EELNÕU
| TARTU LINNAVALITSUS |
| ISTUNGI PROTOKOLLI KANTAV OTSUS |
|
Tartu
|
17. jaanuar 2014. a. nr LV-IP-0028 |
| Informatsioon linnavolikogu revisjonikomisjonile sisekontrolliteenistuse tegevusest 2013. aastal
|
Ülevaade sisekontrolli teenistuse audititest 2013. aastal
Järgnevalt on välja toodud 2013 aastal toimunud auditid, auditi tulemusel välja toodud tähelepanekud ja tehtud ettepanekud. Ülevaade on koostatud auditi aruannete kokkuvõtete põhjal.
Auditi aruanne - Sularahakäitluse korraldus
Audit teostati eesmärgiga saada ülevaade Tartu linnavalitsuse ja tema hallatavate asutuste sularahakäitluse korraldusest.
Praegu kehtiv Tartu linna raamatupidamise sise-eeskiri ei anna piisavalt juhiseid, kuidas toimida sularaha käitlemisel. Fikseeritud on sularaha maksimaalne limiit ja kassainventuuride sagedus. Osakondadele on antud luba ise määrata allasutuste kassas olev sularahajääk.
2012. a-l on sularahaga arveldanud 25 Tartu Linnavalitsuse osakonda ja allasutust. Sularahatehingute kajastamiseks kasutatakse linnas erinevaid algdokumente. Viies asutuses on olemas oma kassasüsteemid, mis väljastavad sularahas maksmise kohta kviitungi või pileti. Sularahakviitungeid või –arveid kasutasid 11 asutust. Enamasti kirjutatakse kviitungid välja käsitsi. Kaks asutust andsid oma korraldatud üritustel sularaha saamisel pileti. Neli asutus ei andnud mõningatel juhtudel sularaha saamisel vastu mingit dokumenti. Kolmes auditeeritud asutuses ei antud sularaha saamisel vastu ühtegi dokumenti. Sularaha hoitakse reeglina nõuetekohaselt kas seifis, rahakapis või lukustatavas rahakarbis. Ainult ühes asutuses tuvastati, et sularaha hoitakse ümbrikus laua sahtlis. Tartu Oskar Lutsu nim Linnaraamatukogu on sõlminud sularaha inkasseerimise teenuse osutamiseks lepingu. Kõik teised asutused viivad ise sularaha panka või osakonna kassasse.
Sularaha on 2012. a-l laekunud 800689.26€. Suuremad sularaha käibed on Tartu Kutsehariduskeskusel 477228.26€, Tartu Mänguasjamuuseumil 13918.33€ ja Tartu Hooldekodul 51368.44€.
Sularaha on välja makstud 92665.07€, sellest sotsiaalabi osakonnas 68693.86€ ning Tartu Hooldekodus 19766.72€.
Tartu linna raamatupidamise sise-eeskirja järgi võib kassas oleva sularaha jääk päeva, kuu ja aasta lõpuks üldreeglina olla kuni 2000 eurot (kutsehariduskeskusel 6400 eurot). Üle piirmäära laekunud raha peab olema viidud panka kolme tööpäeva jooksul. Auditeerimisel ei selgunud, et 2012. a-l selle nõude vastu oleks eksitud.
Raamatupidamise sise-eeskirja järgi peab sularaha kassat kontrollima-inventeerima aasta jooksul kokku 15 korda. Ükski asutus ei ole sellest nõudest kinni pidanud. Neli asutust on läbi viinud igakuiseid kassa inventuure. 16 asutust ei ole teinud ühtki sularaha inventuuri aasta jooksul.
Muud tähelepanekud:
- Varalise vastutuse kokkulepe sularaha eest vastutava isikuga on sõlmitud ainult Tartu Hooldekodus.
- Asutuse kinkekaarte saab osta ja teenuste eest tasuda kahes asutuses: Tartu Mänguasjamuuseumis ja Tartu Kutsehariduskeskuses.
- Kaardimaksevõimalus on kolmes asutuses: Tartu Mänguasjamuuseumis, Tartu Kutsehariduskeskuses ning Tartu Oskar Lutsu nim. Linnaraamatukogus.
