EELNÕU
| TARTU LINNAVALITSUS |
| MÄÄRUS |
|
Tartu
|
08. september 2020. a. nr LV-M-0042 |
| Tartu linna kalmistute andmekogu asutamine ja põhimäärus |
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 2, kalmistuseaduse § 6 ja § 11, Tartu Linnavolikogu 21. jaanuari 2016. a määruse nr 102 "Tartu linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruse kinnitamise volituse andmine" alusel kooskõlas avaliku teabe seaduse § lõikega 435.
1. peatükk
Üldsätted
§ 1. Määruse reguleerimisala
(1) Määrusega asutatakse Tartu linna kalmistute andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kinnitatakse andmekogu pidamise kord.
(2) Andmekogu lühinimi on KALMU.
§ 2. Andmekogu eesmärk
Andmekogu pidamise eesmärk on Tartu linna hallatavate kalmistute haldaja ülesannete täitmiseks pidada arvestust kalmistule maetud isikute, hauaplatside ja hauaplatside kasutajate kohta.
§ 3. Andmekogu vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Tartu Linnavalitsus.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu pidamist;
2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu andmekogule ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;
3) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;
5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Tartu Linnavalitsuse linnamajanduse osakonna juhataja määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
§ 4. Andmekogu volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötleja on Tartu linna asutus Kalmistu.
(2) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele:
1) esitab andmekogusse andmeid;
2) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;
3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
5) osaleb andmekogu arendustöödel ja juurutamisel;
6) täidab vastutava töötleja korraldusi.
§ 5. Andmekogu finantseerimine
Andmekogu finantseeritakse Tartu linna eelarvest.
2. peatükk
Andmekogu pidamise nõuded
§ 6. Andmekogu pidamine
(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende muutmise ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3) Andmekogu kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
§ 7. Andmete kaitse
(1) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S1.
§ 8. Andmete töötlemise nõuded
(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (ELT L 119, 04.05.2016, lk 1-88), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed mõistliku aja jooksul.
(3) Andmekogusse andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse.
(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.
3. peatükk
Andmekogusse kantavad andmed
§ 9. Andmekogusse kantavad andmed
(1) Andmekogusse kantakse:
1) maetud isikute andmed;
2) hauaplatside andmed;
3) hauaplatside kasutajate andmed;
4) matja andmed (nii füüsilise kui ka juriidilise isiku kontaktandmed);
5) kalmistute ja nende osade andmed koos ajalooliste kalmistuosade piiridega.
(2) Andmeid kogutakse üksnes Tartu linna hallatavate kalmistute kohta. Täpsem andmete koosseis on toodud käesoleva määruse lisas.
§ 10. Andmekogusse andmete kandmine
(1) Vastutav või volitatud töötleja kannavad andmekogusse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Andmekogusse esitavad andmeid isikud, kes soovivad korraldada matmist ja kalmistul hauaplatsi kasutada.
§ 11. Andmevahetus
(1) X-tee kaudu sooritatakse järgmiseid päringuid:
1) Rahvastikuregistrist isiku isikukoodi, eesnime, perekonnanime, kontaktandmete, surmatunnistuse numbri kohta;
2) Äriregistrist juriidilise isiku nime, registrikoodi, kontaktandmete kohta;
3) ADSist koha-aadresside kohta.
(2) Kultuurimälestiste riiklikust registrist saadakse kalmistu või selle territooriumil asuvate mälestiste registreerimise numbrid.
§ 12. Andmete õiguslik tähendus
Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.
4. peatükk
Juurdepääs andmetele
§ 13. Juurdepääs andmekogu andmetele
(1) Isikutele võimaldatakse andmekogu andmetele juurdepääsu seaduses ja käesolevas põhimääruses sätestatud korras.
(2) Otsejuurdepääs on avalikule kalmistute kaardirakendusele.
§ 14. Juurdepääsuõiguse andmine volitatud töötlejale
(1) Vastutav töötleja loob kasutajakonto andmekogu volitatud töötlejale.
(2) Juurdepääsuõiguse saamiseks andmekogusse andmete kandmiseks esitatakse Tartu Linnavalitsuse linnamajanduse osakonnale taotlus, milles märgitakse:
1) volitatud töötleja nimi ja registrikood;
2) volitatud töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood;
3) loetelu ülesannetest, miks on vajadus andmete töötlemiseks.
(3) Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod volitatud töötleja õiguste teostajale ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.
§ 15. Andmekogu andmetele juurdepääsu korraldamine
(1) Andmekogust väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse andmekogu volitatud töötlejale kirjalik taoltus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Volitatud töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2) Andmete väljastamine on tasuta.
(3) Volitatud töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
5. peatükk
Andmete säilitamine, järelevalve, andmekogu lõpetamine
§ 16. Andmete säilitamine
(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse alaliselt.
(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse Tartu Linnavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.
§ 17. Järelevalve andmekogu pidamise üle
Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
§ 18. Andmekogu lõpetamine
(1) Andmekogu tegevuse lõpetamise otsustab Tartu Linnavalitsus.
