audiitorbüroolt siseauditi osakonna eelarves selleks kavandatud vahendite arvel.
1. Ülevaade hallatavate asutuste kriisiplaanidest, kas on olemas ja kas kriisiplaanid on uuendatud ning ajakohased. Kriisireguleerimise korraldus ja mõjuhinnang. Uue tsiviilkriisi ja riigikaitse seaduse valguses, kas ametijuhendites/töölepingutes on olemas kriisireguleerimisega seotud tööülesanded (töö teostatakse juhul, kui eelnõu seadusena vastu võetakse). (2023 reservis – võimalik avada 2024). Olukord maailmas julgeoleku teemadel muutub pidevalt kriitilisemaks. Vaadata üle plaanide ajakohasus.
2. Arhitektuuri ja ehitus osakonna loa- ja teatise menetlused. Kuidas on korraldatud, et ehitusprojektid vastaks planeeringutele ning õigeaegselt oleks kaastatud kõik vajalikud osapooled. Mis on töötajate pädevuse ulatus. Mitte alati ei anta ehitusloa või teatise taotlejale selgeid suuniseid, mida linn nõuab. Taotlused käivad korduvalt edasi-tagasi ning see kulutab aega. Kõiki märkusi ei edastata taotlejale korraga. Projektide kooskõlastamisel esitatud nõuete põhjendatus.
3. Maa müük. Kulutused müüdud maadele. Müüdud maade eest saadav tulu ning mõju eelarvele. Kas on oluline jätta reservmaad tulevikuks avaliku hoonete jaoks reservi.
4. Välisprojektid. Välisprojektide realiseerimisega lisanduvad uued teenused. Lõppenud projektide jätkuv mõju linna eelarvele. Praegu ei ole välja toodud projektide pikaajalist võimalikku kulu linnale. Rakenduste ülalpidamine ja jätkusuutlikus. Sisend linnavara eeskirja muutmiseks (projektides osalemise otsustamise põhimõtted).
5. Tartu linna tellitud uuringud. Linna uuringud on avalikustatud linna kodulehel, samas puudub analüüs, kas uuringute teemad kattuvad, kui palju infot ning soovitusi on uuringutest arvesse võetud. Mis on tellitud uuringute maksumus. Puudub analüüs, kas uuringutest saab vastused algselt tellitud küsimustele/eesmärkidele. Millistest põhimõtetest lähtutakse uuringute tellimisel.
6. Hangete järelevalve. Tartu linnas on on 66 linnavalitsuse hallatavast asutusest hankijat, ülevaade teostatud hangetest, eesmärgiga teha ettepanekuid, kas konsolideerida mingeid tegevusi/hankeid. Ülevaate töö. Tervikasjade korralduse võimalikkus. Töö käigus oleks võimalik üle vaadata valimi alusel, kas on olemas huvide konflikti deklaratsioonid.
7. Haridusasutuste palgakorraldus. Saada ülevaade, kas seadustes nõutav dokumentatsioon on olemas ning mis seisus see on? Kas dokumentatsioon vajab aja- ja asjakohastamist. Selgitada välja, kas on võimalus optimeerida palga- ja personaliarvestust. Selgitada välja, kas on võimalik ja mida on vaja teha, et tsentraliseerida personaliarvestus. Kaardistada palgaskeemid.
8. Linna eelarvest toetuste andmine. Kas toetuste taotlemise ja hindamise skeem võib olla üle reguleeritud? Projekti kirjutamise oskus võib osutuda olulisemaks kui projekti sisu. Riskidena võib esineda, et mitte alati ei ole komisjonide hindamise alused üheselt mõistetavad. Kas info toetuste taotlemise võimaluste kohta jõuab piisava operatiivsusega võimalike taotlejateni?
9. Tartu Spordi tegevus. Asutust ei ole seni veel kordagi auditeeritud. Standardite kohaselt peab siseaudit perioodiliselt katma kõik valdkonnad. Kas tegevustes lähtutakse põhikirjalistest eesmärkidest. Kontrollida, kas on tagatud isikuandmete kaitse. Tartu Sport on tegutseb linnavarade osakonna haldusalas, tegevus samas on seotud kultuuriosakonna valdkonnaga, kuidas toimib koostöö. Kuidas tekib investeeringute ja spordirajatiste arendamise kava. Hinnakujunduse vastavus kuludele, turuolukorrale ja investeeringute kavale.
10. IT juhtimine. Ettevalmistav E-ITS-i vastavuse läbivaatus. Võimalik, et vaja välja töötada uusi kordasid ja ajakohastada vanu kordasid. Mis meil täna kehtib ja mida on mõistlik uuendada.