- Ainult ühes asutuses, Tähtvere Päevakeskuses, on olemas paberraha õigsuse kontrollimise aparaat.
Auditist tulenevalt tegi sisekontrolliteenistus järgnevad ettepanekud:
- kõik sularahaga tegelevad asutused peavad koostama sularaha käitlemise korra;
- rahandusosakonnal töötada välja sularaha käitlemise näidiskord;
- kindlustada, et kõik sularaha tehingud saaksid dokumenteeritud;
- tagada, et raamatupidamisarvestuses oleksid kassaoperatsioonid kajastatud;
- analüüsida, kas sellises mahus on mõistlik sularahaoperatsioone teostada ning võimalusel kasutada sularahata arveldusi;
- mitte lubada asutustel teha kulusid selliste sularahas kogutud summade arvelt, mis ei ole raamatupidamises kajastatud;
- tagada, et kõigis sularahaga tegelevates asutustes oleks tagatud sularaha turvaline hoidmine;
- Tartu Kutsehariduskeskusel, kui kõige suurema sularahakäibega asutusel, kaaluda võimalust sularahaveoteenuse kasutamiseks;
- rahandusosakonnal selgitada asutustele kassainventuuride vajalikkust;
- sõlmida varalise vastutuse kokkulepped kõigi töötajatega, kes käitlevad sularaha. Viia varalise vastutuse kokkulepped vastavusse TLS-i § 75 nõuetega;
- rahandusosakonnal, õigusteenistusel ja personaliteenistusel töötada koos välja varalise vastutuse kokkuleppe näidis linna asutustele.
Auditi aruanne - eelarve täitmine hallatavates asutustes
Audit teostati eesmärgiga kontrollida eelarve täitmisega seonduvat hallatavates asutustes. Auditi käigus saadi ülevaade hallatavate asutuste eelarvete planeerimise ja täitmise korraldusest haridusosakonnas ning tehti kindlaks eelarve täitmise jälgimisega seonduvad probleemid. Vaadeldi valikuliselt 2012. a eelarve täitmist üldhariduskoolides, põhjalikumalt auditeeriti Tartu Raatuse Gümnaasiumi, Tartu Karlova Gümnaasiumi ja Tartu Mart Reiniku Kooli.
Auditi tingis olukord, kus 2012. a sügisel oli tekkinud haridusosakonna hallatavas kolmes koolis eelarve prognoositav puudujääk. Olukorrast väljatulekuks oli vajalik osakonnapoolne sekkumine, täiendavate vahendite lisamine ja ümberpaigutuste tegemine kooli eelarves. Auditiga sooviti anda vastused järgmistele küsimustele. Kuidas on täidetud 2012 . a (finantseerimis)eelarved Tartu linna hallatavates koolides? Mis põhjustas eelarve prognoositava puudujäägi kolmes haridusosakonna hallatavas koolis? Kuidas tuldi ähvardavast puudujäägist välja? Kas eelarve täitmisel toimiti õiguspäraselt? Ja üldistades – kas hallatavate asutuste (koolide) finantseerimise korraldus on otstarbekas?
Auditi tulemusel selgus, et kõigil kolmel koolil oli ülekulu palgafondi osas. Põhjus selleks oli kooliti erinev. Kõik need olid ümberkorraldatavad koolid. Seoses ümberkorraldustega muutusid tegevuste mahud ja samas ka rahastuse alus. Kuigi käsitletud koolidel tekkis eelarvepuudujääk personalikulude osas, näevad auditeerijad, et eelarvega väljatulek sõltub konkreetsest juhist ja tema otsustest, oskusest planeerida eelarvet ja asutuse tegevust ning eelarve täitmist. Teistel 2012. aastal ümberkorraldatavatel koolidel ei olnud eelarve täitmisel probleeme. Auditeerijate hinnangul vajab rohkem tähelepanu kinnitatud koosseis, ametikohtade rahastus ja ametikohtade rakendatus ning nende seosed.
