Ülevaade sisekontrollisüsteemist
Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (KOKS) § 481 lg 1 sätestab, et volikogu tagab sisekontrollisüsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise kohalikus omavalitsuses. Selleks näeb seadus muuhulgas ette võimaluse moodustada siseaudiitori kutsetegevuse alaste ülesannete täitmiseks vastav ametikoht või luua vastav struktuuriüksus.
Hinnangu andmist linna ametiasutuste, linna ametiasutuste hallatavate asutuste sisekontrolli, aruandluse ja tegevuse ning ressursside kasutamise seaduslikkuse, säästlikkuse ja tõhususe osas korraldab siseauditi osakond.
Siseauditi põhimääruse § 2 kohaselt juhindub siseauditi osakond oma tegevuses kehtivatest seadustest ja Tartu linna õigusaktidest ning Rahvusvahelise Siseaudiitorite Ühingu poolt välja töötatud siseauditeerimise definitsioonist, eetikakoodeksist, standarditest ja tegevusjuhistest.
Siseauditi osakonna ametnike arv aruandeaasta lõpu seisuga oli viis.
Tõhusat sisekontrollisüsteemi iseloomustavad asutusesiseste protseduurireeglite olemasolu ja nende täitmine ning täitmise jälgimine, organisatsioonikultuuri arendamine, töötajate professionaalsus, kohustuste lahusus asutuse funktsioonide täitmisel, tehingute dokumenteerimine ja autoriseerimine ning järelevalve toimimine.
Linna sisekontrollisüsteem annab mõistliku kindlustunde, et:
- üksuste tegevus on seaduspärane;
- üksuste varad on kaitstud raiskamise, ebasihipärase kasutamise, pettuste ja ebakompetentsest juhtimisest jms tingitud kahju eest;
- üksuste tegevus on säästlik, tõhus ja mõjus ning on tagatud teenuste kõrge kvaliteet;
- üksuste tegevust kajastav juhtimis- ja finantsinformatsioon on usaldusväärne, tõene ja õigeaegne.
Sisekontrollisüsteemi tõhususe tagavad:
- struktuuriüksuste põhilised tegevused on reglementeeritud, toimub pidev regulatsioonide ajakohasuse jälgimine, vajadusel muutmine ning täiendamine;
- olemasoleva ühtse raamatupidamise- ja dokumendihalduse tarkvarasüsteemi toimimine ja arendamine;
- juurdepääs infosüsteemidele on selleks volitatud ametnikel. Määratud on teenistujad, kellel on ligipääs andmefailidele ja serveritele;
- teostatud on raamatupidamise sisekorra eeskirjade kohased inventuurid, kinnitatud on korrad, mis reguleerivad vara võõrandamist, kasutusse andmist, üleandmist, kõlbmatuks tunnistamist, mahakandmist ja hävitamist;
- raamatupidamisandmete täpsus ja täielikkus - finantstulemuste pidev võrdlemine eelarvestatud summadega, pidev rahavoogude analüüs, esitatakse eelarve täitmise aruanded juhtkonnale ja volikogule. Andmed avaldatakse lisaks linna kodulehel. Eelarve täimisest esitatakse ülevaade volikogu revisjonikomisjonile. Toimub funktsionaalselt sõltumatu raamatupidamise algdokumentide kinnitamine ja kontrollimine;
- toimub tegevuse kontrollimine asutusesiseselt ja asutuseväliselt;
- arvemenetluses oli kasutusel e-arve menetluskeskkond. Toimub raamatupidamistarkvara kannete monitooring.
Tegevusaruanne
Osakonna 2024. a tööplaani kinnitas Tartu Linnavolikogu 21.12.2023. a. Esitame tegevusaruande koosseisus 2024 valminud auditite lühikokkuvõtted.
Tartu linna tellitud uuringud
Auditi eesmärgiks oli saada ülevaade uuringute avalikustamisest, tellimise protsesside vastavusest ning valminud uuringute mõjust otsustusprotsessidele. Audit hõlmas uuringuid ajavahemikul 01.01.2019 – 31.12.2023. Kokku oli fookuses olnud uuringute rahaline maht ilma eskiiside ja projektideta perioodil 2019-2023 summas 1,21 mlj eurot.
