Õigusakti eelnõu: Informatsioon linnavolikogu revisjonikomisjonile linnavalitsuse raamatupidamise ümberkorraldamise kohta

Ülevaade raamatupidamise ümberkorraldamisest.

01. jaanuarist 2013 alustas Tartu Linnavalitsuse rahandusosakonnas tööd raamatupidamisteenistus, kuhu koondus seni erinevates struktuuriüksustes peetud raamatupidamisarvestus. Raamatupidamisteenistus teenindab kogu linnavalitsuse haldusala.
Ümberkorralduse eesmärgiks oli ühtlustada raamatupidamise toimimist kogu linnavalitsuse haldusalas ning tagada ühtne ja professionaalne teenindamine kõigile linnavalitsuse osakondadele ja nende allasutustele.
Kui 2012. aastal töötas linnavalitsuse raamatupidamise teenistustes 46 raamatupidamisega tegelevat töötajat, siis alates sellest aastast 38 töötajat. Teenistuses on 21 raamatupidajat, 12 vanemraamatupidajat, 3 peaspetsialisti, pearaamatupidaja asetäitja ja pearaamatupidaja.

Sellel aastal toimunud muudatused:

· raamatupidamisteenistuse töö toimub lõigupõhistes gruppides (ostu-, müügi-, palga-, projekti- ja asutuste grupp). Siit tulenevalt tegeleb asutuse/osakonna teenindamisega vähemalt 4 inimest;
· seoses linna halduslepingu lõppemisega Tartu Elamuhaldus AS-ga on lisandunud raamatupidamisele ~600 linnale kuuluva eluruumiga seonduv väga töömahukas arvestus, so ostuarvete töötlemine ning müügiarvete koostamine ja väljastamine;
· kõigi linnavalitsuse kasutuses olevate pangakontode omanikuks on Tartu Linnavalitsus, nende haldajaks on linnakassa;
· alates 01. veebruarist toimub palgaarvestuse alusdokumentide edastamine raamatupidamisele elektroonselt dokumendihaldussüsteemi GoPro kaudu;
· uus raamatupidamise sise-eeskiri kinnitati 21. juunil 2013. a;
· alates juunikuust toimub parkimistrahvide raamatupidamislik nõuete arvestus läbi dokumendihaldussüsteemi GoPro.

Eesootavad muudatused:

· kohalike maksude, muude trahvide, lõivude raamatupidamisarvestuse muutus (sarnaselt parkimistrahvidega), alusdokumentide ja laekumiste liikumine läbi GoPro;
· mitteperioodiliste nõuete alusdokumentide ja laekumiste liikumine läbi GoPro;
· linnavalitsuses kasutusel olevate pangakontode koondamine ning vähendamine (hetkel ~50 arvet).

Raamatupidamises planeeritud muudatused ei ole kaugeltki veel lõppenud ning ümbritsev keskkond nõuab pidevaid muudatusi, näiteks ümberkorraldused panganduses, kus muutub kontonumbrite standard: kasutusele jääb vaid rahvusvaheline kontonumber IBAN, riigisisene makse läheb üle ühtse standardi kohaselt Euroopa maksele (SEPA maksele), lõpeb otsekorralduse teenuse osutamine, toimub üleminek e-arve teenusel.

Töökorralduse planeerimisel ei osanud me õigesti hinnata raamatupidamisele lisandunud eluruumide arvestusega seonduvate tööde mahtu ning selle hõlbustamiseks planeeritud tarkvara rakenduse valmimise venimist. Esineb kitsaskohti dokumendihaldussüsteemi GoPro kasutamisel asutustes/osakondades, mis on tingitud algdokumentide töötlemisel aja- ja töömahu suurenemisest, kuna varasema töökorralduse puhul tegid raamatupidajad ka palju sellist tööd, mida oleks pidanud tegema asutuses ning paratamatult nõuab algdokumentide töötlemine GoPros põhjalikumat süvenemist kui käsitsi viseerimisel.

Uues süsteemis töötatud 7 kuu jooksul on ühtlustatud nii palgaarvestuse, ostu- ja müügiarvete kui ka projektide raamatupidamise toimingud. Hästi töötab linnakassa, kelle ülesandeks on kõigi tehingute vahendamine pankadega.

Sügisel on plaanis jätkata raamatupidamise sise-eeskirja muudatuste tutvustamist asutuste/osakondade vastavatele töötajatele.

Hindame üle kõigi töötajate töökoormused, viime läbi täiendavaid koolitusi raamatupidajatele, et tagada kindel ja professionaalne raamatupidamisalane teenindamine kõigile asutustele/osakondadele.