Tunnustamist väärib haridusosakonna finantseerimise peaspetsialisti töö koolide eelarvete täitmise jälgimisel, koolide tegevuseks eelarveliste vahendite jätkumise analüüsimisel ning lisavahendite ja eelarvemuudatuste soovitamisel. Auditeerijad loodavad, et koolijuhid tunnevad sellisest abist tuge oma tööks, kuid samas ei jäta asutuse eelarvestamist täielikult osakonna finantseerimisspetsialisti õlule.
Hallatavate koolide finantseerimise korralduse otstarbekust kontrollides selgus, et klassifikaatorite tasemel ei peetud eelarvest kinni keskmiselt kolmandikust kinnitatud eelarveridadest, artiklite tasemel kinnitatud eelarvet ületati keskmiselt pooltel juhtudel. Lähtudes finantsdistsipliini käsitlevas punktis toodud linnavalitsuses kehtivatest regulatsioonidest, võib väita, et kõigil neil juhtudel on rikutud eelarve täitmise reegleid. Samas oli kõigil koolidel finantseerimiseelarve (ja ka kogueelarve) jääk aasta lõpuks null või positiivne.
Tekib küsimus, kas ja kui mõistlik on kinnitada asutuste eelarved nö ülalt alla väikeses jaotuses. Praegune korraldus nõuab küllalt suurt halduskoormust – taotlemine, läbivaatamine, otsuste ettevalmistamine, otsustamine, nende vormistamine erinevatel tasanditel. Auditeerijad pole teostatud analüüsi põhjal kindlad, et kirjeldatud korraldus täidab sisekontrolli ülesannet.
Auditi tulemuste põhjal tegid auditeerijad koolidele, haridusosakonnale ja linnavalitsusele järgmised ettepanekud:
- analüüsida nii koolil kui haridusosakonnal täpsemalt asutuse eelarvet kavandades kooli vajalikke ja võimalikke personalikulusid;
- lähtuda asutusel õppetegevuse korraldamisel ja kooli majandamisel eelarves kinnitatud vahenditest nii summaliselt kui liigenduselt, põhjendatud vajadusel taotleda vahendeid juurde;
- pöörata haridusosakonnal suuremat tähelepanu, vaadata tihemini üle ja hinnata ümberkorraldatavate koolide eelarveliste vahendite piisavust ja eelarvemuudatuste vajalikkust;
- kaaluda haridusosakonna finantseerimise spetsialistide arvu suurendamist seoses soovitatud töökorralduse mahu suurenemisega;
- kaaluda linnavalitsusel hallatavatele asutustele eelarvete kinnitamist suuremas jaotuses (nt klassifikaatoriteni), seega asutuse tasandile suurema vastutuse andmist eelarve koostamise ja täitmise eest või tagada kehtiva korralduse jätkumisel reeglitest kinnipidamine.
Auditi aruanne - pikaajaliste lepingute täitmine
Auditi teostati eesmärgiga saada ülevaade pikaajalise lepingu täitmisest. Vaatluse all oli linnamajanduse osakonna parkimisjärelevalve teostamiseks läbiviidud riigihanke tulemusena sõlmitud mitmeaastase lepingu täitmine. Auditi ulatus oli piiritletud lepingute täitmise eest vastutavate kontaktisikute määratlemise, kontrollimehhanismide rakendamise, lepingute registreerimise kontrollimise kaudu. Auditeeritavaks perioodiks oli 2012. a.
Auditeerides Tartu Linnavalitsuse ja ASi Ühisteenused vahel 07. märtsil 2011. a sõlmitud töövõtulepingut parkimisjärelevalve teostamiseks Tartu linnas 04.04.2011 kuni 31.12.2014 ja poolte vahel sõlmitud halduslepingut ning lisaks eelnimetatud lepingutele kolmepoolseid koostöölepinguid mobiiltelefoni vahendusel makstud parkimistasu kogumiseks, toob sisekontrolliteenistus välja vajaduse tõhustada lepingukohast järelevalvet. Auditi tähelepanekutes tuuakse korduvalt välja, et linn ei seisa oma õiguste eest piisavalt ja ei ole, vaatamata mitmetele Ühisteenuste ASi poolsetele rikkumistele, leppetrahve rakendanud.
