EELNÕU
| TARTU LINNAVALITSUS | |
| ISTUNGI PROTOKOLLI KANTAV OTSUS | |
| Tartu |
28. detsember 2011. a. nr LV-IP-0314 |
| Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumentide loetelu kinnitamine | |
| KUULATI: | Jüri Mölderi ettekannet |
| OTSUSTATI: |
1. kinnitada Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumentide loetelu vastavalt protokolli lisale;
2. linnavalitsuse osakondadel kindlustada loetelu teatavaks tegemine ja täitmine oma haldusalas tegutsevates asutustes;
3. kehtestada tagasiulatuvalt loetelu tähise 18 all olevate väärteoasjade (väärteoasjade dokumendid 18-1 ja järelevalve dokumendid 18-2) säilitustähtajaks "5 aastat pärast toimiku lõpetamist". |
| Juhataja: | |
| Protokollija |
Õiend
Tartu Linnavalitsuse istungi protokolli kantava otsuse eelnõu "Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumentide loetelu kinnitamine " juurde
- Dokumentide loetelu on koostatud 01.01.2012 kehtima hakanud uue arhiiviseaduse ja arhiivieeskirjanõuetest lähtuvalt.
Vastavalt Rahvusarhiivi 30.12.2011 hindamisotsusele nr 548 on linna ja valla ametiasutused
määratletud arhiivimoodustajatena, s.t. asutustena, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale.
Väljavõte nimetatud otsuse lisast, mis käsitleb Tartu linna ametiasutusi ja ametiasutuste hallatavaid asutusi:
Käesoleva otsuse lisana esitatud loetelu uuenduseks on selle viimases veerus näidatud Rahvusarhiivi hindamisotsused kohalike omavalitsuste dokumentide eelhindamiseks arhiiviväärtuse määramiseks ja hävitamiseks eraldamise lihtsustamiseks.
Hindamise alus on arhiiviseadus § 7 lõige 2, mille kohaselt Rahvusarhiiv selgitab avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku dokumente hinnates välja arhivaalid.
Põhifunktsioonid on hinnatud Rahvusarhiivi 09.02.2012 otsusega 14 (http://rahvusarhiiv.ra.ee/public/Hindamine/KOV_pohif_HO_nr_14_9.02.2012.pdf)
ja tugifunktsioonid 05.11.2007 otsusega nr 633 (http://rahvusarhiiv.ra.ee/public/Hindamine/KOV_tugif_eelhindamine_05.11.2007_nr_633_-_2011_MUUDATUS.pdf.)
Kõik säilitustähtaja ületanud dokumendid, millele Rahvusarhiiv ei ole omistanud arhiiviväärtust, võib asutus ilma kooskõlastuseta hävitada.
Seega muutub dokumentide hävitamismentlus tulevikus lihtsamaks ja operatiivsemaks.
Eelnõus käsitletavate väärteoasjade säilitustähtaja muutmise otsustus on tekkinud lähtuvalt praktilisest vajadusest.
Linnakantselei kogu arhiivimahust moodustab menetlusteenistuse töö tulemusena tekkivate väärteo toimikute maht märkimisväärse osa.
Muutmise otsuse tegemiseks hindasime võrdlevalt samalaadsete dokumentide säiltustähtaega politseistruktuurides ja Tallinna munitsipaalpolitseis ning leidsime, et tegelik väärteoasjade arhiivikasutus on kolmandal aastal pärast toimiku tekkimist marginaalne. Seega teeme ettepaneku muuta säilitamistähtajaks "5 aastat pärast toimiku lõpetamist".