EELNÕU
| TARTU LINNAVALITSUS |
| ISTUNGI PROTOKOLLI KANTAV OTSUS |
|
Tartu
|
27. november 2009. a. nr LV-IP-0372 |
| Asjaajamine elektroonilises vormis |
| KUULATI: |
Jüri Mölderi ettekannet |
OTSUSTATI:
|
1. Linnavalitsuse osakondadel lisada nende poolt kasutatavate taotluste/avalduste blankettidele hiljemalt 1. jaanuariks 2010 lahter isiku nõusoleku andmiseks taotluse/avaldusega seotud elektroonilises vormis suhtluseks ning e-posti aadressi märkimiseks.
|
Õiend
Tartu Linnavalitsuse istungi protokolli kantava otsuse eelnõu "Asjaajamine elektroonilises vormis " juurde
Vastavalt haldusmenetluse seadusele (HMS) on elektrooniline asjaajamine haldusmenetluses võrdsustatud kirjaliku asjaajamisega. HMS § 27 kohaselt saadetakse dokumendi elektroonilise kättetoimetamise korral dokument taotleja poolt taotluses näidatud elektronposti aadressil. Dokumendile peab olema lisatud digitaalallkiri ning vajaduse korral digitaalne tempel. Dokument toimetatakse isikule elektrooniliselt kätte, kui isik on sellega nõus.
Seoses posti-, arhiveerimis- jne kulude kokkuhoiu sooviga tuleks eelistada võimalusel elektroonilist suhtlust linna ja kodaniku vahel. Seega tehakse ettepanek lisada linna poolt kasutatavatele avalduste ja taotluste vormidesse lahter, kus küsitakse avaldaja/taotleja nõusolekut edaspidiseks taotluse või avaldusega seotud suhtluseks elektroonilises vormis ja isikule vastuse saatmiseks e-posti teel. Juhul, kui isik on nõus elektroonilises vormis suhtlusega, tuleb võimaldada tal avalduses/taotluses märkida oma e-posti aadress.
Juhul, kui olemasolevatesse vormidesse vastava lahtri lisamine 1. jaanuariks 2010 ei ole tehniliselt vms põhjustel võimalik, tuleks küsida isiku nõusolekut eraldi lehel.
Isikule vastuse saatmisel e-posti teel digitaalallkirjastatult on soovitav küsida ka vastuse kättesaamise kinnitust.