Sisekontrolliteenistus tegi linnamajanduse osakonnale mitmeid ettepanekuid, mis üldistatult on järgmised:
- asuda täitma lepingut selliselt, et linna huvid oleks operatiivselt ja efektiivselt kaitstud, vajadusel rakendada lepingukohaseid leppetrahve;
- hoida kontaktisikute andmed kaasaegsetena ja leppida edaspidi kokku, kuidas teisi pooli teavitatakse kontaktisikute vahetumisest. Võimalusel märkida lepingutesse vastutavad kontaktisikud;
- vajadusel algatada ühisotsuste protokollide koostamine;
- kaaluda võimalust kirjeldada parkimistäituvuse loenduse läbiviimise nõuded järgmises hankelepingus ja loobuda eraldi uuringu läbiviimise korra kehtestamise kohustusest.
Lisaks lepingute täitmisega seotud küsimustele toodi puudusena välja, et osakonnas on struktuurimuudatuste järgselt kaasajastamata ametijuhendid ja igapäevaselt ei täideta asjaajamiskorra nõudeid ja tehti ettepanekud eelnimetatud puuduste kõrvaldamiseks.
Auditi aruanne - lootusetud nõuded ja nende mahakandmine
Audit teostati eesmärgiga saada ülevaade lootusetute nõuete mahust ja käsitlemisest. Vaadeldi struktuuriüksuste ja hallatavate asutuste tegelemist nõuetega, kordade arusaadavust ja levinud praktikat kordade täitmisel.
Auditi tulemusel selgus, et linnal puudub ühtne arvestus lootusetute nõuete üle.
Nõuete hindamisel ja neist loobumisel toimitakse asutustes erinevalt. Sisekontrolliteenistuse hinnangul pole juhised ja selgitused arusaadavad ja piisavad.
Auditi tulemuste põhjal tegid auditeerijad järgmised ettepanekud:
rahandusosakonnale:
- tagada lootusetuks tunnistatud nõuete arvestus võimalikult otstarbekalt;
- täpsustada juhiseid ning selgitada nõuetega tegelevatele osapooltele ühiselt nõuete käsitlemist;
- kaaluda võimalust määratleda juhistes, et ühe võlgniku puhul sama teenuse/toote eest käsitleda nõudena ka mitmete arvete alusel saadud nõudesummat ning hindamisel lähtuda nõudesummast;
- kontrollida nõuete laekumise tõenäosuse hindamise perioodist kinnipidamist asutustes.
õigusteenistusele ja rahandusosakonnale:
- täiendada linnavara eeskirjas ja raamatupidamise sise-eeskirjas nõudest loobumise regulatsiooni;
struktuuriüksustele ja hallatavatele asutustele:
- tegeleda operatiivselt laekumata nõuetega, et vähendada allahindamist vajavate nõuete tekkimist;
haridusosakonnale:
- vaadata üle ja hinnata osakonna ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistatud nõuded.
Auditi läbiviimise ajal koostati rahandusosakonnas linna raamatupidamise uue sise-eeskirja eelnõu ja õigusteenistuses uue linnavara eeskirja eelnõu. Sisekontrolliteenistus edastas neile jooksvalt auditi käigus selgunud asjaolusid ja kujunenud seisukohti, mida uute regulatsioonide väljatöötamisel ka arvestati.
Auditi aruanne - Hanked ja alla piirmäära ostud
Audit teostati eesmärgiga saada ülevaade alla riigihanke piirmäära tehtud ostudest ja tellitud töödest-teenustest. Kontrolliti, kas nende puhul oli vajalik riigihanke korraldamine, jälgiti pakkumuste paljususe nõude täitmist ning saadud hinnataseme põhjendatust. Vaadati ka ostude ning tööde ja teenuste (hanke)lepingute sõlmimist.
Auditis tuli välja, et Tartu linna hankekorrast peeti kinni. Hankekord lubab alla 3000€ ostude ja tellimuste puhul küsida pakkumist vaid ühelt isikult. Sisekontrolliteenistus ei avastanud ühtegi juhtumit, kus teadlikult oleks oste või tellitud töid kunstlikult väiksemateks osadeks jagatud, et hange jääks alla riigihanke piirmäära. Reeglina küsitakse asju ostes ja töid-teenuseid tellides mitmelt firmalt otse pakkumisi või võrreldakse ise hindu. Lepingute sõlmimisel tööde ja teenuste tellimiseks alla riigihanke piirmäära on osakonniti välja kujunenud väga erinev praktika. Asjade ostmisel reeglina lepinguid ei sõlmita.