Auditi tulemusena jõudsime järeldusele, et uuringute tellimise korraldus on osakonnapõhine st, et uuringute tellimist ja sellekohase plaani avalikustamist keskselt koordineeritult ei toimu. Uuringu tulemusi tutvustatakse linna elanikele ja huvigruppidele ning linnavolikogule ja -valitsusele valikuliselt. Puuduvad kindlad põhimõtted, milliseid materjale uuringute registris avalikustatakse. Mõned osakonnad avalikustavad uuringute registris ka eskiise, samas kui teised osakonnad seda ei tee. Osa materjale oli avalikustatud kodulehe eraldi alamrubriikides, info puudus aga uuringute registris. Kuna uuringute maksumused on valdavalt väiksed, siis on uuringu tellijatel olnud vabamad võimalused pakkujate leidmiseks, mis omakorda tähendas, et kõigi uuringute tellimiste käiku ei olnud võimalik dokumendihaldussüsteemi abil kindlaks teha. Mõnedel juhtudel puudus dokumendihaldussüsteemis ka sõlmitud lepingu materjalid.
Siseauditi osakonna koondhinnangul tuleb sisekontrollisüsteemi paremaks toimimiseks ühtlustada uuringute kavandamise, tellimise ja avalikustamise protsesse. Siseaudit peab oluliseks, et eelarve koostamise käigus koondatakse linnale vajalike uuringute info.
Siseaudiitorid toovad välja asjaolu, et koos uue kodulehe versiooni välja töötamisega on võimalik korrastada uuringute, eskiiside, projektide jms seotud materjalide avalikustamist.
Tänaseks tehtud tegevused:
Tegemisel on Tartu linna uus koduleht ning kodulehe tegemisel vaadatakse üle uuringute alamosa.
Arhitektuuri ja ehituse osakonna loa- ja teatise menetlused
Auditi eesmärk oli selgitada välja, kas ehitus- ning kasutuslubade ja -teatiste menetlemine ning ehitiste riikliku järelevalve protsess on läbipaistev, üheselt mõistetav ning tagab osapoolte õigused. Audit hõlmas arhitektuuri ja ehituse osakonna teenistusi ja teenistujaid, kelle tööülesanded jäid auditi teema valdkonda. Osakonna teenistustest said suurema tähelepanu järelevalveteenistus, taristu- ja ehitusteenistus, arhitektuuriteenistus, osaliselt hõlmas audit kultuuriväärtuste teenistuse ning maakorraldus- ja geodeesiateenistuse teenistujaid.
Auditeeritav periood oli aasta 2024, osal teemadel 2023, statistilistes ülevaadetes käsitleti teemast ülevaatlikuma pildi loomiseks auditeeritavast perioodist varasemat perioodi.
Auditeeritavas teemas sisekontrollisüsteem toimib, kuid vajab täiendamist andmaks juhtidele piisava kindlustunde, et ehituslubade ja -teatiste menetlemise protsess arhitektuuri ja ehituse osakonnas tagaks osapoolte õigused.
Siseaudiitorid toovad positiivsena välja järgmised asjaolud:
- 2024. a-l on ehituse riikliku järelevalve menetlustoimingud ning nende dokumenteerimine paranenud võrreldes varasemaga.
- Ehituse järelevalvespetsialistidel aitab ettekirjutuste täitmist jälgida uus rakendus, kaardipõhine järelevalveregister.
- Auditi ajal täideti mitmed tehtud soovitused, mis parandasid ehitusjärelevalve toimimist ja kasutusloa väljastamise dokumenteerimist:
- Osakond on asunud koostööd tegema Kliimaministeeriumiga ja ministeeriumi tellitud analüüsi teostajatega nii riikliku ehitisregistri korrastamise kui ehitusprojektide nõuete kaasajastamise osas.
Siseaudiitorite hinnangul on lubade ja teatiste menetlemise protsessi arhitektuuri ja ehituse osakonnas võimalik parendada. Selleks
- Koostada ja kehtestada optimaalne juhis „Ehitusprojektide läbivaatamise kord“
- Kaaluda menetlejate pädevuse tõstmist või määrata menetlejaks kõrgema pädevusega ametnik.
- Taotleda linna vajalikele ametnikele riiklikus ehitisregistris andmete muutmise õigust.
- Jälgida töökoormuse jaotumist osakonnas. Vajadusel taotleda lisatööjõudu.
- Kaaluda järkjärgult ehituslubade taotluste, sh kogu ehitusprojektdokumentatsiooni läbivaatuskeskkonnana ehitisregistri kasutusele võtmist.
