Sisekontrolli osakond tegutseb Tartu Linnavalitsuse iseseisva struktuuriüksusena linnavalitsuse 16. märtsi 2020. a korralduse nr 301 alusel alates 1. juunist 2020. a. Varasemalt korraldati sisekontrolli tegevust Tartu linnakantselei koosseisus olnud sisekontrolliteenistuse kaudu.
Sisekontrolli osakonna ülesanneteks on:
1) linna ametiasutuste ja hallatavate asutuste sisekontrolli süsteemi toimimise, selle tõhususe ja õigusaktidele vastavuse hindamine ja analüüsimine;
2) linnavalitsuse nõustamine riskide tuvastamisel ning hindamisel;
3) linnavalitsusele usaldusväärse, õige ja õigeaegse finants- ning juhtimisinformatsiooni kogumine ja analüüsimine, sh linna ametiasutuste ja hallatavate asutuste tegevuse seire;
4) linna ametiasutuste ja hallatavate asutuste töökorralduse ja tegevuse analüüsimine ning püstitatud eesmärkidele, kehtestatud protseduurireeglitele, kehtivatele seadustele ja teistele õigusaktidele vastavuse hindamine;
5) linna ametiasutuste ja hallatavate asutuste eelarve koostamise, finantsaruandluse ja raamatupidamiskorralduse efektiivsuse ja õiguspärasuse analüüsimine ning hindamine;
6) linna ametiasutuste ja hallatavate asutuste ressursside kasutamise sihipärasuse, säästlikkuse ja õiguspärasuse analüüsimine ja hindamine;
7) linna ametiasutustes ja hallatavates asutustes korruptsiooniriskide ennetamine ja teenistujate juhendamine huvide konflikti ning korruptsiooniohu vältimiseks.
Sisekontrolli osakonna ametnike arv 2022. aasta alguse seisuga on neli. Kuni osakonna juhataja konkursi läbiviimiseni juhib osakonna tegevust linnasekretär. Osakonnal on eraldi eelarve. Olulisemad tööülesanded kooskõlastatakse linnasekretäri poolt linnapeaga.
Sisekontrollisüsteem hõlmab kehtivaid protseduure jt meetmeid, mis annavad mõistliku kindlustunde, et:
- tegevused on seaduspärased;
- varad on kaitstud raiskamise, ebasihipärase kasutamise, pettuste ja ebakompetentsest juhtimisest jms tingitud kahju eest;
- üksuste tegevus on säästlik, tõhus ja mõjus ning on tagatud teenuste kõrge kvaliteet;
- üksuste tegevust kajastav juhtimis- ja finantsinformatsioon on usaldusväärne, tõene ja õigeaegne.
Tõhusat sisekontrollisüsteemi iseloomustavad asutusesiseste protseduurireeglite olemasolu ja nende täitmine ning täitmise jälgimine, organisatsioonikultuuri arendamine, töötajate professionaalsus, kohustuste lahusus asutuse funktsioonide täitmisel, tehingute dokumenteerimine ja autoriseerimine ning järelevalve toimimine.
Sisekontrollisüsteemi tõhususe tagavad:
- struktuuriüksuste põhilised tegevused on reglementeeritud, toimub pidev regulatsioonide ajakohasuse jälgimine, vajadusel muutmine ning täiendamine;
- olemasoleva ühtse raamatupidamise- ja dokumendihalduse tarkvarasüsteemi toimimine ja arendamine;
- juurdepääs infosüsteemidele on selleks volitatud ametnikel. Määratud on ametnikud, kellel on ligipääs andmefailidele ja serveritele;
- teostatud on raamatupidamise sisekorra eeskirjade kohased inventuurid, kinnitatud on korrad, mis reguleerivad vara võõrandamist, kasutusse andmist, üleandmist, kõlbmatuks tunnistamist, mahakandmist ja hävitamist;
- raamatupidamisandmete täpsus ja täielikkus - finantstulemuste pidev võrdlemine eelarvestatud summadega, pidev rahavoogude analüüs, esitatakse igakuiseid eelarve täitmise aruanded juhtkonnale ja volikogule. Andmed avaldatakse lisaks linna kodulehel. Kord kvartalis esitakse eelarve täitmisest ülevaade volikogu revisjonikomisjonile. Toimub funktsionaalselt sõltumatu raamatupidamise algdokumentide kinnitamine ja kontrollimine;
- toimub tegevuse kontrollimine asutusesiseselt ja asutuseväliselt.
- arvemenetluses on kasutusel e-arve menetluskeskkond. Toimub e-arvemenetluskeskkonnas toimuvate kannete monitooring.
