EELNÕU
| TARTU LINNAVALITSUS |
| KORRALDUS |
|
Tartu
|
07. september 2009. a. nr LV-K-1098 |
| Projektis "Tartu Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemi viimine uuele kvaliteeditasemele" osalemise heakskiitmine |
Võttes aluseks kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lg 1 p 2 ja Tartu Linnavolikogu 14. mai 2009. a määruse nr 116 „Välisprojektides osalemise kord“ § 1 lg 2 p 1, § 3 lg 1, § 4 lg 1 ja arvestades Tartu Linnavalitsuse 09. juuni 2009.a määrust nr 17 "Välisprojektides osalemise korra rakendamise kord", Tartu Linnavalitsus
o t s u s t a b:
1. Kiita heaks osalemine projektis "Tartu Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemi viimine uuele kvaliteeditasemele", mis on esitatud rahastamiseks Dokumendihaldussüsteemide kaasajastamine üleminekuks asutuste vahelisele paberivabale asjaajamisele programmi raames.
2. Arvestades, et projekti kogumaksumus on heaks kiidetud summas 977 227 krooni, omafinantseerida projekti kuni 216 066 krooni ulatuses.
3. Määrata projekti koordinaatoriks linnasekretär Jüri Mölder, kes omab punktis 1 nimetatud projekti raames allkirjaõigust.
4. Määrata projektijuhiks infotehnoloogia teenistuse arendusjuht Kalev Pullonen
5. Määrata projekti meeskonnaliikmeteks linnakantselei vanemraamatupidaja Herdis Nuut ja välisprojektide teenistuse juhataja Anneli Säälik.
6. Korraldus jõustub ...
Õiend
Tartu Linnavalitsuse korralduse eelnõu "Projektis "Tartu Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemi viimine uuele kvaliteeditasemele" osalemise heakskiitmine " juurde
Projekti eeltaotlus nimetati toetusmeetme investeeringute kavasse 2009. aasta jaanuaris. Siis kehtinud Välisprojektides osalemise korra kohaselt oli osakonnal õigus otsustada iseseisvalt projektis osalemine kui projekti kestvus ei ületa 12 kuud ja linna kohustused projektis ei ületa 25 000. Projekti kogumaksumuseks kinnitati 1,01 milj krooni ja projekti omafinantseerimise kohustus puudus. Hiljemalt juuli alguseks käesoleval aastal kohustus Tartu linn esitama vastavad hankedokumendid ehk projekti põhitaotluse.
Käesoleval aastal viis aga Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus (edaspidi RIA) läbi hanke, millega seoses muutusid oluliselt Tartu linna poolt kavandatud projekti algtingimused. Kuigi linna poolt kavandatud projekti maht suurenes otseselt rahastaja asutuse poolse tegevuse tulemusel, ei nõustu RIA suurenenud projekti maksumust linna poolt välja pakutud skeemi alusel katma. Kavandatust suurema kulu on linn sunnitud katma omavahenditest (so nii täiendav rahaline kulu kui linnavalitsuse enda IT teenistujate tööjõukulu). Seetõttu esitatakse linnavalitsusele ka käesolev eelnõu.
Projekti nimi ja number
VP-09-0003 - Tartu Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemi viimine uuele
kvaliteeditasemele - (1)
Eesmärk ja alleesmärgid
Üldiseks eesmärgiks on viia Tartu Linnavalitsuse dokumentide menetlussüsteemi sisse täiendavaid menetlusloogikad suurendamaks asjaajamise läbipaistvust, kiirust ja turvalisust.
Spetsiifiliseks eesmärgiks on vähendada Tartu Linnavalitsuse hallatavate andmebaaside hulka nende integreerimise ning menetlusloogikate ühtlustamise kaudu.
Tegevused
1. Menetlusloogikate muudatuste sisseviimine ja integreerimine
2. Lisafunktsionaalsuste loomine dokumendiregistris
2.1 Dokumendihaldussüsteemiga seotud kaardirakenduse loomine
2.2 X-tee päringute teostamise võimaldamine läbi dokumendihaldussüsteemi
2.3 Rakendus mobiil-IDga allkirjastamiseks kõigis linnavalitsuses menetletavates dokumentides
2.4 Piiratud juurdepääsuga dokumentide töötlemist tõhustavate rakenduste loomine
2.4.1 Passiivse avalikustamise võimaldamine
2.4.2 Juurdepääsupiirangutega dokumentide olemasolu kuvamise võimaldamine
2.4.3. Krüpteerimise laialdasema kasutamise võimaldamine elektrooniliselt edastatavates dokumentides
3. Koolitused kasutajatele ja teavitamine
Tulemused
Projekti tulemusel koondatakse dokumendihaldussüsteemist eraldiseisvad rakendused ühtsesse süsteemi.
· Luuakse standardiseeritud lahendused, mille abil jälgitakse nõuetekohast haldusmenetlust. Viimast toetab dokumendihaldusprogrammi kirjutatud menetlusmehhanism.
· Delikaatseid isikuandmeid sisaldavad ja teisi ametkondlikuks kasutamiseks märgitud dokumente saadetakse üldjuhul elektrooniliselt ja vastavad dokumendid või dokumentide edastamise kanal on krüpteeritud.
· Elektrooniliselt saadetavates dokumentides kontrollitakse automaatselt nende krüpteerimise vajadust.
· Dokumendiregister integreeritakse kaardirakendusega ja luuakse võimalus geograafilise info hoidmiseks dokumendiregistris. Muudatuste tegemisel dokumendiregistris (GoPro) toimub muudatus automaatselt ka geoinfosüsteemis.
· Dokumentide avalikustamisel kasutatakse parimat praktikat. Avalikustatud on senisest oluliselt suurem hulk dokumente ja nendes sisalduvad ametkondlikuks kasutamiseks märgitud (näiteks delikaatsed isikuandmed) andmed on avalikkuse eest varjatud.
Ametnikud saavad edaspidi otsingu tulemusel näha kõigi andmebaasis olevate dokumentide avalikku metainfot sh ka selliseid dokumente, mille sisu on nende jaoks salastatud. Salastatud dokumentide puhul on võimalik taotleda juurdepääsu konkreetsele dokumendile.
Eelarve
Projekti kogumaksumus 977 227 krooni
Tartu linna omaosalus 216 066 krooni
Toetus Tartu linnale 761 161 krooni
Projekti elluviimiseks taotletakse sildfinantseerimist
Eelarve peamiste kululiikide lõikes
Kellele taotlus esitatakse
Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus
Dokumendihaldussüsteemide kaasajastamine üleminekuks asutuste vahelisele paberivabale asjaajamisele
Projekti meeskond
Projekti koordinaator: Jüri Mölder
Projektijuht: Kalev Pullonen
Meeskonnaliikmed: Herdis Nuut, Anneli Säälik
Tähtajad
Taotlus esitatud.
Projekti elluviimine: 1.10.2009 - 30.04.2010
Tartu Linnavalitsuse 8.09.2009 korraldus nr 998 "Projektis "Tartu Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemi viimine uuele kvaliteeditasemele" osalemise heakskiitmine"