Tänaseks tehtud tegevused:
Auditi ajal hakati koostama „Ehitusprojektide läbivaatamise korda“. Eelnimetatud korra koostamise käigus vaadatakse üle kõikide osakonna teenistujate tööülesanded ning optimeeritakse tööprotsesse. Otsitakse täiendavat Ehitusregistri vanemspetsialisti.
Otsustati, et esmajärjekorras võetakse ehitusregister läbivaatluskeskkonnana kasutusele rajatiste ehituslubade puhul.
IT juhtimine hallatavates asutustes
Auditi eesmärk oli luua ülevaade, mis ülesandeid täidab hallatava asutuse IT, milline on osakondade roll ja pakkuda lahendusi, milline võiks olla hallatavate asutuste IT korraldus. Eelintervjuude põhjal võeti fookusesse üldhariduskoolid.
Audit hõlmas Tartu linna üldhariduskoole. Auditisse olid kaasatud ka järgmised struktuuriüksused: haridusosakond, linnavarade osakond ja IT süsteemihalduse osakond (ITSO).
Tartu linna koolide IT juhtimine on taganud senise toimimise, kuid vajab olulisi täiendusi, et oleks garanteeritud katkestusteta töö, kogutud info on turvaliselt hoitud ja IT vahenditele toetuv õppetegevus koolides oleks ühtlasel tasemel.
Siseaudiitorid toovad positiivsena välja, et intervjueeritud koolijuhid olid väga huvitatud koostööst osakondadega ja E-ITS rakendamisel linna toest.
Siseaudiitorite hinnangul on oluline suurendada haridusosakonna rolli koolide IT juhtimise koordinaatorina. Viia koolides sisse standardiseeritud ehk ühtsetel alustel infotehnoloogia vahendite ja varade arvestuse pidamine, korrastada valdkonna dokumentatsioon.
Pikemas perspektiivis võib kaaluda IT teenuse tsentraliseerimist, mida osutab ITSO. Auditit läbi viies ei olnud ITSO ülesandeks hallatavatele asutusele teenuste osutamine muus osas kui hangete läbiviimine. Kaaluda ITSO ülesannete laiendamist, kuna osad asutused on juba IT teenuse ITSOle üle andnud.
Tänaseks tehtud tegevused:
Linnavalitsuse istungi protokollilise otsuse kohaselt tuleb haridusosakonnal koostöös IT süsteemihalduse osakonnaga esitada linnavalitsusele heaks kiitmiseks tegevuskava selle kohta, milliseid teenuseid ja millises järjekorras tsentraliseeritult osutama hakatakse ning milline on selliste teenuste osutamisega seotud ressursivajadus (nii rahalised vahendid kui personal) ja ettepanekud, mille arvel nimetatud tegevusi finantseerida.
Välisprojektide korraldus
Auditi eesmärk oli anda ülevaade välisprojektide läbiviimise korraldusest Tartu linnavalitsuses.
Käesoleval ajal on välisprojektide läbiviimine otstarbekamalt korraldatud, kuid vajab täiendusi andmaks juhtidele piisava kindlustunde, et projektid on linnale vajalikud ja võimalikult efektiivselt realiseeritud.
Siseaudiitorid toovad positiivsena välja asjaolu, et võrreldes auditeeritava perioodiga on 2024. aastal oluliselt muudetud välisprojektide läbiviimise juhendeid, mis annab kindlustunde, et paljud auditis väljatoodud riskikohad on auditi jooksul kõrvaldatud. Eelhindamine on aidanud korrastada välisprojektide välja valimist.
Siseaudiitorite hinnangul on oluline tõhustada kontrolli projektide lõppedes kaasnevate kulude osas ning ühtlustada projektidega kaasnevate dokumentide hoidmise kohti. Samuti soovitame kommunikeerida projekte ning nende tulemusi laiemalt.
Tänaseks tehtud tegevused:
Vastu on võetud linnavalitsuse istungi protokolli kantav otsus, mille järgi rakendatakse linnavalituse struktuuriüksuste poolt välisabi vahenditega rahastatavate projektide kavandamisel enne taotluse rahastajale esitamist kohustuslikku projektiideede eelhindamist. Välja on töötatud hindamise maatriks ja hindamiskomisjoni töö põhimõtted.
Oktoobris on linnavalitusele antud ülevaade senistest hindamistest ning tehtud ettepanekuid eelhindamise korralduse muutmiseks. Selle tulemusel on tehtud täpsustusi linnaportaalis. Rahandusosakonna korraldusega on reguleeritud üld- või kaudkulude kasutamist ning aruannete kiiremat jõudmist raamatupidajateni. Samuti on määratud projektiga kaasnevad mitteabikõlbulikud ja projekti eelarvesse mitte mahtuvad kulud vastava osakonna eelarvesse ning täpsustatud projektidest saadud tööjõukulude planeerimist.
