EELNÕU
| TARTU LINNAVALITSUS |
| KORRALDUS |
|
Tartu
|
27. detsember 2019. a. nr LV-K-0447 |
| Tartu linnakantselei struktuuri ja teenistuskohtade koosseisu muutmine |
Võttes aluseks Tartu linna põhimääruse § 20 lg 3 ja lg 8, Tartu Linnavalitsus
otsustab:
1. Korraldada Tartu linnakantselei ümber järgmiselt:
1.1. moodustada infotehnoloogia teenistuse baasil alates 1. maist 2020. a IT süsteemihalduse osakond ja kinnitada selle teenistuskohtade koosseis järgmiselt:
IT süsteemihalduse osakond | Ametikohad | Töökohad | Tähtaeg |
| juhataja |  | 1 | tähtajatu |
| arvutiabi juht | | 1 | tähtajatu |
| administraator | | 5 | tähtajatu |
| süsteemiadministraator | | 4 | tähtajatu |
| vanemadministraator | | 1 | tähtajatu |
kokku | | 12 | |
1.2. moodustada menetlusteenistuse baasil alates 1. juunist 2020. a järelevalveosakond ja kinnitada selle teenistuskohtade koosseis järgmiselt:
Järelevalveosakond | Ametikohad | Töökohad | Tähtaeg |
| juhataja | 1 | | tähtajatu |
| juhtivmenetleja | 4 | | tähtajatu |
| vanemmenetleja | 6 | | tähtajatu |
| menetleja | 12 | | tähtajatu |
kokku | 23 | | |
1.3. moodustada rahvastiku- ja perekonnaseisutoimingute teenistuse baasil alates 1. juunist 2020. a rahvastikutoimingute osakond ja kinnitada selle teenistuskohtade koosseis järgmiselt:
Rahvastikutoimingute osakond | Ametikohad | Töökohad | Tähtaeg |
| juhataja | 1 | | tähtajatu |
| juhtiv peaspetsialist | 2 | | tähtajatu |
| peaspetsialist | 7 | | tähtajatu |
| spetsialist | | 1 | tähtajatu |
kokku | 10 | 1 | |
1.4. moodustada sisekontrolliteenistuse baasil alates 1. juunist 2020. a sisekontrolli osakond ja kinnitada selle teenistuskohtade koosseis järgmiselt:
Sisekontrolli osakond | Ametikohad | Töökohad | Tähtaeg |
| siseauditi juht | 1 | | tähtajatu |
| siseaudiitor | 1 | | tähtajatu |
| peaspetsialist | 3 | | tähtajatu |
| analüütik | 1 | | tähtajatu |
kokku | 6 | | |
1.5. Tartu linnakantseleile tehakse ülesandeks Tartu linna avalike teenuste valdkonna arengu koordineerimine ja selleks moodustakse alates 1. maist 2020. a linnakantselei koosseisus avalike teenuste arendamise meeskond, mille teenistuskohtade koosseis on järgmine:
Avalike teenuste arendamise meeskond | Ametikohad | Töökohad | Tähtaeg |
| analüütik | | 3 | tähtajatu |
| andmehaldusjuht | | 1 | tähtajatu |
| andmekaitsejuht | | 1 | tähtajatu |
| infoturbejuht | | 1 | tähtajatu |
| ruumiandmebaaside administraator | | 1 | tähtajatu |
| ruumiandmete valdkonna juht | | 1 | tähtajatu |
| teabehaldussüsteemide juhtivarendaja | | 1 | tähtajatu |
| teenuste arendusjuht | | 4 | tähtajatu |
| tehnoloogiajuht | | 1 | tähtajatu |
| välisabivahendite projektijuht | | 1 | tähtajatu |
kokku | | 15 | |
1.6. linnakantselei koosseisus jätkavad tegevust asjaajamisteenistus, personaliteenistus ja õigusteenistus, mille teenistuskohtade koosseisud on alates 1. maist 2020. a järgmised:
Asjaajamisteenistus | Ametikohad | Töökohad | Tähtaeg |
| juhataja | | 1 | tähtajatu |
| arhivaar | | 1 | tähtajatu |
| spetsialist | | 2 | tähtajatu |
kokku | | 4 | |
| | | |
Personaliteenistus | | | |
| personalijuht | | 1 | tähtajatu |
| personalispetsialist | | 2 | tähtajatu |
kokku | | 3 | |
| | | |
Õigusteenistus | | | |
| juhataja | | 1 | tähtajatu |
| juhataja asetäitja | | 1 | tähtajatu |
| vanemjurist | | 6 | tähtajatu |
kokku | | 8 | |
1.7. linnakantselei välisprojektide teenistuse tegevus lõpetatakse 1. maist 2020. a.