Auditis tulid välja ka mõned probleemid, mis võivad takistada parima hinnaga toote leidmisel:
pakkujate vähesus;
- linnavalitsuse tellitavad mahud tööde tegemiseks on väga väiksed ning paljud ettevõtted ei ole huvitatud selliste tööde tegemisest;
- kiiret reageerimist nõudvate tööde puhul, nt avariide likvideerimised jne, pole sõlmitud raamlepinguid;
- usaldatakse vanu partnereid.
Probleemina tõi sisekontrolliteenistus välja ka koostööprojektide korralduse, mida finantseerivad mitmed asutused ja mille kogusumma võib ületada riigihanke piirmäära.
Auditist tulenevalt tegi sisekontrolliteenistus järgnevad ettepanekud:
- kaaluda raamlepingute sõlmimist:
- linnavara osakonnal kiireloomuliste (nt avarii) tööde teostamiseks;
- avalike suhete osakonnal trükitööde teostamiseks;
- linnavalitsusel linnale õigusabiteenuse tellimiseks.
- koostööprojekti raames jälgida eeldatavaid kulusid ning vajadusel toimida vastavalt Tartu linna hankekorrale.
- avalike suhete osakonnal küsida üle 3000€ jäävate ostude puhul pakkumist vähemalt kahelt isikult.
Auditi aruanne - Arvemenetlus GoPro-s
Audit teostati eesmärgiga saada ülevaade alates 2012. a-st rakendatud e-arvemenetlusest, teavitada tähelepanekutest ja vajadusel anda juhiseid avastatud puuduste kõrvaldamiseks. Vaatluse all olid linnavalitsuse struktuuriüksuste ja hallatavate asutuste arvete registreerimise täpsus ja ühtsetest juhistest lähtumine, käibekiiruse jälgimine, maksetähtajast kinnipidamine, konteeringute õigsus.
Sisekontrolliteenistus tuvastas mitmeid puudusi või ebakõlasid, mis olid tingitud e-arvete vormi valest täitmisest või ühtse arusaama ja ühtsete juhiste puudumisest või puudulikkusest. Auditeeritud perioodi lõpul esines vigu ja ebatäpsusi e-arvemenetluses vähem võrreldes aasta algusega.
Tähelepanekuid ja ettepanekuid, mida sisekontrolliteenistus tegi esimese kontrollitud perioodi kohta ning edastas rahandusosakonnale ja infotehnoloogia teenistusele, arvestati nende poolt jooksvalt mõningate ilmnenud puuduste parandamisel ja osaliselt juhiste täiendamisel. Auditi aruande koostamisel arvestas sisekontrolliteenistus tehtud ettepanekute täitmist ja esitas omapoolsed kommentaarid.
Auditi tulemusel tegi sisekontrolliteenistus rahandusosakonnale järgmised ettepanekud:
- e-arvete menetluskeskkond peab kajastama samu andmeid, mis on ostuarvetel;
- kaaluda asutusse hilinemisega saabunud arvete maksetähtaegade märkimise kohta linna raamatupidamise sise-eeskirjas sätestatud erisusest loobumist;
- sätestada arvete registreerimisel üldistest reeglitest erisuste puhul (nt käibemaksu märkimine toiduarvete puhul) toimimine ja tähiste kasutamine menetluskeskkonna täitmise juhistes või raamatupidamise sise-eeskirjas;
- sätestada kohustus lisada GoPro-s arvele märkus kulu sisu kohta, kui arvel kajastatust ei tulene piisavalt informatsiooni, mille alusel saab arve kinnitaja/konteerija või raamatupidaja otsustada konteeringute ja finantsarvestuse tunnuste kasutamise õigsuse üle;
- kehtestada ühtsed reeglid majanduskulude (töötajale tema tehtud majanduskulutuste hüvitamine kuludokumendi alusel) algdokumentatsiooni esitamise ja GoPro-sse andmete sisestamise kohta;
- juhtida tähelepanu ja selgitada raamatupidamise sise-eeskirja ning e-arvete menetluskeskkonna täitmise muudatusi teabepäevadel asutuste juhtidele, et muutunud reeglid jõuaksid arvete sisestajate, konteerijate ja kinnitajateni.