Haridusasutuste palgakorraldus
Auditi eesmärk oli saada ülevaade, kas seadustes nõutav dokumentatsioon on olemas ning kuivõrd vajab see aja- ja asjakohastamist. Kaardistada palgaskeemid.
Audit hõlmas Tartu Linnavalitsuse haridusosakonna hallatavatest haridusasutustest üldhariduskoole.
Auditeeritav periood oli aasta 2024.
Tartu linna munitsipaalkoolides palgakorraldus toimib, kuid vajab perioodilist ülevaatamist andmaks tippjuhtidele piisava kindlustunde, et oleks optimaalselt tagatud osapoolte õigused.
Kinnitatud palgakorralduse põhimõtted olid puudu 3 koolil, ajakohastamist vajasid lisaks 7 kooli juhised.
Siseaudiitorid soovitasid koolidel läbi mõelda palga- ja toetuste süsteemid, võttes aluseks haridusosakonna juristi koostatud näidisvormi ning kehtestada ajakohased palgakorralduse põhimõtted, mille alusel saab kokku leppida töötasud hiljemalt uuest õppeaastast 01.09.2025.
Soovitus: koostada ja kehtestada kooli palgakorralduse põhimõtted hiljemalt 15. maiks 2025.
Siseaudiitorid toovad positiivsena välja, et auditis tehtud ettepanekud koolidele võeti vastu ning lubati need antud tähtajaks täita.
Siseaudiitorite hinnangul on koolide toimiv palgakorraldus vormilt sarnane, kuid sisult erinev.
Erinevus jääb kollektiivlepinguga kokkulepitu piiresse. Erinevus tuleneb suuresti lisaülesannete erinevast tasustamisest, erinevatest lisatasude süsteemidest.
Hallatavate asutuste ruumide lühiajaline üürileandmine (2023ndast aastast üle tulnud audit.)
Auditi eesmärk oli selgitada välja hallatavates asutustes kasutusel olev praktika ruumide üürile andmisel, sellega seotud tulud ja kulud ning eeldatav mõju eelarvele.
Auditeeritavas teemas sisekontrollisüsteem toimib, kuid vajab täiendamist, et oleks tagatud linna vara säästlik kasutamine ning operatiivne analüüsi võimekus. Siseaudiitorid toovad positiivsena välja järgmised asjaolud:
- Ruumide portaali on asutud kasutama ootuspäraselt. 2023. a lõpu seisuga kasutas süsteemi 26 asutust 65-st linna hallatavast asutusest ehk u 40%. Auditi käigus lisandus portaali kasutajate hulka kolm asutust.
- Ruumi üürihinda ei mõjuta piirkond.
Siseaudiitorite hinnangul on võimalik parendada olukorda linnavarade osakonnal:
- arendades Ruumide portaalis välja maksevõimaluse ja andmeanalüüsi;
- kaaludes üürile andmise praktikate ühtlustamisel erinevate hinda kujundavate tegurite, sh omahinna mõju;
Koolidel ja teistel hallatavatel asutustel:
- olla julgem ja paindlikum ruumide üürihinna määramisel;
- vahetada kogemusi erinevatest praktikatest hinda kujundavate tegurite rakendamisel.