2. Kinnitada alates 1. juunist 2020. a Tartu linnakantselei teenistuskohtade uus koosseis järgmiselt:
Tartu linnakantselei | Ametikohad | Töökohad | Tähtaeg |
| linnasekretär | 1 | | tähtajatu |
| eelarve peaspetsialist | | 1 | tähtajatu |
| linnapea abi | | 1 | tähtajatu |
| nõunik | | 1 | tähtajatu |
| | | |
Avalike teenuste arendamise meeskond | | | |
| analüütik | | 3 | tähtajatu |
| andmehaldusjuht | | 1 | tähtajatu |
| andmekaitsejuht | | 1 | tähtajatu |
| infoturbejuht | | 1 | tähtajatu |
| ruumiandmebaaside administraator | | 1 | tähtajatu |
| ruumiandmete valdkonna juht | | 1 | tähtajatu |
| teabehaldussüsteemide juhtivarendaja | | 1 | tähtajatu |
| teenuste arendusjuht | | 4 | tähtajatu |
| tehnoloogiajuht | | 1 | tähtajatu |
| välisabivahendite projektijuht | | 1 | tähtajatu |
| | | |
Asjaajamisteenistus | | | |
| juhataja | | 1 | tähtajatu |
| arhivaar | | 1 | tähtajatu |
| spetsialist | | 2 | tähtajatu |
| | | |
Personaliteenistus | | | |
| personalijuht | | 1 | tähtajatu |
| personalispetsialist | | 2 | tähtajatu |
| | | |
Õigusteenistus | | | |
| juhataja | | 1 | tähtajatu |
| juhataja asetäitja | | 1 | tähtajatu |
| vanemjurist | | 6 | tähtajatu |
kokku | 1 | 33 | |
teenistuskohti kokku | 34 |
3. Korraldus jõustub 23. märtsist 2020. a.
Õiend
Tartu Linnavalitsuse korralduse eelnõu "Tartu linnakantselei struktuuri ja teenistuskohtade koosseisu muutmine " juurde
Tartu linnakantselei on Tartu Linnavalitsuse suurim struktuuriüksus, mille kaudu korraldatakse linnavalitsuse erinevate sisuvaldkondade ja tugivaldkondade teenuste osutamist. Linnakantselei koosseisus on kaheksa erinevat teenistust: asjaajamisteenistus, infotehnoloogia teenistus, menetlusteenistus, personaliteenistus, rahvastiku- ja perekonnaseisutoimingute teenistus, sisekontrolliteenistus, välisprojektide teenistus ja õigusteenistus. Linnakantselei teenistuskohtade koosseisus on hetkel kokku 81,6 teenistuskohta.
Linnakantselei tegevusvaldkonnad, struktuur ja teenistuskohtade koosseis on tekkinud linnavalitsuse erinevate sisu- ja tugivaldkondade tegevuste tsentraliseerimise tulemusena. Esimesed sammud selles suunas astuti 1998. aastal, mil korraldati ümber linnavalitsuse mitmete struktuuriüksuste tegevus ja linnavalitsuse kantselei koosseisus moodustati asjaajamisteenistus, õigusteenistus, välissuhete teenistus ja raamatupidamisteenistus. Viimase suurema muudatusena moodustati aga seoses maavalitsuste ärakaotamise ja kohalikele omavalitsustele maavalitsuste osade ülesannete üleandmisega linnakantselei koosseisus rahvastiku- ja perekonnaseisutoimingute teenistus (alates 01.01.2018).