Auditi aruanne - Arhitektuuri ja ehituse osakonna dokumendihalduse korraldus
Audit teostati eesmärgiga saada ülevaade, kuidas arhitektuuri ja ehituse osakonnas oli korraldatud ehituslubade taotluste menetlus kuni ehitusloa väljastamiseni. Vastavalt valimile olid vaatluse all 01. jaanuarist kuni 31. juulini 2013. a väljastatud kortermajade ehituslubade aluseks olnud taotluste menetlemine. Lisaks ehituslubade väljastamisega seonduvale analüüsiti kasutuslubade väljastamist.
Sisekontrolliteenistus tuvastas mitmeid puudusi või ebakõlasid, mis olid tingitud loodud süsteemi valest kasutusest.
Auditi tulemusel tegi sisekontrolliteenistus arhitektuuri ja ehituse osakonnale järgmised ettepanekud:
- asuda ehitus- ja kasutuslubade taotluste laekumisaegu ning tähtaegade pikendamist korrektselt fikseerima. Juhul kui projektide ja lubade menetlemiseks ei ole hetkel olemas sobilikke infotehnoloogilisi lahendusi, tuleks vajadused kaardistada ja sobilik lahenduse arendustegevus koostöös IT-ga tellida/luua;
- kaaluda dokumentatsiooni läbivaatluslehe projekti kausta lisamist või elektrooniliselt muul viisil säilitamist. Juhul kui osakonna hinnangul halvendaks see läbivaatuslehtede sisulist täitmist, võib seda asendada ka töökorraldus, mille kohaselt läbivaatusleht on olulisemaks infoallikaks ühe või teise toimingu lõplikul heakskiitmisel osakonna juhataja poolt;
- valminud ehitise ülevaatlusel tuvastatud puudused, mis ei takista kasutusloa väljastamist, tuleks edaspidi fikseerida Tartu LV korralduses mitte õiendis. Osakonnal analüüsida selliste puuduste kõrvaldamise üle toimuva järelevalve korraldust ja rakendada kohane menetlus;
- osakonnasiseselt korrastada töökorralduse ja -ülesannete jaotus.
Auditi aruanne - Hariduse Tugiteenuste Keskuse tegevuse korraldus
Audit teostati eesmärgiga saada ülevaade Hariduse Tugiteenuste Keskuse (edaspidi ka keskus) tegevuse korraldusest. Audit hõlmas ka Tartu linna laste nõustamiskomisjoni töö korraldust keskuses.
Auditi tulemused näitasid, et keskuse tegevuse korraldamisel on lõike, mis vajavad parendamist, selleks teevad auditeerijad järgmised ettepanekud.
Asutuse tegevuse korraldamiseks puudusid keskusel mitmed põhimäärusest tulenevad ja muud töökorralduseks olulised põhidokumendid. Üldkogu koosolekul on võetud eesmärgiks suurem osa vajalikest tegevust korraldavatest dokumentidest välja töötada.
Sisekontrolliteenistus tunnustas võetud eesmärke ja tõi välja ettepanekud tegevust korraldavate dokumentide kohta:
- täita 2013/2014. õppeaastaks võetud prioriteedid ja eesmärgid;
- kehtestada üldkogu tegutsemise kord;
- koostada kõigi keskuse osutatavate teenuste kohta kirjeldused ja nende osutamise juhised ning avalikustada need veebilehel;
- täiendada veebilehel teavet osutatavate tasuliste teenuste kohta.