(2) Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
|
Lisa |
|
Tartu Linnavalitsuse |
|
määruse eelnõu nr LV-M-0042 juurde |
|
Tartu linna kalmistute andmekogu andmete koosseis1) Kalmistuosa
1. Nimi
2. Mälestise registri number
3. Mälestise tüüp
2) Kvartal
1. Sektor
3) Hauaplats
1. Platsi kood
2. Platsi tüüp
3. Piire
4. Kohtade arv
5. Staatus
6. Mälestise tüüp
7. Mälestise registri number
4) Maetu
1. Eesnimi
2. Perenimi
3. Isikukood
4. Sünni kuupäev
5. Surma kuupäev
6. Matmise aeg
7. Vanus
8. Usutunnistus
9. Matuse liik
10. Matmise viis
11. Kirstu või urni materjal
12. Staatus
13. Eelmine matmispaik
14. Surmatõendi või surmateatise number
15. Surmatõendi või surmateatise väljaandja
16. Surmatõendi või surmateatise väljaandja riik
17. Matuse aja avalikkus
5) Toiming
1. Tüüp
2. Staatus
3. Kirjeldus
4. Kehtivuse alguse kuupäev
5. Kehtivuse lõpu kuupäev
6. Vormistaja
6) Isikud
1. Asutus
2. Registrikood
3. Eesnimi
4. Perenimi
5. Isikukood
6. Telefoni suunakood
7. Telefon
8. E-post
9. Aadress
10. Välisriigi aadress
11. Isikut tõendava dokumendi number (välisriigi kodanikud)
|
Õiend
Tartu Linnavalitsuse määruse eelnõu "Tartu linna kalmistute andmekogu asutamine ja põhimäärus " juurde
Käesoleva määrusega asutatakse Tartu linna kalmistute andmekogu ja kehtestatakse selle põhimäärus. Avaliku teabe seaduse § 431 lõike 1 kohaselt on andmekogu riigi või kohaliku omavalitsuse infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks.
Andmekogu asutamise eesmärk on kalmistuseadusest tulenevate ülesannete täitmine ehk kalmistule maetud isikute, hauaplatside ja hauaplatside kasutajate üle arvestuse pidamine.
Kalmistuseaduse § 6 kohaselt:
(1) Kohaliku omavalitsuse või riigi omandis oleval maa-alal asuvat kalmistut haldab kohalik omavalitsus.
(3) Kalmistu haldaja tagab kalmistu kasutamisel käesoleva seaduse §-s 5 sätestatud tingimuste täitmise ja kalmistu heakorra ning täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(4) Kalmistu haldaja tagab hooldamata hauaplatside arvelevõtmise ja taaskasutusse andmise vastavalt käesolevas seaduses ja kalmistu kasutamise eeskirjas sätestatud nõuetele.
Kalmistuseaduse § 11 kohaselt:
(1) Kalmistu haldaja peab koguma tema hallatavale kalmistule maetud isikute, hauaplatside ja hauaplatside kasutajate kohta käesoleva paragrahvi lõigetes 2–4 nimetatud andmeid.
(2) Maetud isiku andmed:
1) ees- ja perekonnanimi ning isikukood või sünniaeg;
2) surmaaeg;
3) vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta;
4) surmatõendi või surmateatise number ja väljastaja;
5) matmise kuupäev.
(3) Hauaplatsi kasutaja andmed:
1) hauaplatsi kasutaja ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood või sünniaeg;
3) sideandmed (telefoninumber, e-posti aadress).
(4) Hauaplatsi andmed:
1) kvartal;
2) rida/sektor;
3) aadress;
4) staatus (ajaloomälestis, kunstimälestis, kasutuses, vaba);
5) matuse liik (kirstumatus, urnimatus);
6) kirstu või urni materjal;
7) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete lühikirjeldus.
(5) Kui kalmistu territooriumil asub kolumbaarium, peab kalmistu haldaja tuhastatud isikute kohta, kelle tuhk on paigutatud kolumbaariumisse, koguma järgmisi andmeid:
1) ees- ja perekonnanimi ning isikukood või sünniaeg;
2) surmaaeg;
3) vabal tahtel antud andmed tuhastatu usutunnistuse kohta;
4) tuhastamise aeg.
Tartu Linnavolikogu 21.01.2016. a määrusega nr 102 volitati linnavalitsust asutama Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste ülesannete täitmisega seotud andmekogusid ja kinnitama nimetatud andmekogude põhimääruseid. AvTS 435 lõike 1 kohaselt tuleb andmekogu põhimääruses sätestada andmekogu pidamise kord, sealhulgas andmekogu vastutav töötleja (haldaja), andmekogusse kogutavate andmete koosseis, andmeandjad ja vajaduse korral muud andmekogu pidamisega seotud korralduslikud küsimused.
Käesolevas põhimääruses määratakse vastutav ja volitatud töötleja, sätestatakse andmekogu eesmärk, andmekogu pidamise nõuded, andmekogusse kantavate andmete koosseis ja juurdepääsu tingimused, andmete säilitamise tähtajad. Andmekogu volitatud töötleja on Tartu linna asutus Kalmistu. Tänase seisuga on asutuse halduses neli kalmistut Tartu linnas ja üks Tartu maakonnas:
1) Raadi kalmistu
2) Pauluse kalmistu
3) Puiestee kalmistud
4) Rahumäe kalmistu
5) Tuigo kalmistu (Haaslava vald).
Avaliku teabe seaduse § 433 lõike 3 kohaselt tuleb enne andmekogu asutamist andmekogu tehniline dokumentatsioon riigi infosüsteemi haldussüsteemi kaudu erinevate asutustega kooskõlastada. Andmekogu tehniline dokumentatsioon on kooskõlastatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Andmekaitse Inspektsiooni, Maa-ametiga, Rahvusarhiiviga ja riikliku statistika seaduse § 5 lõikes 11 sätestatud korras Statistikaametiga riigi infosüsteemi haldussüsteemi RIHA kaudu.
Tartu Linnavalitsuse 22.09.2020 määrus nr 49 "Tartu linna kalmistute andmekogu asutamine ja põhimäärus"