Linnakantselei tegevusvaldkondade rohkusest ja erinäolisusest ning teenistujate suurest koguarvust tingituna on linnakantselei erinevad juhtimisülesanded ja otsustusõigus delegeeritud teenistuste ja valdkondlikele juhtidele. Linnasekretär on kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest tulenevalt rohkem keskendunud linnavalitsuse õigusalasele nõustamise ja kontrolli, asjaajamise ning personalialase teenindamise korraldamisele ja muudele valitsemise ning organisatsiooni arendamisega seotud küsimuste lahendamisele. Vaatamata juhtimisülesannete jaotamisele ja delegeerimisele võib linnakantselei tänane juhtimisstruktuur vahel tingida pikema käsuliini, olles sellega kommunikatsioonitõkkeks.
Kaasaegne juhtimine püüdleb organisatsioonide suurema paindlikkuse suunas ja selge suund on võetud detsentraliseeritud otsustamisele. Sellest põhimõttest on püütud lähtuda ka linnakantselei igapäevase tegevuse korraldamisel ning samast ideest on kantud ka käesolevas eelnõus esitatud ettepanekud linnakantselei struktuuri ja teenistuskohtade koosseisu muutmiseks.
Üldistatult saab käesolevas eelnõus esitatud muudatusettepanekud jagada kahte gruppi.
I Linnakantselei tegevusvaldkonnad korraldatakse ümber ja muudatuste tulemusena tekib 4 uut osakonda:
(i) IT süsteemihalduse osakond;
(ii) järelevalveosakond;
(iii) rahvastikutoimingute osakond;
(iv) sisekontrolli osakond.
Kõik neli osakonda moodustatakse linnakantselei olemasolevate teenistuste või nende osade baasil ja kõigi tegevusvaldkonnad ning ülesanded jäävad samaks. Kolme struktuuriüksuste nimetusi on täpsustatud - infotehnoloogia teenistuse süsteemihalduse valdkonna teenistujate baasil moodustatakse IT süsteemihalduse osakond, menetlusteenistusest saab järelevalveosakond, rahvastiku- ja perekonnaseisutoimingute teenistusest saab rahvastikutoimingute osakond.
Linnavalitsuse liikmete ja linnasekretäri tööjaotuse mõttes hakkab sisekontrolli osakond tegutsema linnapea ja linnasekretäri ühises haldusalas, IT süsteemihalduse osakond, järelevalveosakond ja rahvastikutoimingute osakond jäävad linnasekretäri haldusalasse.
II Linnakantseleile tehakse ülesandeks Tartu linna avalike teenuste arengu koordineerimine.
Linnakantselei koosseisus moodustatakse selleks avalike teenuste arendamise meeskond, mille koosseisu liiguvad osad seni infotehnoloogia teenistuse koosseisus olnud töökohad (kõik infosüsteemide arendamise, ruumiandmete ja info- ning küberturbe küsimustega seotud töökohad), välisprojektide teenistuse töökohad, asjaajamisteenistuse dokumendihalduse peaspetsialisti töökoht, välisabivahendite projektijuhi ja andmekaitsejuhi töökohad.
Meeskonna struktuuris äranimetamisega ei teki juurde uusi struktuuriüksuste allüksuste liike. Meeskonna äranimetamise eesmärgiks on rõhutada nimetatud teenistuskohtade üldisemat eesmärki ja senisega võrreldes teistsugust juhtimisstruktuuri ja töökultuuri. Konkreetsete teenuste arendamise meeskondadesse võivad tulevikus aga kuuluda hoopis rohkemad linnavalitsuse teenistujad (sõltuvalt kompetentsidest, mida kaasata on vaja).
Avalike teenuste arendamise meeskonna loomise eesmärk on koondada kõigi spetsialistide rollist tulenevad vajalikud tegevused teenuste arendamisel ühtseks ja terviklikuks protsessiks. See annab võimaluse läheneda teenuste arendamise protsessile senisest süsteemsemalt. Uue meeskonna loomine võimaldab senise killustatud lähenemise asemel avalikke teenuseid terviklikult andmete, protsesside, tehnoloogia, kasutatavuse ja turvalisuse aspektidest lähtuvalt käsitleda.
Miks?