Dokumendihalduses esines puudusi, millest enamik parandati auditi käigus. Asjaajamise parem korraldamine pole ainuüksi keskuse pädevuses. Seetõttu tegi sisekontrolliteenistus keskusele ettepanekud dokumendihalduse korralduse kohta:
- registreerida kõik saabunud ja tegevuse tulemusena tekkinud dokumendid GoPro-s;
- järgida isikuandmeid ning töölepingu alusel töötajale arvutatud, makstud või maksmisele kuuluva töötasu kohta andmeid sisaldavate dokumentide puhul seadustest tulenevate juurdepääsupiirangute rakendamise nõudeid;
- luua koostöös linnakantselei infotehnoloogiateenistusega nõustamiskomisjonile GoPro-s lahendused, millega eristuksid nende saadud ja loodud dokumendid ning milles dokumente luues rakenduksid automaatsed seadistused töö lihtsustamiseks;
- viia läbi vastavad koolitused keskuse töötajatele ja nõustamiskomisjoni liikmetele, kellel on GoPro ja Lotus Notes’i kasutusõigus;
- leida lahendus nõustamiskomisjoni töö korraldamisele keskuses.
Hariduse Tugiteenuste Keskuse pidajale on suurimaks probleemiks ebaselgus riigipoolses rahastamises alates järgmisest aastast.
Asutuse juhil on keskuse eelarve täitmist jälgida keeruline ja töömahukas mitmete erinevate sihtotstarbeliste rahastuste tõttu. Veebikeskkonnast saadav eelarve täitmise aruanne ei toeta asutuse juhti ülevaate saamiseks tuludest ja kuludest erinevate rahastajate ja projektide või lepingute lõikes.
Ettepanekud finantsjuhtimise kohta:
- linnavalitsusel arvestada uue eelarve eelnõu koostamisel linnaeelarveliste vahenditega keskuse kogu tegevuse rahastamiseks, lähtudes keskuse tegevuse eesmärkidest;
- haridusosakonnal teha Haridus- ja Teadusministeeriumiga koostööd riigilt jätkuva rahastuse saamiseks keskuse tegevustele;
- keskusel järgida ja kontrollida eelarve täitmist tähelepanelikult rahastajate ja sihtotstarvete lõikes;
- keskusel leida lahendus piisavalt informatiivse ülevaate saamiseks eelarve täitmise kohta jooksvalt või vähemalt igakuiselt, vajadusel koostöös raamatupidamisteenistuse ja IT-teenistusega.
Kuna esines eksimusi eelarve täitmise vormistamisel raamatupidamisprogrammis, soovis sisekontrolliteenistus juhtida tähelepanu mõningatele raamatupidamislikele asjaoludele ning tegi ettepanekud rahandusosakonna raamatupidamisteenistusele:
- tõhustada olukorras, kus ühe asutuse raamatupidamisega tegeleb mitu raamatupidajat, sisekontrollisüsteemi ilma liigse bürokraatiata nii, et näiteks ka palgakulud oleks õigesti konteeritud:
- kasutada raamatupidamisprogrammis ühtseid dimensioonide jm kokkuleppelisi tähiseid järjepidevalt;
- olla eelarve täitmise jälgimisel avatud koostööle asutusega, mida rahastatakse erinevatest allikatest erinevateks sihtotstarveteks.
Auditi aruanne - SA Tartumaa Turism tegevuse korraldus
Audit viidi läbi eesmärgiga saada ülevaade SAe Tartumaa Turism tegevusest ja selle rahastamisest. Auditis leidis kinnitust asjaolu, et nii Tartu LV avalike suhete osakonna maine- ja turismiteenistuse kui ka SAe Tartumaa Turism ülesanded kohati kattuvad. Samas on nende eesmärkides välja kujunenud selgelt eristuvaid jooni. Kui maine- ja turismiteenistus on suunanud oma tegevuse rohkem Tartu elanikele ja vähesel määral ka Eesti elanikele, siis SAe Tartumaa Turism põhiline Tartut tutvustav turundustegevus toimub välisturgudel. Koostöö kahe asutuse vahel on tihe – käiakse koos messidel, jagatakse oma turismialaseid trükiseid jne.
