Õigusakti eelnõu: Tartu linna siseauditi 2025. a tegevusplaan

Akti väljaandja: Tartu Linnavalitsus
Akti liik: Istungi protokolli kantav otsus
Teema: Tartu linna siseauditi 2025. a tegevusplaan
Reg. number: LV-IP-0183
Seisund: Lõpetatud
Koostamise kp: 28.11.2024
Koostaja: Jaanus Tammjärv
Ettekandja: Jaanus Tammjärv
EELNÕU




Lisa
Tartu Linnavalitsuse
istungi protokolli kantava otsuse eelnõu nr LV-IP-0183 juurde

Tartu linna siseauditi 2025. a tegevusplaan



Linna juhtkonna poolt 2023. ja 2024. aastal antud riskihinnangute põhjal koostatud linna siseauditi osakonna tööplaan 2025. aastaks. Tööplaanis on välja toodud olulisemad teemad ja valdkonnad, mille osas on eeldatavalt vajalik sõltumatu hinnangu andmine või siseauditi osakonna osalus. Asjakohasel juhul võib tööplaanis nimetatud tööde tegemisse kaasata audiitorbüroo või pädeva eksperdi siseauditi osakonna eelarves selleks kavandatud vahendite arvelt.

1. Ülevaade hallatavate asutuste kriisiplaanidest.
Kas kriisiplaanid on olemas ja kas need on uuendatud ning ajakohased. Kriisireguleerimise korraldus ja mõjuhinnang Tsiviilkriisi ja riigikaitse seaduse eelnõu valguses. Kas ametijuhendites/töölepingutes on olemas kriisireguleerimisega seotud tööülesanded. Kuidas tagab linn oma tegevuse jätkusuutlikkuse kriisiolukorras ja kindlustab teenistujatee töövõime. Riigikaitselise töökohustusega teenistuskohtade analüüs.

2. Maa võõrandamine.
Kulutused võõrandatud maadele. Võõrandatud maade eest saadav tulu ning mõju eelarvele. Maade võõrandamise poliitika olemasolu ja ja rakendamise järjepidevus.

3. Hangete järelevalve.
Linna kõik hallatavad asutused, linnavalitsuse struktuuriüksused ja linnavolikogu kantselei on seaduse mõttes iseseisvad hankijad. Ülevaade teostatud hangetest, hinnang hangete korraldamise praktika ühetaolisusele, kontrollitakse valimi alusel hankelepingute vastavust tegelikkusele. Töö käigus kontrollitakse samuti hangetega seotud huvide konflikti puudumise deklaratsioonide täitmist.

4. Linna ehitusprojektid.
Vaatluse alla võetakse linna investeeringuobjektide kavandamine. Milliste kriteeriumite alusel linn kalkuleerib ehituse maksumust? Eelarvestrateegias kavandatud investeeringuobjektide maksumuse vastavus tegelikule maksumusele. Ehitusprojektides esitatud lahenduste ja püstitatud nõuete kuluefektiivsuse kontroll. Audit võib vajada välise eksperdi kaasamist.

5. Linna eelarvest toetuste taotlemise ja hindamise protsess.
Kas taotlusprotsessid võivad olla üle reguleeritud? Projekti kirjutamise oskus vs projekti tegelik väärtus ja sisu. Kas ekspertkomisjonide hindamispraktika on ühetaoline. Kas info toetuse taotlemise võimaluse kohta jõuab ühetaoliselt kõikide potentsiaalsete taotlejateni. Hindamiskomisjonide liikmed ja huvide konflikti vältimine. Toetuste kasutamise kontrolli protseduuri ülevaatamine. Kas kontrolli meetmed on protseduuridesse sisse kirjutatud? Kas ja milliseid kontrolltoiminguid on linn teinud ning kas toetuseid on kasutatud sihipäraselt? Saada ülevaade, kas toetuste andmisel on toetuse kasutamise tulemuslikkuse mõõtmiseks vajalikud kriteeriumid määratud.

6. Linna poolt endale võetud vabatahtlikud ülesanded ja nende mõju eelarvele.
Linnale on seadusega pandud hulgaliselt kohustuslikke ülesandeid. Samas on linn võtnud vabatahtlikult täita ka muid ülesandeid. Hetkel puudub aga piisav ülevaade, milline on vabatahtlike ülesannete kogumaksumus ja mõju linna eelarvele. Eesmärk on selgitada välja vabatahtlike ülesannete mõju linna eelarvele ja anda parem sisend osutamiseks, milliste teenustega on mõistlik jätkata või mida edasi arendada.

7. Linna hallatavate asutuste kinnisvara haldus.
Kuidas linna kinnisvara hooldatakse? Kui palju teenistujaid sellega tegev on? Kas neid asutusi on võimalik tuua linna kesksesse haldusesse nagu lasteaiad ja koolid? Tartu linna koolide haldamine on suures osas viidud üle linnavarade osakonna alla. Analüüsida, kuidas koolides on teenus käivitunud ja millised kokkuhoiud ja probleemid on ilmnenud. Milline võib olla mõju eelarvele. Võimalik rahuloluuuring.

8. Kunstiväärtuste audit.
Kuidas peetakse arvestust linnale kuuluvate kunstiväärtuste üle. Aastainventuuri käigus on ilmnenud, et linnal on varasid (maale, graafilisi lehti jne), mis ei ole arvel, kuid millel võib olla märkimisväärne väärtus. Audit võib vajada eksperdi kaasamist.

9. Kaugtöö põhimõtted ja nende rakendamise ühetaolisus.
Väljakujunenud praktika kaardistamine ja struktuuriüksustes rakendatud praktika ühetaolisuse hindamine. Töötajate vaimse tervise hoidmise meetmete rakendamine.

