Kaasava eelarve hetkel kehtivad põhimõtted on kehtestatud Tartu linna eelarve koostamise, täitmise ja finantsjuhtimise korraga.
Nimetatud korra alusel on kaasava eelarve objektiks Tartu linnaga seotud investeeringuobjekt, mis peab pakkuma avalikku hüve ja olema avalikus kasutuses ning objektist ei tohi tekkida ebamõistlikke kulusid linna järgnevate aastate eelarvetele. Korras on nimetatud ka kaasava eelarve korraldamise esinevad etapid: ideede kogumisest teavitamine, ideede kogumine, ideede analüüs, rahvahääletus, ideede realiseerimine.
Sel aastal oli volikogu 15. veebruari 2018. aasta määrusega nr 11 kinnitatud kaasava eelarve suuruseks 200 000 eurot ja ühe objekti maksumuse ülemmääraks 100 000 eurot.
Ideede kogumine
Kaasava eelarve ideede kogumine algab reeglina aprillikuus. Esimestel aastatel korraldati protsessi alguses ka avalikke infopäevi, kuid kuna nende vastu on huvi olnud väga väike, siis viimastel aastatel on piirdutud teavituskampaaniaga, mis juhib tähelepanu ideede kogumise algusele ja kaasava eelarve põhimõtetele. Ideid saavad kõik huvilised esitada nii infosüsteemis Volis kui ka e-kirjaga.
Kuigi esimesel aastal esitati 158 ideed, oli nende sisuline tase ja läbimõeldus siis väga ebaühtlane. Edaspidi on esitatud aastas vahemikus 56–92 ideed, sh sel aastal 78 ideed. Ideede sisuline kvaliteet on aasta-aastalt kasvanud ja paljudel juhtudel on idee juba kogukonnas läbi arutatud. Kokku on seitsme aasta jooksul kaasava eelarve raames esitatud 585 ideed.
Ideede analüüs ja avalikud arutelud
Ideede kogumisele järgneb maikuus ideede teostatavuse hindamine. Ideid hindab eksperdikomisjon, mille koosseisus on vastava ala spetsialistid. Peamiselt on komisjoni koosseisus linnavalitsuse spetsialistid, kuid kaasatud on ka asjatundjaid väljastpoolt ning ettepanek osaleda on igal aastal edastatud ka volikogu fraktsioonide esindajatele. Komisjon hindab esitatud ideede teostatavust ajalisest, rahalisest ja tehnilisest aspektist ning vastavust kaasava eelarve tingimustele. Eksperdid võivad teha ideede autoritele ka ettepaneku idee kohendamise osas (vähendada mahtu, täpsustada asukohta, liita idee mõne teise sarnase ideega jmt) ning seda on ka igal aastal tehtud. Näiteks oli sel aastal viie lõpphääletusel oleva idee aluseks kümme algselt esitatud ideed.
Ekspertide arvamused vormistatakse protokollina, samuti lisatakse ekspertide arvamused Volisesse vastava idee juure ning saadetakse kõigile ideede autoritele.
Juunikuus toimuvad avalikud arutelud, kus osalevad nii ideede esitajad kui ka vastavate valdkondade asjatundjad. Sel aastal osales kutsutud eksperdina esmakordselt ka Tartu Linna Noortevolikogu esindaja. Ideed jagatakse vastavalt teemale mitmesse gruppi ja arutelud toimuvad eraldi. Näiteks toimus sel aastal kaks arutelu koondnimetustega „Vaba aja veetmise võimaluste loomine“ ja „Ilus ja turvaline linnaruum“.
Arutelul tutvustavad ideede autorid oma ideid, kohalviibijad saavad esitada küsimusi ning lõpuks hinnatakse ideid järgmiste kriteeriumite alusel: ideest osasaajate hulk, mõju linnaruumile, originaalsus, kogukonna koostöös soosimine, aktiivsete eluviiside soosimine. Hindamisel osalevad ideede autorid ja kutsutud eksperdid. Aruteludel selguvad need kuni 25 ideed, mis pääsevad rahvahääletusele. Hindamine viidi sisse 2014. aastal ja selle eesmärk on vähendada hääletusel olevate ideede hulka ja tõsta nende kvaliteeti. Esimese aasta kogemus näitas, et väga suure ideede hulga korral ei jõua hääletajad neisse piisavalt süveneda. Ideede autorite osavõtt on olnud väga aktiivne.
Ideede tutvustamine
Kui on selgunud hääletusele minevad ideed, järgneb ideede tutvustamise etapp. Linnavalitsus tutvustab kaasava eelarve ideid nii linnaruumis, koostöös meediaga ja infosüsteemis Volis. Ideede näitus toimub igal aastal Kaarsillal ja raekoja infokeskuses.
Ideede esitajad tutvustavad oma ideid oma kogukonnas ja huvirühmades ka ise. Ideede autoritele pakutakse turunduskoolitust, mida on alates 2014. aastast teinud Tartu Ülikooli turunduse õppetooli juhataja Andres Kuusik. Lisaks tutvustatakse koolitusel kaasava eelarve kampaania tegemise hea tava, mida käsitletakse kaasava eelarve korraldajate ja ideede autorite sõbraliku kokkuleppena ning mis on ka sündinud koostöös ideede autoritega.
Vahetult enne rahvahääletust toimub ka ideid tutvustav avalik üritus, kus ideede autorid tutvustavad oma ideid ja selgitavad, mille poolt nende idee muudab Tartu paremaks. Ürituselt tehakse ka videoülekanne. Selle aasta ülekanne on järele vaadatav siit.
Rahvahääletus
Rahvahääletus toimub oktoobri alguses (hääletus algab oktoobri esimesel neljapäeval) ja kestab nädal aega. Hääletada saab iga vähemalt 14-aastane isik, kelle elukoht on Eesti rahvastikuregistri andmetel Tartu linnas. Iga rahvahääletusel osalev isik saab hääletada kuni kolme erineva idee poolt.
Hääletada saab
- elektrooniliselt infosüsteemis Volis, kus tuleb end identifitseerides ID-kaardi või mobiil-IDga.
- Tartu raekoja infokeskuses (raekoja I korrus) kasutades infotöötaja abi. Esitada tuleb isikut tõendav dokument. Sisuliselt on ka see hääletus elektrooniline, see toimub puutetundliku ekraani abil.
Hääletajate arv on aasta-aastalt kasvanud.