Siseauditi osakonna poolt aruandeaastal täidetud ülesanded, sh nõuandvad ja muud tegevused
Olulisematest korduvatest tööplaanivälistest tegevustest saab välja tuua:
1) Isikut tõendavate dokumentide andmekogust tehtavate päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse kontroll - Politsei- ja Piirivalveamet ja Tartu Linnavalitsus sõlmisid 22.12.2009 andmevahetuslepingu, millega Tartu Linnavalitsusele võimaldati isikuandmete päringute tegemist isikut tõendavate dokumentide andmekogust. Lepinguga pandi andmesaajale kohustus teostada regulaarset järelevalvet vähemalt kord poole aasta jooksul teenuse kasutajate tegevuse üle teenuse kasutamisel ja andmete töötlemisel, eelkõige päringute põhjendatuse ja eesmärgipärasuse üle;
2) Tegevuste jooksev seire – linna infosüsteemide (GoPro, Axapta, Lotus Notes jms) abil struktuuriüksuste tegevuste jooksev seire;
3) Juhiste kaasajastamine – osalemine erinevates juhiseid välja töötavates töögruppides;
4) Teenistujate nõustamine – osakond koondab paremaid praktikaid ja nõustab töötajaid;
5) Huvide deklareerimine – huvide deklaratsioonide esitamise kohustusega volikogu ja linnavalitsuse liikmete üle arvestuse pidamine. Deklaratsioonide esitamise kohustuse täitmise kontrollimine;
6) Järelkontrollid – tehtud ettepanekute ja tähelepanekute arvestamine üksuste töös;
7) 2025. a tegevusplaani koostamine – tegevusplaani koostamiseks vajaliku eelneva riskihindamise läbiviimine;
8) Koostöö revisjonikomisjoniga – lähtuvalt komisjoni tööplaanist komisjoni istungitele esitatavate materjalidega tutvumine ja vajadusel hinnangute andmine. Komisjoni istungitel osalemine ja vajadusel täiendavate selgituste andmine;
9) Koostöö välisaudiitoriga – välisaudiitorile soovitud informatsiooni andmine osakonna ja linnavalitsuse tegevusest. Välisaudiitori aruande ja tähelepanekutega tutvumine. Vajadusel täiendavate tegevuste korraldamises osalemine;
10) Muud siseauditi osakonna nõuandvad tööd - laekunud informatsiooni kontrollimine ja andmete koondamine. Tegevused, mis olid seotud juhtimiskorralduse ja osakondade töökorraldusega:
- GoBus-i teenushindade analüüs;
- Tartu linna Lasteaed Tähtvere tehingute analüüs ja nõustamine;
- Hoonestuskohustuste täitmine;
- Kureeritud elurikkuse ja Sadamaraudtee projekti tegevuste info;
- Muusikakoolide võimaliku ühendamise probleemide arutelud;
- Teenistujate seotus juriidiliste isikutega äriregistri andmetel;
- SA Tartu 2024 välisauditi aruande analüüs;
- Tartu Turg tehingute kontrollimine;
- Tasuta parkimise analüüs;
- Koolide toitlustamise hangete seire;
- Revisjonikomisjonile isiklike sõiduautode kasutamine aruanne.
11) Välisprojektidest tulenevate riskide analüüs (H2Value, CERITA, Good Cities, ELENA, Urban Splash);
12) GRECO VI hindamisvooruks informatsiooni koondamine (Euroopa Liidu korruptsiooni ennetuse uuring)
13) Muud väiksemamahulised tööd:
- Projektide kulude ülevaade 2024 aasta eelarves;
- Soojuspumpade ehitusteatiste menetlemine;
- Isiklike ja ametisõidukite kasutuse ja sõidupäevikute deklareerimise ülevaade;
- Dokumendiregistri leidudest lähtuv operatiivne reageerimine.
Korruptsiooni ennetamine, rikkumistest teavitamine ja seotud osapooled
Linnavalitsuse teenistujatele korraldati korruptsiooniennetuse koolitus, lektoriteks olid Kaitsepolitsei esindaja ja Kriminaalpolitsei lõuna piirkonna korruptsioonikuritegude büroo juhataja. Linnavalitsuse uued teenistujad läbisid korruptsiooniennetuse digitaalse koolituse mooduli.
Siseauditi osakond peab arvestust seotud osapoolte üle ja jälgib seotud osapooltega tehtavaid tehinguid. Informatsioon seotud osapoolte ja tehingute kohta edastatakse linna välisaudiitorile ja info kajastatakse majandusaasta aruande juures.
Hoiame töös rikkumisest teavitaja kaitse süsteemi ja menetleme vihjeliinile saabunud vihjeid.
Seotud osapoolteks loetakse Tartu linnavalitsuse olulise mõju all olevad sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, volikogu ja valitsuse liikmed ning asutuste juhid, kellele on antud õigus iseseisvalt lepinguid sõlmida, konsolideerimisgruppi kuuluvate sihtasutuste, mittetulundusühingute ja äriühingute nõukogude ja juhatuste liikmed, kõigi eelpool loetletud tegev- ja kõrgema juhtkonna liikmete lähedased pereliikmed, samuti ka nende valitseva ja olulise mõju all olevad sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud. Seotud isikutega tehtud tehinguid kontrollitakse praktiliste kontrollprotseduuride käigus. Siseauditi osakond koondas ja vaatas valikuliselt üle tehingud seotud isikutega.