Reservis olevad teemad
11. Linna kultuuri- ja mainesündmuste korraldamine. Erinevad osakonnad korraldavad, rahastavad ja tellivad. Milline on nende ürituste kulude jaotus, mis tasemega on sündmused korraldatud. Kas on võimalik kultuuri- ja mainesündmuste korraldamine koondada ühe üksuse alla, sest oskusteave on olemas. Võiksid olemas olla aluspõhimõtted.
12. Tiigi Seltsimaja audit (soovi on avaldanud revisjonikomisjon).
Muud kavandatud tegevused
- Siseauditi osakonna 2023. a tegevusaruanne - linna tegevusaruande koosseisu kuulub hinnang sisekontrollisüsteemi kohta, samuti aruanne osakonna poolt 2023. a läbiviidud auditite ja nõuandvate tööde ülevaade.
- Ühekordsed kiireloomulised nõuandvad tööd – tegeliku olukorra selgitamine, puuduste väljatoomine, hinnangu andmine, ettepanekute tegemine. Ülesannete paljususe korral võivad ühekordsed ülesanded mõjutada kogu tööplaani ajakavast kinnipidamist.
- Osakonna tegevuskorralduse täpsustamine – osakonna töökorralduse üle vaatamine arvestades siseauditi põhimäärust.
- Korruptsiooniriskide ennetamine - korruptsiooni ennetamise ja rikkumisest teavitamise juhise rakendamine. Linna teenistujatele korruptsioonimooduli läbimise korraldamine, täitjate küsimustele vastamine ja tulemuste vahendamine juhtkonnale. Tartu Linnavolikogu liikmetele ja hallatavatele asutustele moodulile juurdepääsu võimaldamise korraldamine ning sihtgrupi esmane juhendamine. Korruptsiooniennetuse töötoa korraldamine.
- Teavitaja kaitse süsteemi kujundamine ja vihjete menetlemine – analüüsitakse, kas rakendatud veebilahendus on optimaalne täitmaks teavitaja kaitse seadusest tulenevaid kohustusi. Vihjeliini kaudu saabunud vihjete menetlemise korraldamine.
- Korruptsioonivastases seaduses sätestatud tegevus- ja toimingupiirangute järgimise jooksev kontroll. Tartu Linnavolikogu liikmete ja teenistujate nõustamine.
- Isikut tõendavate dokumentide andmekogust tehtavate päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse kontroll - Politsei- ja Piirivalveamet ja Tartu Linnavalitsus sõlmisid 22.12.2009 andmevahetuslepingu, millega Tartu Linnavalitsusele võimaldati isikuandmete päringute tegemist isikut tõendavate dokumentide andmekogust. Lepinguga pandi andmesaajale kohustus teostada regulaarset järelevalvet vähemalt kord poole aasta jooksul teenuse kasutajate tegevuse üle teenuse kasutamisel ja andmete töötlemisel, eelkõige päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse üle.
- Tegevuste seire – linna andmebaaside abil struktuuriüksuste tegevuste seire.
- Juhiste väljatöötamine – osalemine erinevates, juhiseid välja töötavates, töögruppides.
- Teenistujate nõustamine – osakond koondab paremaid praktikaid ja nõustab töötajaid.
- Huvide deklareerimine – huvide deklaratsioonide esitamise kohustusega volikogu ja linnavalitsuse liikmete üle arvestuse pidamine. Deklaratsioonide esitamise kohustuse täitmise kontrollimine.
- Seotud osapooled, tehingud ja tehingute seire – seotud osapoolte kindlakstegemine, tehingute eristamine ja info koondamine välisaudiitorile edastamiseks ja majandusaasta aruandesse lisamiseks.
- Nõukogu liikmed - seadustes ja Tartu linnavara eeskirjas nimetatud eraõigusliku isiku juhtorgani liikme kohta sätestatud nõuetest kinnipidamise kontroll.
- Järelkontrollid – siseauditi osakonna poolt tehtud ettepanekute ja tähelepanekute arvestamine üksuste töös.
- 2025. a tööplaani koostamine – tööplaani koostamiseks vajaliku eelneva riskihindamise läbiviimine. Jätkata tippjuhtkonnaga läbiviidavate intervjuude vormis, vaadata üle varasem riskianalüüs, mille käigus küsida üksustelt eraldi uut sisendinfot.
- Koostöö revisjonikomisjoniga – lähtuvalt komisjoni tööplaanist komisjoni istungitele esitatavate materjalidega tutvumine ja vajadusel hinnangute andmine. Komisjoni istungitel osalemine ja vajadusel täiendavate selgituste andmine.
- Koostöö välisaudiitoriga – välisaudiitorile soovitud informatsiooni andmine osakonna ja linnavalitsuse tegevusest. Välisaudiitori aruande ja tähelepanekutega tutvumine. Vajadusel täiendavate tegevuste korraldamises osalemine.
|