10. Linnale tehtud ettekirjutused ja nende täitmise kontroll.
Antakse ülevaade linnale tehtud ettekirjutustest ja hinnatakse ettekirjutuste täitmise praktika toimivust.

Üleminevad teemad

11. Tartu Spordi tegevus.
Hallatava asutuse vormis tegutsemise perioodil ei ole selle asutuse suhtes sellist kontrolli veel teostatud. Standardite kohaselt peab siseaudit perioodiliselt katma aga kõik valdkonnad. Kas tegevustes lähtutakse põhikirjalistest eesmärkidest. Kontrollida, kas on tagatud isikuandmete kaitse. Tartu Sport on LVO alluvuses, tegevus samas kultuuriosakonnaga seotud, kuidas toimib koostöö. Kuidas tekib investeeringute ja spordirajatiste arendamise kava. Hinnakujunduse vastavus kuludele, turuolukorrale ja investeeringute kavale.

12. Haridusasutuste palgakorraldus.
Saada ülevaade, kas seadustes nõutav dokumentatsioon on olemas ning mis seisus see on? Kas dokumentatsioon vajab aja- ja asjakohastamist. Selgitada välja, kas on võimalus optimeerida palga- ja personaliarvestust. Selgitada välja, kas on võimalik ja mida on vaja teha, et tsentraliseerida personali- ja palgaarvestus. Kaardistada palgaskeemid.

Muud kavandatud tegevused
  • Siseauditi osakonna 2024 a tegevusaruanne - linna tegevusaruande koosseisu kuulub hinnang sisekontrollisüsteemi kohta, samuti aruanne osakonna poolt 2024. a läbiviidud auditite ja nõuandvate tööde ülevaade.
  • Ühekordsed kiireloomulised nõuandvad tööd – tegeliku olukorra selgitamine, puuduste väljatoomine, hinnangu andmine, ettepanekute tegemine. Ülesannete paljususe korral võivad ühekordsed ülesanded mõjutada kogu tööplaani ajakavast kinnipidamist.
  • Osakonna tegevuskorralduse täpsustamine – osakonna töökorralduse üle vaatamine arvestades 2025. aastal kehtima hakkavaid uusi siseauditi standardeid.
  • Korruptsiooniriskide ennetamine - korruptsiooni ennetamise ja rikkumisest teavitamise juhise rakendamine. Linna teenistujatele korruptsioonimooduli läbimise korraldamine, täitjate küsimustele vastamine ja tulemuste vahendamine juhtkonnale. Tartu Linnavolikogu liikmetele ja hallatavatele asutustele moodulile juurdepääsu võimaldamise korraldamine ning sihtgrupi esmane juhendamine. Korruptsiooniennetuse töötoa korraldamine.
  • Teavitaja kaitse süsteemi käigus hoidmine ja vihjete menetlemine – analüüsitakse, kas rakendatud veebilahendus on optimaalne täitmaks teavitaja kaitse seadusest tulenevaid kohustusi. Vihjeliini kaudu saabunud vihjete menetlemise korraldamine.
  • Korruptsioonivastases seaduses sätestatud tegevus- ja toimingupiirangute järgimise jooksev kontroll. Tartu Linnavolikogu liikmete ja teenistujate nõustamine.
  • Tegevuste seire – linna andmebaaside (GoPro, Axapta, GIS jms) abil struktuuriüksuste tegevuste seire.
  • Juhiste väljatöötamine – osalemine erinevates juhiseid välja töötavates töögruppides.
  • Teenistujate nõustamine – osakond koondab paremaid praktikaid ja nõustab töötajaid.
  • Huvide deklareerimine – huvide deklaratsioonide esitamise kohustusega volikogu ja linnavalitsuse liikmete üle arvestuse pidamine. Deklaratsioonide esitamise kohustuse täitmise kontrollimine.
  • Seotud osapooled, tehingud ja tehingute seire – seotud osapoolte kindlakstegemine, tehingute eristamine ja info koondamine välisaudiitorile edastamiseks ja majandusaasta aruandesse lisamiseks. Linna teenistujate kõrvaltegevused, tegutsemine ettevõtjana.
  • Nõukogu liikmed - seadustes ja Tartu linnavara eeskirjas nimetatud eraõigusliku isiku juhtorgani liikme kohta sätestatud nõuetest kinnipidamise kontroll.
  • Järelkontrollid – siseauditi osakonna poolt tehtud ettepanekute ja tähelepanekute arvestamine üksuste töös.
  • 2026. a tööplaani koostamine – tööplaani koostamiseks vajaliku eelneva riskihindamise läbiviimine. Jätkata tippjuhtkonnaga läbiviidavate intervjuude vormis, vaadata üle varasem riskianalüüs, mille käigus küsida üksustelt eraldi uut sisendinfot.
  • Linnavalitsuse lobitööreeglite ja vihjeliini reeglite ülevaatamine ja vajadusel täiendamine.
  • Koostöö revisjonikomisjoniga – lähtuvalt komisjoni tööplaanist komisjoni istungitele esitatavate materjalidega tutvumine ja vajadusel hinnangute andmine. Komisjoni istungitel osalemine ja vajadusel täiendavate selgituste andmine.
  • Koostöö välisaudiitoriga – välisaudiitorile soovitud informatsiooni andmine osakonna ja linnavalitsuse tegevusest. Välisaudiitori aruande ja tähelepanekutega tutvumine. Vajadusel täiendavate tegevuste korraldamises osalemine.

    		•


    Õiend
    Tartu Linnavalitsuse istungi protokolli kantava otsuse eelnõu "Tartu linna siseauditi 2025. a tegevusplaan " juurde