Avaliku sektori asutused soovivad oma tegevuses olla usaldusväärsed ja prognoositavad. See tingib reeglina käitumise, et valitakse rohkem riskivabamaid lähenemisi ja asutuste organisatsioonikultuur pigem ei toeta innovatsiooni ja muutusi organisatsioonis. Asutused on reeglina hierarhiliselt struktureeritud, keskendutakse kitsaste valdkondade administreerimisele, koostöö eri valdkondade vahel on puudulik (silod). Ühe ja sama teenuse taga on palju erinevaid inimesi erinevatest asutustest või osakondadest ning neist igaühel on omad eesmärgid, prioriteedid, ajaraamid ja töökultuur. See teeb aga eduka koostöö teenuste arendamisel väga raskeks. Eelmainitud probleeme tuleb kahjuks ette ka Tartu Linnavalitsuse tegevuses.
Tartu Linnavalitsus on eelnevatel aastatel läbi viinud linnavalitsuse poolt osutatavate avalike teenuste kaardistamise. Selle käigus kaardistati teenusprotsessid, hinnati teenuste tehnoloogilist küpsust ja tehti ettepanekuid teenuste arendamiseks. Ära tehti suur töö, kuid edasised sammud teenuste arendamisel ei ole olnud piisavad. Linnavalitsuse sisuosakonnad ei taju end teenuste omanikena ja teenuste sisulise arendamise asemel oodatakse pigem, et keegi paneks olemasoleva (vananenud) teenuse n-ö kaasaegsesse tehnoloogilisse võtmesse. See aga ei too kaasa sisulisi vajalikke muutusi. Suurimad väljakutsed on selliste teenuste arendamisel, mille protsessid puudutavad korraga erinevaid struktuuriüksusi, sest keegi ei soovi võtta initsiatiivi.
Struktuuriüksustel pigem puudub piisav oskusteave teenuste arendamise projektide juhtimiseks, samuti on puudu ajaressursist arendamiseks vajaliku sisendi andmiseks. Avalike teenuste teadlikuks ja süsteemseks arendamiseks on vaja tänaseid tööprotsesse sisuliselt ja oluliselt muuta.
Tartu Linnavalitsus on defineerinud meie organisatsiooni väärtustena hoolivuse, tarkuse ja uuendusmeelsuse. Neid väärtusi arvestades oleme me valmis korraldama oma teenuste arendamise protsessi ümber ja muutma organisatsioonikultuuri selliselt, et tänased kitsaskohad saavad ületatud. Selleks rakendatakse linnakantselei koosseisus tööle avalike teenuste arendamise meeskond, kelle eesmärk on aktiivselt juhtida linnavalitsuse avalike teenuste arendamist ja juhendada teisi struktuuriüksusi.
Meie jaoks on äärmiselt oluline pidada sammu nii avalikus kui ka erasektoris toimuvate muudatustega. Veelgi enam, me soovime olla muudatuste eestkõnelejateks ja uute lahenduste esimeseks rakendajaks. See tähendab, et me peame senisest rohkem lähtuma asjakohastest andmetest, parematest mõõdikutest ja arendama teenuseid selle kasutajate vajadustest ning kaasaegsetest tehnoloogilistest võimalustest lähtuvalt.
Teenuste arendamine saab olema meeskondade kaupa organiseeritud ja keskendutakse teenusele tervikuna - ideest teostuseni. See aitab lõhkuda tänaseid silosid.
Arvestades linnavalitsuse avalike teenuste koguarvu ei ole mõeldav, et kõikide teenuste arendamisega tegeletakse korraga. Lähtuvalt linnavalitsuse prioriteetidest keskendutakse konkreetsetele teenustele ja valdkondadele.
Muutunud ja uued teenistuskohad
Linnakantselei struktuuri ja teenistuskohtade koosseisu muutmise tulemusena muudetakse või tekivad linnavalitsuse teenistuskohtade koosseisus uute teenistuskohtadena järgmised kohad:
(i) IT süsteemihalduse osakonnas tekib võrreldes infotehnoloogia teenistuse vastava valdkonna töökohtade arvuga juurde 1 administraatori töökoht. Lisaks muutuvad osade töökohtade nimetused. Lisanduva administraatori töökoha moodustamises on kokku lepitud käesoleva aasta eelarve koostamise käigus ja rahalised vahendid nimetatud töökoha moodustamiseks on eelarves ette nähtud.