Tartu linna arengukava aastateks 2013-2020 näeb meetmetena ette tegevusi, mille elluviimine ainult avalike suhete osakonna poolt on küsitav. Käesoleval ajal on osakonna maine- ja turismiteenistuses kaks töötajat. Tartu linn on näidanud arengukavas üles tahet suurendada linna tuntust ning tegeleda mainekujundusega. Seetõttu on sisekontrolliteenistuse hinnangul oluline SA Tartumaa Turism jätkamine ning tema tegevuse linnapoolne kaasfinantseerimine.
Riigikontroll tõi oma aruandes „Tartu linnaga seotud ühingute rahastamine linnaeelarvest“ välja, et linn ei ole analüüsinud, kas tema loodud ja osalusega ühingute praegused tegevusvormid on neile pandud ülesannete täitmiseks kõige sobilikumad. Auditeerijate hinnangul on käesoleval ajal linna tegevus sihtasutuses praegusel kujul õigustatud. Peamiseks argumendiks on siin projektirahade hankimine. Kuna paljud finantseerimisallikad ei toeta avaliku sektori projekte, siis läbi sihtasutuse on linnal võimalik endale vajalikele projektidele kaasrahastust leida.
Auditi käigus keskenduti SAe Tartumaa Turism ja Tartu linna koostööle. Tartu linnalt laekub SAe Tartumaa Turism eelarvesse peaaegu pool kogutuludest. Tartu linnal on õigustatud huvi teada, kas ja kui palju on tema panustatud raha linnale tulu toonud. Tartu LV avalike suhete osakond kogub ja analüüsib Tartu linnas turismialast infot, kuid selle põhjal ei saa teha järeldusi SAe Tartumaa Turism töö tulemuslikkuse kohta. Samuti ei ole võimalik kindlaks teha, kui suure osa ajast SA Tartumaa Turism turundab ainult Tartu linna ja kui suure osa ajast Tartu maakonda. Uuring sihtasutuse tulemuslikkuse kohta nõuab spetsiifilisi turismialaseid teadmisi. Auditi tegijatel ei ole sellise mahuga uuringu läbiviimiseks kogemusi ega oskusteavet, seega teeb sisekontrolliteenistus ettepaneku vajadusel osta selline uuring sisse.
Auditi tulemusel tegi sisekontrolli teenistus linnavalitsusele ja sihtasutusele järgnevad ettepanekud:
- analüüsida Tartu linna turismi tegevuskava 2010-2012 täitmist ning teha sellest vajalikud järeldused;
- kaaluda võimalust tellida analüüs (sihtgrupi küsitlus vms) sihtasutuse tegevuse mõju kohta Tartu linnale;
- sihtasutusel informeerida aktiivsemalt Tartu ettevõtjaid võimalusest tutvustada oma tooteid erinevatel messidel;
- kehtestada töökorralduse reeglid;
- turismi kõrghooajal suurenenud töömahu tõttu tööle võetavate inimestega sõlmida tähtajalised töölepingud;
- allkirjastada nõukogu protokollid, anda Tartu Omavalitsuste Liidule teada aegunud volitustest.
Ülevaate koostamise ajal on vormistamisel järgnevad auditi aruanded:
Auditi aruanne - Lasteaiakohtade täitmise korraldus
Audit teostatakse eesmärgiga saada ülevaade lasteaiakohtade täitmise korraldusest. Auditeeritakse 2013/2014. õppeaasta lasteaiakohtade komplekteerimist. Valikuliselt vaadatakse nelja lasteaia tegevust laste lasteasutusse vastuvõtul arvestades, et alates 2006. aastast toimub laste vastuvõtt lapsevanemate avalduste registri alusel.
Auditi aruanne - Ametnike ja teenistujate tööülesannete dokumenteerimine
Auditi eesmärk on kontrollida, kuidas on alates 01.01.2013 dokumenteeritud ametnike ja teenistujate tööülesanded. Auditi käigus tutvutakse sõlmitud töölepingute ja kehtivate ametijuhenditega.
Auditi aruanne - Tartu Maarja Kooli tegevuse korraldus
Audit teostatakse eesmärgiga saada ülevaade Tartu Maarja Kooli tegevuse korraldusest. Audit hõlmab osaliselt ka MTÜ Tartu Maarja Tugikeskust ning selle seotust kooli ja Tartu linnaga.