Ruumide üürimise eesmärk on leida parimad ruumid Karlova-Ropka haruraamatukogule perioodiks 2012-2021 aastal.
Hetkel on sõlmitud leping E-Kaubamaja OÜ-ga, tähtajaga kuni 31.12.2011. Lepingu alusel kasutab raamatukogu E-Kaubamaja 2. ja 3. korrusel kokku 420 ruutmeetrit pinda. Kuna kehtib lepingu lisa-aasta, on kindlasti vajalik alates 01.01.2012 leida uus pind või sõlmida sama partneriga uus leping.
Kehtiv üür on 4,47 € 1m² eest kuus, millele lisandub käibemaks. Viimasel ajal on raamatukogu üür kuus olnud 2335 eurot 33 senti, millele lisanduvad kommunaalkulud (küte, vesi, elekter, koristus jne). Koristusteenuse eest tasub raamatukogu otse teenuse osutajale, kõigi teiste kulude puhul on vahendajaks E-Kaubamaja OÜ.
Hetkel kehtiva lepingu järgi tasub raamatukogu E-Kaubamaja OÜ-le ka oma kasutuses oleva pinnaga proportsionaalse osa hoone üldkuludest.
Ruumid on raamatukogule üldiselt, nö minimaaltasemel sobivad, kuid teenuse osutamise mõttes oleks oluliselt mugavam, kui ruumid paikneksid koos, ühe ruumina. Hetkel asuvad lugemissaal ja kojulaenutus eri korrustel. Sobilik oleks üht suurt ruumi jagada laste- ja täiskasvanute teenindusalaks, millele lisanduksid arvutitöökohad. Kahe korruse vahel jagunemine, kusjuures ülemisele korrusele puudub liftiga juurdepääs (st ei pääse sinna ei ratastooli, lapsevankriga ega ka muidu raskemini liikuv inimene), on olemasoleva pinna selgelt kõige suurem puudus.
Üüripinna otsimise eesmärk on:
a) leida paremad ruumid kuskil mujal;
b) leida paremad ruumid sellessamas hoones (nt esimesel korrusel või teisel, nii et kogu raamatukogu on hallatav ühise alana);
c) jätkata tööd samades ruumides soodsama üürilepinguga.
Variantide a) või b) korral on eesmärgiks, et ruumid oleksid paremad (invajuurdepääsuga, ühel korrusel, võib-olla ka mõnevõrra suuremad) ja et raamatukogu summaarsed kulud harukogule (majandus, töötasu) ei kasvaks.
Variandi c) korral on oluline, et hind langeks tasemele, millega üldiselt praegu on võimalik kesklinnast kaugel äripindu pikaks ajaks üürida ja et leping oleks sõlmitud nii, et üürileandjal ei oleks võimalik sinna lisada mingeid ettenägematuid ja pidevalt kasvavaid hoone üldkulusid.
Konkreetsed lepingutingimused saavad olema läbirääkimiste objektiks, kuid ruumide otsimisel on kavas esitada üldjoontes järgmised tingimused:
1) pakutava(te) ruumi(de) minimaalne suurus peab olema 420 ruutmeetrit.
2) pakutava(te) ruumi(de) asukoht peab olema Karlova või Ropka linnaosas, soovitavalt Sõpruse silla - Õnne tn. joonest lõunas, Võru mnt-st idas ja keskuse poolt vaadates mitte väljaspool sadamaraudteega piiratud ala.
3) pakutav(ad) ruum(id) peab/peavad soovituslikult võimaldama ühe suure lugejaala (maksimaalselt kaks) moodustamist, millele lisanduvad teenindajate töö-, olme- ja puhkeruumid.
4) pakutava(te)st ruumi(de)st vähemalt 50% peab olema 1. korrusel või vähemalt tänavalt/autoparklast ilma treppideta juurdepääsetav.
5) kui pakutav(ad) ruum(id) on kahes osas, peab vähemalt 50% olema ratastooli/lapsevankriga ligipääsetav, muude asjaolude võrdsuse korral eelistatakse kindlasti pakkumisi, kus ligipääsetavus on täielik.
6) pakkumise hind peab olema ühemõtteliselt seotud ruutmeetrite ja mõõdetavate kommunaalkuludega. Ei arvestata pakkumist, kus üüritava pinna igakuisele hinnale ja kasutatava pinnaga seotud kommunaalkuludele liidetakse veel mingeid üürileandja kulusid.
7) pakkumises peab olema näidatud, kuidas toimub üüri ümberarvestus inflatsiooni/deflatsiooni, rahavahetuse vms korral.
8) soovitav on, et koristusteenuse osutamine jääks raamatukogu praeguse lepingupartneri tööks kuni kehtiva lepingu lõpuni (Tondi Puhastustööd, leping lõpeb 31.12.2012) ja et raamatukogu ka edaspidi saaks koristusfirma ise leida.
9) pakutav(ad) ruum(id) peab soovitavalt olema võimalik anda raamatukogu käsutusse hiljemalt 30.11.2011. aastal.
10) kui pakutava(te)s ruumi(de)s tuleb enne raamatukogu käsutusse andmist teha mingeid ehitus- või remonditöid, tuleb need teha pakkujal (üürileandjal) kokkulepitud tähtajaks enne raamatukogule üleandmist. Pakkuja peab neid töid kavandades arvestama, et kulud jaotuksid kogu üüriperioodil ühtlaselt, st see kulu on üürihinnas. Raamatukogul ei ole võimalik teha mingeid täiendavaid kulutusi ja investeeringuid, sealhulgas üüri ettemakset seoses ruumide remondi või raamatukogu tarbeks kohandamisega.
11) leping sõlmitakse kümneks aastaks, millele võib automaatselt lisanduda üks lisa-aasta (analoogiliselt kehtiva lepinguga).
Teade ruumide otsimisest avaldatakse Tartu Postimehes vähemalt kaks korda, samuti avaldatakse see linna ja raamatukogu kodulehel.
Soovitav volikogu otsuse aeg oleks juunis 2011. aastal, siis jääks lepingu sõlmimise ja ruumide raamatukogu käsutusse andmise vahele piisav aeg, et lõpetada suhe praeguse lepingupartneriga, kui see peaks vajalik olema ning korraldada ruumide ettevalmistamist ja kolimist. Ka uutesse ruumidesse kolimisel ei tohiks raamatukogu kinnioleku aeg olla pikem kui neli nädalat.
Sobivate ruumide väljaselgitamiseks moodustatavasse komisjoni kutsutakse lisaks raamatukogu esindajatele ka kultuuri- ja linnavaraosakonna esindajad.