(ii) Sisekontrolli teenistuses on hetkel kokku 5 ametikohta. Sisekontrolli osakonnas tekib juurde 1 siseaudiitori ametikoht. Nimetatud ametikoha moodustamises on kokku lepitud käesoleva aasta eelarve koostamise käigus ja rahalised vahendid nimetatud ametikoha moodustamiseks on eelarves ette nähtud.
(iii) Rahvastikutoimingute osakonnas tekib juhataja ametikoht. Rahvastiku- ja perekonnaseisutoimingute teenistuses juhataja ametikoht puudub, küll aga on teenistuses perekonnaseisutoimingute juhi ja rahvastikutoimingute juhi ametikohad. Need ametikohad muudetakse juhtivate peaspetsialistide ametikohtadeks. Teenistujate koguarv väheneb 0,6 koha võrra.
(iv) Avalike teenuste arendamise meeskond moodustatakse järgmiselt:
- analüütik (3). Töökohad moodustakse infotehnoloogia teenistuse analüütikute töökohtade (3, üks neist on hetkel lapsehoolduspuhkusel) arvel;
- andmehaldusjuht. Tegemist on uue töökohaga. Nimetatud töökoha moodustamises on kokku lepitud käesoleva aasta eelarve koostamise käigus ja rahalised vahendid nimetatud töökoha moodustamiseks on eelarves ette nähtud;
- andmekaitsejuht. Tegemist on linnakantselei olemasoleva töökohaga, mille töö põhisisu ei muutu.
- infoturbejuht. Tegemist on uue töökohaga. Nimetatud töökoha moodustamises on kokku lepitud käesoleva aasta eelarve koostamise käigus ja rahalised vahendid nimetatud töökoha moodustamiseks on eelarves ette nähtud.
- ruumiandmete administraator. Tegemist on infotehnoloogia teenistuse olemasoleva töökohaga, mille töö põhisisu ei muutu.
- ruumiandmete valdkonna juht. Tegemist on infotehnoloogia teenistuse olemasoleva töökohaga (geoinfosüsteemide peaspetsialist), mille nimetust muudetakse ja viiakse vastavusse selle töökoha tegeliku sisuga.
- teabehaldussüsteemide juhtivarendaja. Tegemist on infotehnoloogia teenistuse olemasoleva töökohaga (arendusjuht), mille töö põhisisu ei muutu.
- teenuste arendusjuht (4). Nimetatud töökohad moodustatakse välisprojektide teenistuse olemasolevate töökohtade (2), asjaajamisteenistuse dokumendihalduse peaspetsialisti töökoha ja infotehnoloogia teenistuse analüütiku töökoha arvel.
- tehnoloogiajuht. Töökoht moodustakse infotehnoloogia teenistuse juhataja töökoha arvel;
- välisabivahendite projektijuht. Tegemist on linnakantselei olemasoleva töökohaga, mille töö põhisisu ei muutu.
Avalike teenuste arendamise meeskonna ülesanded
Avalike teenuste arendamise meeskond hakkab täitma järgmisi ülesandeid:
1) linna andmehalduse valdkonna koordineerimine;
2) linna isikuandmete kaitse valdkonna koordineerimine;
3) linna ruumindmete valdkonna koordineerimine;
4) linna info- ja küberturbe valdkonna koordineerimine;
5) linna tehnoloogilise juhtimise valdkonna koordineerimine;
6) linnavalitsuse avalike teenuste arendamise koordineerimine;
7) linnavalitsuse poolt prioriteetseks määratud avalike teenuste arendamise projektide juhtimine;
8) linnavalitsuses välisabivahendite kaasamise tegevuste koordineerimine;
9) linnavalitsuse struktuuriüksuste üleste välisabi projektide juhtimine;
10) ülalnimetatud tegevusvaldkondade nõuete, standardite, mudelite, kontseptsioonide jms väljatöötamine, jõustamine, täitmise korraldamine ja järelevalve.
Tartu Linnavalitsuse 16.03.2020 korraldus nr 301 "Tartu linnakantselei struktuuri ja teenistuskohtade koosseisu muutmine"