Sisekontrolli osakonna viimase aja tegevustest on põhjendatud esile tõsta järgmist:
Tartu Oskar Lutsu nimeline Linnaraamatukogu
Viidi lõpule 2020. a alguse saanud audit kultuuriosakonna hallatava asutuse Tartu Oskar Lutsu nimelise Linnaraamatukogu tegevuse korraldusest rõhuasetusega personalitöö korraldusele. Toodi välja kitsaskohad ning tehti ettepanekud nende lahendamiseks, nõustati asutust personalitöö protsesside ja toimingute kujundamisel. Koostati asutuse personalitoimingute toimemudel. Auditi tingis 2020. aastal toimunud mitmekordne juhtide vahetus, eelnenud töövaidlused, tuvastatud puudused personalitoimingutes ning soov toetada uut juhti nõustavate tegevustega. Nõustamise ja tähelepanujuhtimise tulemusel korrastati juba auditi käigus mitmed olulised töölõigud. Tehtud ettepanekute täitmisega jätkab uus juht.
Huvikoolide personalitoimingud
Lähtudes kultuuriosakonna juhi soovist ja vajadusest saada ülevaade osakonna teiste hallatavate asutuste personalitoimingutest, hõlmati järgmise auditiga huvikoolid: Tartu I Muusikakool, Tartu II Muusika Kool, Ilmatsalu Muusikakool ning Tartu Lastekunstikool. Ülevaate saamiseks koostati asutuste personalitoimingute toimemudelid. Toodi välja kitsaskohad ning tehti ettepanekud nende lahendamiseks, nõustati asutusi personalitöö olulisemate protsesside ja toimingute kujundamisel. Näiteks räägiti auditi ajal asutustes läbi töökorralduslikke reegleid ajakohastavad muudatused või uued reeglid ning jõuti nende kinnitamiseni. Ülevaade huvikoolide personalitoimingutest esitatakse kultuuriosakonnale.
Anne Saun tegevus
Läbiviidud auditi eesmärgiks oli saada ülevaade asutuse tegevuse korraldusest. Auditi läbiviimise ajal korrastati mitmed dokumendid ja muudeti asutuse toimimise praktikat.
Päringute õiguspärasuse kontroll
Tartu linnal on kohustus teostada regulaarset järelevalvet vähemalt kord poole aasta jooksul teenuse kasutajate tegevuse üle teenuse kasutamisel ja andmete töötlemisel, eelkõige päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse üle.
Koolide ja koolieelsete lasteasutuste eelarvestamise põhimõtted
Sisekontrolli osakond oli 2021. a alguses kaasatud koos rahandus- ja haridusosakonnaga ühisesse töögruppi analüüsimaks linna koolide ja koolieelsete lasteasutuste finantseerimise põhimõtete uuendamise võimalusi.
Korruptsiooni ennetamine ja rikkumistest teavitamine, seotud osapooled
2021. aasta lõpuks koostati korruptsiooni ennetamise ja rikkumistest teavitamise uus juhis. Juhise jõustamine toimub käesoleval aastal.
Vihjeliini loomine. Tartu linnavalitsus peab oluliseks linnavalitsemise läbipaistvat ja ausat toimimist. Läbi linna veebilehe on peatselt võimalik teada anda õigus- või muudest tööalastest rikkumistest Tartu linnavalitsuses ja linnavalitsuse hallatavates asutustes.
Linnavalitsuse kõik teenistujad läbisid korruptsiooniennetuse koolituse mooduli. 2021. aasta jooksul valmistati ette koolitusmooduli uus versioon, mis võetakse olemasoleva asemel täielikult kasutusse 2022. aastal. Uus küsimustik ja koolitusmaterjal on varasemaga võrreldes veelgi põhjalikum. Koolitusmooduli kasutamist on kavas laiendada ka hallatavatele asutustele. Volikogu revisjonikomisjonile tutvustati moodulit komisjoni eelmisel istungil. Otsime võimalusi, kuidas kõik volikogu liikmed saaksid mooduli läbida. Lisaks on planeeritud eraldi koolitus volikogu liikmetele korruptsioonialase teadlikkuse tõstmiseks.
Sisekontrolli osakond peab arvestust seotud osapoolte üle ja jälgib seotud osapooltega tehtavaid tehinguid. Informatsioon seotud osapoolte ja tehingute kohta edastatakse linna välisaudiitorile. Info kajastatakse majandusaasta aruande juures.
Ülevaated, nõuandvad tegevused
Tingituna pikaajalisest kriisolukorrast on sisekontrolli osakond varasemaga võrreldes teinud oluliselt rohkem erinevaid kiireloomulisi uurivaid, nõuandvaid ja ülevaatetegevusi (nt Tartu Kutsehariduskeskuse autode kasutus, ametisõidukite kasutamine, sularaha käitlemine hallatavates asutustes, prillihüvitised, kriisikärped, vabad ametikohad, projektide töötasude arvestus, töökoormus linna asutustes jms). Kuna selliseid kiireloomulisi ja juhtkonnale vajalikke tegevusi ei ole objektiivselt võimalik aegsasti ette planeerida, ei ole nende kohta koostatud ka tavapärast tööplaani. Sisekontrolli osakonna igapäevases töös on viimasel perioodil pigem püütud rakendada agiilse siseauditi põhimõtteid.